Checklist pour organiser un marché de l’art

Un marché de l’art demande plus qu’une liste d’exposants et quelques tables. Il faut fixer le lieu, organiser les stands, cadrer les inscriptions et prévoir l’accueil, l’électricité et la météo. Cette checklist suit l’ordre des préparatifs, depuis la confirmation de la date jusqu’aux boissons et aux encas du jour J. Le plan comprend 69 tâches et 50 éléments de matériel pour ne pas découvrir un oubli au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Numéroter les emplacements des stands
2 personnes
Rédiger les conditions de participation
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les artistes
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser la liste des participants
Envoyer les confirmations
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
Envoyer les infos de parking
Vérifier la réservation des tables
Vérifier la réservation des tentes
Répertorier les points d’alimentation électrique
Informer les riverains
2 personnes
Accrocher les affiches
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Imprimer les contacts d’urgence
Imprimer le plan
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la numérotation des stands
2 personnes
Installer les panneaux d’orientation
2 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Accueil des artistes
3 personnes
Orienter les artistes vers les stands
2 personnes
Tester l’éclairage du stand
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

Tenir le stand d’information
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Soutenir les artistes
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Vérifier les stocks
Allumer l’éclairage
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire vider les tables de vente
2 personnes
Enregistrer le départ des artistes
2 personnes

Suivi

Fermer le point café
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
Préparer les retours
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Stands de marchéqté 20
Tables pliantesqté 10
Tables hautesqté 6
Chaises pliantesqté 30
Tabourets de barqté 8
Supports pour nappesqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Panneaux d’artqté 12
Pieds de parasolqté 8

Équipement

Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Guirlandes lumineuses LEDqté 12
Projecteurs de chantier LEDqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Terminaux de paiementqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Cuillères à caféqté 60
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 6
Thermosqté 6

Décoration

Nappesqté 24
Guirlandes de fanionsqté 12
Compositions floralesqté 10
Panneaux de numéro de standqté 20
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d’informationqté 4
Badges nominatifsqté 40
Porte-badgesqté 40

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Glacièresqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 8

Catering

Courses

Conseils

Ouvre les inscriptions suffisamment tôt pour traiter les dossiers avant d’attribuer les stands. Prévois au moins 2 à 3 semaines entre la clôture des inscriptions et l’envoi des confirmations.
Numérote les emplacements avant d’envoyer les attributions. Un plan imprimé et des panneaux portant les mêmes numéros évitent les déplacements inutiles à l’arrivée des artistes.
Vérifie l’électricité stand par stand, surtout si plusieurs exposants utilisent des terminaux de paiement ou un éclairage. Répartis les rallonges et multiprises pour éviter de surcharger un seul point d’alimentation.
Pour un marché en extérieur, contrôle les prévisions météo 3 à 5 jours avant, puis la veille. Les tentes, leurs pieds et les protections contre le vent doivent être confirmés avant l’installation.
Prépare l’accueil la veille : badges nominatifs, contacts d’urgence, plan, boissons refroidies et thermos. Compte environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis ajuste selon la durée de l’événement.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un marché de l’art ?: Ouvre le formulaire au moins 6 à 8 semaines avant le marché. Ferme les inscriptions 2 à 3 semaines avant la date afin de vérifier les dossiers, recueillir les besoins alimentaires et finaliser la liste des participants.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un marché de l’art ?: Prévoyez généralement 3 à 4 heures pour installer les tentes, stands, tables, chaises, signalétique et branchements. Ajoutez 30 minutes pour un contrôle final du plan et des numéros avant l’arrivée du public.
Que faut-il prévoir pour l’électricité des stands ?: Recensez les points d’alimentation au moins 1 semaine avant et demandez à chaque artiste ses besoins. Gardez des rallonges, multiprises et rallonges à enrouleur en réserve, sans brancher plusieurs équipements puissants sur la même prise.
Quand informer les riverains d’un marché de l’art ?: Prévenez les riverains au moins 7 jours avant, avec les horaires, les éventuelles restrictions de stationnement et un contact pour les questions. Envoyez les informations de parking aux participants au plus tard 3 jours avant l’événement.

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