Kunstkamp organiseren: checklist en planning
Een kunstkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen creatieve opdrachten en materialen. Je regelt tegelijk een veilige locatie, begeleiders, deelnemers, maaltijden en werkplekken waarop groepen zelfstandig kunnen werken. Deze checklist bevat 63 taken en 68 spullen, van de eerste reservering tot het klaarzetten van materiaal per groep. Werk van planning naar uitvoering: leg eerst programma en begeleiding vast, controleer daarna aantallen en voorraad en richt de locatie op de dag zelf in.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Kunstprogramma samenstellen
2 personen
Workshopbegeleiders vastleggen
Veiligheidsregels opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Toestemmingen verzamelen
Contactgegevens controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Groepsindeling maken
2 personen
Werkstations indelen
2 personen
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Ontbrekende materialen bestellen
Maaltijden afstemmen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen sorteren
3 personen
Werkbladen voorbereiden
2 personen
Muzieklijst samenstellen
Koelboxen vullen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Werkstations klaarmaken
4 personen
Materialen per groep klaarzetten
4 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Ontvangsttafel klaarmaken
2 personen
Event
Deelnemers registreren
2 personen
Ouders informeren
2 personen
Programma toelichten
Veiligheidsregels uitleggen
Schilderworkshop begeleiden
3 personen
Materialen aanvullen
2 personen
Werktafels schoonhouden
2 personen
Pauzedrankjes uitdelen
2 personen
Tussendoortje serveren
2 personen
Tekenen en druktechniek begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
Kunstwerken laten drogen
2 personen
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
Diner serveren
4 personen
Servies verzamelen
2 personen
Avondworkshop begeleiden
3 personen
Werkstukken tentoonstellen
3 personen
Kunstwerken fotograferen
2 personen
Presentatiemoment begeleiden
2 personen
Ouders laten ophalen
2 personen
Aanwezigheid bij vertrek controleren
2 personen
Nazorg
Restmaterialen veilig opbergen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Werkruimtes schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
Apparatuur uitschakelen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
Foto's met ouders delen
Gevonden spullen teruggeven
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 36
- Buffettafelaantal 2
- Inschrijftafel
- Droogrekkenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 40
- Herbruikbare kommenaantal 40
- Herbruikbare bekersaantal 50
- Herbruikbaar bestekaantal 50
- Opscheplepelsaantal 6
- Serveerschalenaantal 8
Apparatuur
- Bluetoothspeaker
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Keukenwekkeraantal 2
Keuken
- Koelboxenaantal 3
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Broodmessenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 3
- Koffiefilters
Kunstmateriaal
- Tekenpapieraantal 200
- Aquarelpapieraantal 60
- Canvasdoekenaantal 36
- Schetsboekenaantal 36
- Potlodenaantal 40
- Kleurpotlodenaantal 12
- Wasco krijtaantal 12
- Viltstiftenaantal 12
- Aquarelverfsetsaantal 12
- Plakkaatverfsetsaantal 12
- Penselenaantal 48
- Mengpalettenaantal 24
- Waterpottenaantal 24
- Schilderspalettenaantal 12
- Schortenaantal 36
- Beschermfolieaantal 4
- Tafelezelsaantal 12
- Scharenaantal 24
- Lijmsticksaantal 36
- Plakbandaantal 8
- Linialenaantal 12
- Stempelkussensaantal 12
- Foamstempelsaantal 36
- Kleimattenaantal 12
- Boetseerkleiaantal 36
- Boetseergereedschapaantal 12
- Wasknijpersaantal 100
- Waslijnaantal 2
- Naamstickersaantal 50
- Werkbladmappenaantal 36
- Kartonaantal 50
- Gekleurd papieraantal 200
Decoratie
- Papieren slingersaantal 6
- Presentatiepanelenaantal 6
- Kleefgumaantal 4
- Tafelkledenaantal 8
- Pijlen en bordjesaantal 12
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
- Batterijlampenaantal 6
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Sponzenaantal 12
- Schoonmaakdoekenaantal 24
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
- Afvalbakkenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het kunstprogramma en de groepsindeling uiterlijk 2 weken vooraf vast. Dan kun je per werkstation bepalen hoeveel tekenpapier, aquarelpapier, canvasdoeken en ander materiaal nodig is.
- Vraag dieetwensen, toestemmingen en actuele contactgegevens tegelijk op bij de aanmelding. Controleer de lijst daarna nog één keer voordat je hem afdrukt, zodat begeleiders niet met verouderde informatie werken.
- Controleer de materiaalvoorraad minimaal 10 dagen vooraf en bestel ontbrekende spullen meteen. Vooral papier, verf- en tekenmateriaal, droogrekken en extra stekkerdozen worden snel over het hoofd gezien.
- Zet materialen per groep klaar in plaats van alles op één centrale tafel te leggen. Plan hiervoor minstens 60 minuten voor de start; zo blijven werkstations overzichtelijk en verlies je geen tijd tijdens de eerste workshop.
- Open de locatie 2 tot 3 uur voor aanvang. Plaats eerst tafels, stoelen en werkstations, test daarna Bluetoothspeaker, verlengsnoeren en stekkerdozen en vul als laatste de koelboxen.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een kunstkamp organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, het kunstprogramma en de workshopbegeleiders. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor het kamp, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen, toestemmingen en groepsindeling.
- Hoeveel tijd kost de opbouw van een kunstkamp?
- Reken op 2 tot 3 uur voor de opbouw van de locatie. Daarin passen het neerzetten van tafels en stoelen, het klaarmaken van werkstations, het sorteren van materialen en het testen van stroom en muziek.
- Wanneer moet ik kunstmaterialen voor een kunstkamp bestellen?
- Controleer de voorraad 10 tot 14 dagen vooraf en bestel ontbrekende materialen direct. Houd per groep een aparte materiaallijst aan, zodat je niet pas tijdens het klaarzetten ontdekt dat bijvoorbeeld papier, canvasdoeken of viltstiften ontbreken.
- Hoe deel ik deelnemers in bij een kunstkamp?
- Maak de groepsindeling uiterlijk 1 week vooraf, zodra de aanmeldingen, toestemmingen en dieetwensen zijn gecontroleerd. Gebruik daarna dezelfde groepsindeling voor de werkstations, materiaalsets en deelnemerslijst bij de inschrijftafel.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!