Kunstcamp organisieren: die praktische Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Workshopgruppen spätestens eine Woche vorher fest und ordne jeder Gruppe eine eigene Arbeitsstation zu. So weißt du, wie viele Tische, Stühle und Materialsets tatsächlich gebraucht werden.
• Prüfe den Materialbestand nicht erst beim Aufbau. Zähle Papier, Leinwände, Skizzenbücher und Zeichenwerkzeuge mindestens 7 Tage vorher und bestelle fehlende Mengen mit Reserve.
• Sammle Einwilligungen, Kontaktdaten und Ernährungswünsche vor dem Camp und drucke die Teilnehmerliste am Vortag aus. Plane am Anmeldetisch zusätzlich eine aktuelle Kontaktmöglichkeit für Rückfragen ein.
• Bereite Arbeitsblätter und Materialien pro Gruppe am Vorabend vor. Trockengestelle, Verlängerungskabel und Küchenwecker werden leicht vergessen, obwohl sie bei mehreren parallelen Stationen schnell gebraucht werden.
• Stimme Mahlzeiten frühzeitig ab und fülle die Kühlboxen vor dem Öffnen der Location. Stelle Mehrweg-Geschirr, Servierschalen und Thermoskannen gemeinsam an den Buffet-Tisch, damit die Ausgabe nicht den Workshopstart verzögert.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Kunstcamp organisieren?

Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Reservierung des Ortes und der Zusammenstellung des Kunstprogramms. Anmeldungen, Einwilligungen und Ernährungswünsche sollten spätestens 14 Tage vor dem Camp vorliegen.

Wie viel Material brauche ich pro Teilnehmer im Kunstcamp?

Plane für jede Person mindestens ein eigenes Arbeitsset und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein. Bei Papier, Bleistiften, Buntstiften und Filzstiften hängt die genaue Menge vom Programm und der Zahl der Workshops ab.

Wann soll ich die Gruppen und Arbeitsstationen einteilen?

Teile die Gruppen spätestens 7 Tage vor dem Kunstcamp ein, sobald die Anmeldungen geprüft sind. Weise jeder Gruppe eine Station zu und lege die passenden Materialien am Vortag bereit.

Was muss am Tag vor dem Kunstcamp fertig sein?

Am Vorabend sollten Teilnehmerliste, Einwilligungen, Arbeitsblätter und Gruppenmaterialien bereitliegen. Prüfe außerdem die Verpflegung, fülle die Kühlboxen und kontrolliere, ob Tische, Stühle, Technik und Verlängerungskabel vorhanden sind.

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