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Organiser un camp d’art sans rien oublier

Un camp d’art demande plus qu’un programme d’ateliers et quelques tables. Il faut réserver le lieu, répartir les participants, prévoir les animateurs, commander le matériel manquant et organiser les repas avant l’accueil du groupe. Cette checklist rassemble les étapes dans l’ordre, des premières décisions à l’installation des postes de travail. Elle aide aussi à repérer les détails souvent réglés trop tard, comme les autorisations, les besoins alimentaires et les espaces de séchage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver le lieu

  • Composer le programme artistique

    2 personnes

  • Prévoir les animateurs d'atelier

  • Établir les règles de sécurité

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Collecter les autorisations

  • Vérifier les coordonnées

  • Imprimer la liste des participants

  • Faire la répartition des groupes

    2 personnes

  • Répartir les postes de travail

    2 personnes

  • Vérifier le stock de matériel

    2 personnes

  • Commander le matériel manquant

  • Coordonner les repas

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Trier les matériaux

    3 personnes

  • Préparer les feuilles de travail

    2 personnes

  • Composer la playlist

  • Remplir les glacières

    2 personnes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Préparer les postes de travail

    4 personnes

  • Préparer le matériel par groupe

    4 personnes

  • Suspendre la décoration

    2 personnes

  • Tester le système de sonorisation

  • Installer le comptoir d’inscription

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Préparer la table d’accueil

    2 personnes

Événement

  • Enregistrer les participants

    2 personnes

  • Informer les parents

    2 personnes

  • Présenter le programme

  • Expliquer les règles de sécurité

  • Animer l'atelier de peinture

    3 personnes

  • Réapprovisionner le matériel

    2 personnes

  • Garder les tables de travail propres

    2 personnes

  • Distribuer les boissons de la pause

    2 personnes

  • Servir une collation

    2 personnes

  • Accompagner le dessin et les techniques d’impression

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

  • Faire sécher les œuvres

    2 personnes

  • Installer le buffet du dîner

    3 personnes

  • Servir le dîner

    4 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    2 personnes

  • Animer l’atelier du soir

    3 personnes

  • Exposer les travaux

    3 personnes

  • Photographier les œuvres d’art

    2 personnes

  • Animer le moment de présentation

    2 personnes

  • Faire venir les parents pour récupérer les enfants

    2 personnes

  • Vérifier la présence au départ

    2 personnes

Suivi

  • Ranger les matériaux restants en toute sécurité

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer les espaces de travail

    4 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Éteindre l’équipement

  • Fermer le lieu

    2 personnes

  • Rapporter le matériel

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

  • Partager les photos avec les parents

  • Rendre les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 8
  • Chaisesqté 36
  • Table de buffetqté 2
  • Table d'inscription
  • Étagères de séchageqté 4

Vaisselle

  • Assiettes réutilisablesqté 40
  • Bols réutilisablesqté 40
  • Gobelets réutilisablesqté 50
  • Couverts réutilisablesqté 50
  • Louchesqté 6
  • Plateaux de serviceqté 8

Équipement

  • Enceinte Bluetooth
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Minuteur de cuisineqté 2

Cuisine

  • Glacièresqté 3
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chefqté 4
  • Couteaux à painqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 3
  • Filtres à café

Matériel d’art

  • Papier à dessinqté 200
  • Papier aquarelleqté 60
  • Toilesqté 36
  • Carnets de croquisqté 36
  • Crayonsqté 40
  • Crayons de couleurqté 12
  • Craie grasseqté 12
  • Feutresqté 12
  • Sets de peinture aquarelleqté 12
  • Sets de peinture pour affichesqté 12
  • Pinceauxqté 48
  • Palettes de mélangeqté 24
  • Arrosoirsqté 24
  • Palettes de peintreqté 12
  • Tabliersqté 36
  • Film de protectionqté 4
  • Présentoirs de tableqté 12
  • Ciseauxqté 24
  • Bâtons de colleqté 36
  • Ruban adhésifqté 8
  • Règlesqté 12
  • Tampons encreursqté 12
  • Tampons en mousseqté 36
  • Tapis d'argileqté 12
  • Pâte à modelerqté 36
  • Outils de modelageqté 12
  • Pinces à lingeqté 100
  • Corde à lingeqté 2
  • Étiquettes nominativesqté 50
  • Classeurs de feuilles de travailqté 36
  • Cartonqté 50
  • Papier de couleurqté 200

Décoration

  • Guirlandes en papierqté 6
  • Panneaux de présentationqté 6
  • Pâte adhésiveqté 4
  • Nappesqté 8
  • Flèches et panneauxqté 12

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 4
  • Lampes à batterieqté 6

Nettoyage

  • Seauxqté 4
  • Épongesqté 12
  • Chiffons de nettoyageqté 24
  • Balai et pelleqté 2
  • Sets de serpillièreqté 2
  • Poubellesqté 6

Catering

  • Courses

Conseils

  • Réserve le lieu avant de composer le programme : vérifie le nombre de tables, de chaises, de postes de travail et l’accès aux prises électriques. Prévois aussi un espace séparé pour les étagères de séchage.
  • Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le camp. Tu auras ainsi le temps de vérifier les coordonnées, de recueillir les besoins alimentaires, de collecter les autorisations et de répartir les groupes.
  • Compte le matériel par groupe, pas seulement pour l’ensemble du camp. Prépare les feuilles de travail, les crayons, les feutres, le papier et les toiles dans des lots distincts afin de réduire la distribution le matin même.
  • Traite les repas après avoir arrêté le nombre de participants. Vérifie la liste des courses, remplis les glacières et prépare la vaisselle réutilisable ; les bouilloires, thermos et filtres à café sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment.
  • Arrive suffisamment tôt pour ouvrir le lieu, installer les tables et les chaises, puis préparer chaque poste. Garde au moins 60 minutes avant l’arrivée du groupe pour tester les rallonges, les multiprises et l’enceinte Bluetooth.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un camp d’art ?
Commence au moins 6 semaines avant la date prévue pour réserver le lieu, construire le programme artistique et trouver les animateurs d’atelier. Garde la dernière semaine pour les inscriptions, les autorisations, les achats et la répartition des groupes.
Combien de temps prévoir pour installer un camp d’art ?
Prévois environ 60 à 90 minutes avant l’accueil des participants. Ce temps couvre l’installation des tables et des chaises, la préparation des postes, la mise en place du matériel par groupe et le remplissage des glacières.
Quand commander le matériel artistique manquant ?
Vérifie le stock dès que le programme et le nombre de groupes sont fixés, idéalement 3 semaines avant le camp. Commande le matériel manquant au plus tard 10 jours avant, afin de pouvoir contrôler la livraison et compléter les courses.
Quand demander les autorisations et les informations alimentaires ?
Demande-les au moment de l’inscription et fixe une date de retour 7 jours avant le camp. Imprime ensuite la liste des participants et finalise les groupes après avoir vérifié les coordonnées et les besoins particuliers.

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