Kunstfestival organiseren: checklist en planning

Een kunstfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen kunstenaars en kunstwerken bij elkaar brengen. Je moet expositieruimtes, workshops, techniek, publieksstromen en catering op elkaar afstemmen. Begin met datum, programma en deelnemende kunstenaars en werk daarna toe naar een duidelijke plattegrond en een uitvoerbaar draaiboek. Deze checklist helpt je om reserveringen, vergunningen, labels, materialen en de opbouw in de juiste volgorde te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Deelnemende kunstenaars bevestigen
2 personen
Kunstwerken inventariseren
2 personen
Workshopbegeleiders vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Plattegrond van festival maken
2 personen
Workshopruimtes indelen
2 personen
Expositie indelen
2 personen
Programma online publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Kunstenaarsinformatie verzamelen
Naambordjes en labels maken
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Programmaboekjes drukken
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Kunstwerken verpakken
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Meubilair lossen
4 personen
Expositiewanden plaatsen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Kunstwerken ophangen
4 personen
Kunstwerken op sokkels plaatsen
3 personen
Labels bij kunstwerken plaatsen
2 personen
Workshoptafels inrichten
3 personen
Workshopmaterialen klaarleggen
3 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Verlichting richten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Toiletten controleren
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programmaboekjes uitdelen
Kunstenaars verwelkomen
2 personen
Expositie begeleiden
3 personen
Workshop schilderen begeleiden
2 personen
Workshop beeldhouwen begeleiden
2 personen
Workshop druktechniek begeleiden
2 personen
Livekunst begeleiden
2 personen
Optredens aankondigen
Muziekprogramma begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Workshoptafels tussentijds opruimen
2 personen
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Kunstwerken veilig verpakken
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Expositiewanden afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Materialen sorteren
3 personen
Kunstwerken terugbrengen
3 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Onkosten en bonnetjes verwerken
Foto’s en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Expositiewandenaantal 12
Sokkelsaantal 10
Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Tafelkledenaantal 18

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Microfoonsaantal 3
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Kabelgotenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Scharenaantal 6
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Slingersaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Krijtbordenaantal 6
Pijlbordenaantal 16
Fotolijstenaantal 12

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Lichtsnoerenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 10

Workshopmateriaal

Schildersdoekenaantal 80
Tekenpapieraantal 300
Aquarelpapieraantal 100
Schilderspalettenaantal 40
Penseelsetsaantal 40
Verfpalettenaantal 30
Kleirollenaantal 20
Linoleumsnijsetsaantal 15
Inktrollenaantal 15
Beschermschortenaantal 40
Snijmattenaantal 15
Werktafellampenaantal 6
Afdekfolieaantal 6
Droogrekkenaantal 6
Kunstenaarsmappenaantal 20

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de plattegrond uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf vast. Reserveer daarna workshopruimtes, expositiewanden, sokkels, tafels en stoelen, zodat je weet wat er werkelijk in de locatie past.
Vraag kunstenaarsinformatie, werkafmetingen en eventuele transportbehoeften uiterlijk 4 weken vooraf op. Maak per kunstwerk een inventarislijst en label alles voordat de werken worden verpakt.
Test mobiele geluidsset, microfoons, laptop, beamer en projectiescherm minimaal 1 dag vooraf. Leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten per ruimte klaar; op de festivaldag zelf kost zoeken naar kabels onnodig veel tijd.
Plan workshops met een aparte materiaalcontrole per sessie. Tel niet alleen tafels en stoelen, maar controleer ook snijplanken, koksmessen, koffiezetapparaten en waterkokers als die in het programma worden gebruikt.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en zet dranken minstens 2 uur voor opening koud. Zet herbruikbare bekers, wijnglazen, borden en bestek op één uitgiftepunt en wijs iemand aan voor aanvullen en opruimen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en het programma. Reserveer kunstenaars en workshopbegeleiders uiterlijk 8 weken vooraf, zodat je nog tijd hebt voor promotie en aanmeldingen.
Wanneer moet ik vergunningen en verzekering voor een kunstfestival regelen?: Controleer vergunningen en verzekering direct nadat datum en locatie zijn vastgelegd, bij voorkeur minimaal 10 tot 12 weken vooraf. Sommige aanvragen hebben een langere behandelingstermijn; wacht daarom niet tot de promotie al loopt.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een kunstfestival?: Plan minimaal 4 uur voor het lossen van meubilair, plaatsen van expositiewanden en sokkels, indelen van workshops en ophangen van bewegwijzering. Reserveer daarnaast minstens 1 uur voor een technische test en een laatste controle van labels en kunstwerken.
Wanneer moet ik programmaboekjes en promotiemateriaal regelen?: Verzamel kunstenaarsinformatie en definitieve programmadetails uiterlijk 4 weken vooraf. Laat programmaboekjes daarna drukken en verspreid promotiemateriaal minimaal 2 weken voor de opening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.