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Kunstfestival organisieren: Die vollständige Checkliste

Ein Kunstfestival braucht mehrere Abläufe gleichzeitig: Ausstellungen, Workshops, Künstlerbetreuung, Technik und Besucherservice. Lege zuerst Datum, Programm und Räume fest, bevor du Einladungen, Werbung und Anmeldungen startest. Prüfe Genehmigungen und Versicherung frühzeitig und plane den Aufbau mit Ausstellungswänden, Podesten, Tischen und Beschilderung. Diese Checkliste mit 77 Aufgaben und 63 benötigten Dingen hilft dir, Zuständigkeiten und Fristen im Blick zu behalten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Teilnehmende Künstler bestätigen

    2 Personen

  • Kunstwerke inventarisieren

    2 Personen

  • Workshopleiter festlegen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Festivalplan erstellen

    2 Personen

  • Workshopräume einteilen

    2 Personen

  • Ausstellung einrichten

    2 Personen

  • Programm online veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbematerial verteilen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Künstlerinformationen sammeln

  • Namensschilder und Etiketten erstellen

    2 Personen

  • Beschilderung entwerfen

  • Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Kunstwerke verpacken

    3 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Möbel ausladen

    4 Personen

  • Ausstellungswände aufstellen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Kunstwerke aufhängen

    4 Personen

  • Kunstwerke auf Sockeln platzieren

    3 Personen

  • Beschriftungen an Kunstwerken anbringen

    2 Personen

  • Workshop-Tische einrichten

    3 Personen

  • Workshopmaterialien bereitlegen

    3 Personen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung ausrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Informationsstand einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Sicherheitswege freimachen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Anmeldetresen besetzen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programmhefte verteilen

  • Künstler begrüßen

    2 Personen

  • Ausstellung betreuen

    3 Personen

  • Malworkshop betreuen

    2 Personen

  • Bildhau-Workshop leiten

    2 Personen

  • Workshop zur Drucktechnik begleiten

    2 Personen

  • Livekunst begleiten

    2 Personen

  • Auftritte ankündigen

  • Musikprogramm begleiten

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Workshop-Tische zwischendurch aufräumen

    2 Personen

  • Besucherströme lenken

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Die letzten Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Kunstwerke sicher verpacken

    4 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Messestände abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

  • Kunstwerke zurückbringen

    3 Personen

  • Gemietete Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

  • Ausgaben und Belege bearbeiten

  • Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • AusstellungswändeAnz. 12
  • PodesteAnz. 10
  • TischeAnz. 18
  • StühleAnz. 80
  • BarhockerAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 18

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 180
  • WeingläserAnz. 80
  • TellerAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • LöffelAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 60
  • ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

  • Mobiles Soundsystem
  • MikrofoneAnz. 3
  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4
  • KabelkanäleAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • ScherenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2

Dekoration

  • GirlandenAnz. 12
  • WimpelkettenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • KreidetafelnAnz. 6
  • WegweiserAnz. 16
  • BilderrahmenAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 12
  • LichterkettenAnz. 8
  • BatterielaternenAnz. 10

Workshopmaterial

  • LeinwändeAnz. 80
  • ZeichenpapierAnz. 300
  • AquarellpapierAnz. 100
  • MalerpalettenAnz. 40
  • PinselsetsAnz. 40
  • FarbpalettenAnz. 30
  • TonrollenAnz. 20
  • LinolschneidesetsAnz. 15
  • FarbrollenAnz. 15
  • SchutzschürzenAnz. 40
  • SchneidemattenAnz. 15
  • ArbeitstischlampenAnz. 6
  • AbdeckfolieAnz. 6
  • TrockengestelleAnz. 6
  • KünstlermappenAnz. 20

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 20
  • HandfegerAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Künstler und Workshopleitende spätestens 8 Wochen vor dem Festival. Sammle dabei Namen, Kurzbiografien, Werkangaben und technische Anforderungen für Programmheft, Etiketten und Online-Ankündigung.
  • Plane Ausstellung, Workshops und Technik mindestens 4 Wochen vorher in einem Raumplan. Prüfe, ob Ausstellungswände, Podeste, Beamer, Projektionsleinwand, Mikrofone und Verlängerungskabel tatsächlich an den vorgesehenen Plätzen funktionieren.
  • Veröffentliche das Programm 3 bis 4 Wochen vor dem Termin und verschicke die Einladungen anschließend. Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Festival.
  • Kontrolliere Materialien und Leihsachen 3 Tage vor dem Aufbau. Dazu gehören unter anderem wiederverwendbare Becher, Weingläser, Teller, Besteck, Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Thermoskannen und Kühlboxen.
  • Plane den Aufbau am Vortag mit einem festen Team und Zeitfenster von mindestens 3 Stunden. Möbel ausladen, Ausstellung einrichten, Kabelkanäle verlegen, Beschilderung anbringen und Getränke kalt stellen dauern meist länger als der eigentliche Rundgang.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Kunstfestival organisieren?
Beginne etwa 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Künstlern, Genehmigungen und Versicherung. Vier Wochen vor dem Termin sollten Programm und Einladungen veröffentlicht sein.
Was muss ich für eine Kunstausstellung beim Festival einplanen?
Plane Ausstellungswände, Podeste, Tische, Tischdecken, Etiketten, Beschilderung und ausreichend Beleuchtung ein. Inventarisiere jedes Kunstwerk spätestens 4 Wochen vorher und verpacke es vor dem Transport sicher.
Wann sollte das Programmheft für ein Kunstfestival fertig sein?
Sammle Künstlerinformationen spätestens 6 Wochen vorher und gib das Programmheft etwa 2 Wochen vor dem Festival in den Druck. So bleibt Zeit für Korrekturen und die Verteilung des Werbematerials.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Kunstfestivals?
Plane für den Aufbau mindestens 3 Stunden ein, bei mehreren Ausstellungsräumen eher 5 bis 6 Stunden. Technik, Möbel, Ausstellung, Workshopmaterialien und Beschilderung sollten spätestens am Vorabend geprüft werden.

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