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Organiser un festival d’art sans rien oublier

Un festival d’art réunit des artistes, des œuvres, des ateliers et un public : chaque élément doit être prêt au bon moment. Commence par fixer la date et le programme, puis confirme les participants, les réservations, les autorisations et l’assurance. Les dernières semaines servent à organiser les espaces, publier les informations et traiter les inscriptions. La veille, vérifie le matériel, emballe les œuvres et prépare l’accueil pour éviter les retards le jour du festival.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le programme

    2 personnes

  • Confirmer les artistes participants

    2 personnes

  • Inventorier les œuvres

    2 personnes

  • Prévoir les animateurs d'atelier

    2 personnes

  • Faire les réservations

  • Vérifier les autorisations

  • Vérifier l’assurance

  • Créer le plan du festival

    2 personnes

  • Aménager les espaces d'atelier

    2 personnes

  • Organiser l'exposition

    2 personnes

  • Publier le programme en ligne

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Distribuer le matériel promotionnel

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Collecter les informations sur les artistes

  • Créer les badges nominaux et les étiquettes

    2 personnes

  • Concevoir la signalétique

  • Imprimer les livrets de programme

    2 personnes

  • Vérifier le matériel

    2 personnes

  • Emballer les œuvres d’art

    3 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Décharger le mobilier

    4 personnes

  • Installer les panneaux d’exposition

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Accrocher les œuvres

    4 personnes

  • Placer les œuvres sur des socles

    3 personnes

  • Apposer les étiquettes auprès des œuvres

    2 personnes

  • Installer les tables d'atelier

    3 personnes

  • Préparer le matériel d’atelier

    3 personnes

  • Brancher la technique

    2 personnes

  • Orienter l'éclairage

    2 personnes

  • Installer la décoration

    3 personnes

  • Installer le comptoir d'information

    2 personnes

  • Monter le buffet traiteur

    3 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Dégager les voies de sécurité

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

Événement

  • Tenir le bureau d’inscription

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Distribuer les livrets du programme

  • Accueillir les artistes

    2 personnes

  • Accompagner l'exposition

    3 personnes

  • Animer l’atelier peinture

    2 personnes

  • Animer l’atelier de sculpture

    2 personnes

  • Animer l’atelier de technique d’impression

    2 personnes

  • Accompagner l'art en direct

    2 personnes

  • Annoncer les spectacles

  • Encadrer le programme musical

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Servir les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner le café et le thé

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes à intervalles réguliers

  • Ranger les tables de l'atelier pendant les pauses

    2 personnes

  • Orienter les flux de visiteurs

    2 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Accompagner les derniers visiteurs

    3 personnes

Suivi

  • Emballer les œuvres d’art en toute sécurité

    4 personnes

  • Éteindre la technique

    2 personnes

  • Ranger le service traiteur

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Démonter le mobilier

    4 personnes

  • Démonter les cloisons d'exposition

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Trier les matériaux

    3 personnes

  • Rapporter les œuvres d'art

    3 personnes

  • Rendre le matériel loué

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

  • Traiter les frais et les reçus

  • Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 3
  • Murs d’expositionqté 12
  • Soclesqté 10
  • Tablesqté 18
  • Chaisesqté 80
  • Tabourets de barqté 8
  • Portants à vêtementsqté 4
  • Nappesqté 18

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 180
  • Verres à vinqté 80
  • Assiettesqté 120
  • Fourchettesqté 120
  • Couteauxqté 120
  • Cuillèresqté 100
  • Tasses à caféqté 60
  • Plateaux de serviceqté 8

Équipement

  • Système de sonorisation mobile
  • Microphonesqté 3
  • Ordinateur portable
  • Vidéoprojecteur
  • Écran de projection
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 8
  • Glacièresqté 4
  • Goulottes de câblesqté 12

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 6
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chefqté 4
  • Pinces de serviceqté 8
  • Ciseauxqté 6
  • Verres doseursqté 2

Décoration

  • Guirlandesqté 12
  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Compositions floralesqté 8
  • Panneaux en ardoiseqté 6
  • Panneaux indicateursqté 16
  • Cadres photoqté 12

Éclairage

  • Projecteurs LEDqté 12
  • Guirlandes lumineusesqté 8
  • Lampes à pilesqté 10

Matériel d'atelier

  • Toiles de peintureqté 80
  • Papier à dessinqté 300
  • Papier aquarelleqté 100
  • Palettes de peintreqté 40
  • Sets de pinceauxqté 40
  • Palettes de peintureqté 30
  • Rouleaux d'argileqté 20
  • Kits de découpe du linoléumqté 15
  • Rouleaux d'encreqté 15
  • Tabliers de protectionqté 40
  • Tapis de découpeqté 15
  • Lampes de bureauqté 6
  • Film de protectionqté 6
  • Étagères de séchageqté 6
  • Dossiers d’artistesqté 20

Nettoyage

  • Aspirateurqté 2
  • Serpillièresqté 4
  • Seauxqté 4
  • Chiffons de nettoyageqté 20
  • Balais à mainqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloque le programme avant d’ouvrir les inscriptions : les visiteurs doivent connaître les horaires des ateliers, des expositions et des interventions des artistes. Prévois aussi un délai de quelques jours pour corriger les informations publiées en ligne.
  • Demande les informations alimentaires au moment de l’inscription, plutôt que la semaine du festival. Tu auras ainsi le temps d’adapter les achats et de préparer le service avec les assiettes, couverts, verres et gobelets réutilisables.
  • Vérifie chaque espace avec son usage réel : une exposition nécessite des murs d’exposition et des socles, tandis qu’un atelier demande des tables, des chaises et un accès pratique au matériel. Fais ce contrôle au moins 7 jours avant l’ouverture.
  • Teste le son et la projection avant l’arrivée du public. Contrôle les microphones, le système de sonorisation, l’ordinateur, le vidéoprojecteur, les rallonges, les multiprises et les goulottes de câbles dans la configuration prévue.
  • Ne transporte pas les œuvres au dernier moment : emballe-les et étiquette-les avant le jour du festival. Garde aussi les badges, les livrets de programme et la signalétique regroupés à l’accueil pour réduire l’installation finale.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival d’art ?
Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer les artistes, vérifier les autorisations et l’assurance, réserver le lieu et construire un programme réaliste.
Quand confirmer les artistes d’un festival d’art ?
Essaie d’obtenir une confirmation définitive 6 à 8 semaines avant l’événement. Demande en même temps les informations nécessaires aux biographies, aux badges, aux étiquettes et à la communication.
Quand publier le programme du festival d’art ?
Publie une première version 3 à 4 semaines avant le festival, dès que les horaires sont suffisamment stables. Mets-la à jour au plus tard 7 jours avant l’ouverture si un atelier ou un artiste change.
Combien de temps prévoir pour installer une exposition ?
Prévois au minimum une demi-journée pour une petite exposition et une journée complète si tu dois installer des murs, des socles, des tables ou une signalétique détaillée. Termine idéalement l’installation la veille afin de garder du temps pour les contrôles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

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