Zo organiseer je een kunstexpositie zonder last-minute chaos

Begin een kunstexpositie niet met de hapjes, maar met de locatie, deelnemende kunstenaars en een duidelijke planning. Zodra de werken en openingstijden vaststaan, werk je de zaalindeling, labels, route en verlichting uit. Regel verzekering en veilig transport vóór de opbouwdag. Op de laatste dag draait alles om controleren: conditie van de kunst, bevestiging aan de wand, ontvangst, garderobe en een korte briefing van het team.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en zaal reserveren
2
Kunstenaars en werken bevestigen
2 personen
3
Tentoonstellingsverzekering controleren
4
Uitnodigingen opstellen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Programma en openingstijden publiceren
9
Kunstwerkenlijst controleren
2 personen
10
Zaalindeling uitwerken
2 personen
11
Werklabels en prijslijsten maken
12
Route- en huisregelsborden maken
13
Catering en dranken inkopen
2 personen
14
Kunstwerken veilig vervoeren
3 personen
15
Kunstwerken op conditie controleren
2 personen
16
Zaal schoonmaken
2 personen
17
Kunstwerken ophangen
3 personen
18
Sculpturen en sokkels plaatsen
3 personen
19
Verlichting op kunstwerken richten
2 personen
20
Labels en routeborden plaatsen
2 personen
21
Ontvangst- en garderobetafel opstellen
2 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
25
Briefing ontvangstteam geven

Event

26
Bezoekers ontvangen en registreren
3 personen
27
Garderobe beheren
28
Kunstenaars en genodigden begeleiden
2 personen
29
Openingswoord verzorgen
2 personen
30
Rondleidingen begeleiden
2 personen
31
Hapjes en dranken serveren
3 personen
32
Dranken en hapjes bijvullen
2 personen
33
Galerieruimte controleren
2 personen
34
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

35
Kunstwerken veilig verpakken
3 personen
36
Kunstwerken retourneren
3 personen
37
Meubilair afbreken
2 personen
38
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
39
Servies en apparatuur reinigen
2 personen
40
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
41
Zaal en toiletten schoonmaken
2 personen
42
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 2
Hoge statafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Garderoberekkenaantal 2
Sokkelsaantal 8
Afzetpalenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Printer
Betaalterminal
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 12
Sfeerverlichtingaantal 4

Decoratie

Ingelijste informatiepanelenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Kunstbloemstukkenaantal 6
Naamkaartjeshoudersaantal 10
Garderobenummersaantal 100

Kunstmateriaal

Ophangrailsaantal 20
Ophanghakenaantal 40
Staalkabelsaantal 40
Wandpluggenaantal 50
Schroevenaantal 100
Noppenfolieaantal 2
Verhuisdekensaantal 12
Werkhandschoenenaantal 6
Meetlintenaantal 2
Waterpassenaantal 2
Accuboormachinesaantal 2
Schilderstapeaantal 6
Tie-wrapsaantal 100

Servies

Wijnglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Schoteltjesaantal 60
Gebaksbordjesaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12
Karaffenaantal 8

Catering

Boodschappen
Koelboxen met koelelementenaantal 3
Drankdispensersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Flessenopenersaantal 4

Registratie

Gastenboek
Pennenaantal 12
Naamstickersaantal 100
Garderobekaartjesaantal 100
QR-codekaartenaantal 20

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Sanitaire handschoenenaantal 4

Veiligheid

Antislipmattenaantal 4
Kabelgotenaantal 10
Waarschuwingsbordenaantal 4

Tips

Leg de zaalindeling vast voordat je ophangrails, sokkels en verlichting plaatst. Houd looproutes vrij en bepaal vooraf waar ontvangst, garderobe, betaalterminal en catering komen.
Plan het transport van kunstwerken niet op dezelfde ochtend als de opening. Gebruik noppenfolie, verhuisdekens en werkhandschoenen en controleer elk werk direct op conditie bij aankomst.
Maak labels en prijslijsten pas definitief nadat de kunstwerkenlijst is gecontroleerd. Print extra exemplaren en leg een reservekopie op de ontvangsttafel, zodat een ontbrekend label niet voor verwarring zorgt.
Richt LED-spots pas nadat alle werken hangen. Test de verlichting vanaf de bezoekersroute en controleer tegelijk of verlengsnoeren en stekkerdozen geen struikelgevaar vormen.
Geef het ontvangstteam uiterlijk 30 minuten vóór de opening een briefing. Bespreek daarin aanmeldingen, dieetwensen, garderobenummers, huisregels, route naar de toiletten en de procedure voor verkoop of betalingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kunstexpositie organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, kunstenaars, werken en verzekering. Reserveer de laatste 2 weken voor uitnodigingen, aanmeldingen, labels, catering en de definitieve zaalindeling.
Wanneer moet je de kunstwerken naar de expositieruimte brengen?: Breng de werken bij voorkeur 1 dag vóór de opening naar de locatie. Dan blijft er tijd over voor een conditiecontrole, ophangen, het plaatsen van sokkels en het richten van de verlichting.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een kunstexpositie?: Reken voor een kleine expositie op 4 tot 6 uur met minimaal 2 personen. Plan extra tijd als er veel ingelijste werken, sculpturen, ophangrails of ingewikkelde verlichting zijn.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een kunstexpositie?: Stuur de uitnodiging ongeveer 3 tot 4 weken vóór de opening. Sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen vooraf, zodat je dieetwensen, catering, stoelen en het ontvangstteam kunt afstemmen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.