Kunstexpositie organiseren: complete checklist
Een kunstexpositie vraagt meer voorbereiding dan alleen werken ophangen. Je regelt tegelijk de locatie, kunstenaars, verzekering, bezoekersstroom en presentatie van elk werk. Begin met reserveren en bevestigen, werk daarna toe naar een gecontroleerde opbouw en een duidelijke ontvangst. Vooral conditiecontroles, labels, verlichting en betaalmogelijkheden worden vaak te laat opgepakt. Met deze checklist houd je de volgorde aan en zie je welke onderdelen vóór de opening klaar moeten zijn.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie en zaal reserveren
Kunstenaars en werken bevestigen
2 personen
Tentoonstellingsverzekering controleren
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en openingstijden publiceren
Kunstwerkenlijst controleren
2 personen
Zaalindeling uitwerken
2 personen
Werklabels en prijslijsten maken
Route- en huisregelsborden maken
Catering en dranken inkopen
2 personen
Kunstwerken veilig vervoeren
3 personen
Kunstwerken op conditie controleren
2 personen
Zaal schoonmaken
2 personen
Kunstwerken ophangen
3 personen
Sculpturen en sokkels plaatsen
3 personen
Verlichting op kunstwerken richten
2 personen
Labels en routeborden plaatsen
2 personen
Ontvangst- en garderobetafel opstellen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
Event
Bezoekers ontvangen en registreren
3 personen
Garderobe beheren
Kunstenaars en genodigden begeleiden
2 personen
Openingswoord verzorgen
2 personen
Rondleidingen begeleiden
2 personen
Hapjes en dranken serveren
3 personen
Dranken en hapjes bijvullen
2 personen
Galerieruimte controleren
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Kunstwerken veilig verpakken
3 personen
Kunstwerken retourneren
3 personen
Meubilair afbreken
2 personen
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
Servies en apparatuur reinigen
2 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Zaal en toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Receptietafelsaantal 2
- Hoge statafelsaantal 6
- Stoelenaantal 24
- Garderoberekkenaantal 2
- Sokkelsaantal 8
- Afzetpalenaantal 6
Apparatuur
- Laptop
- Printer
- Betaalterminal
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 3
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
Verlichting
- LED-spotsaantal 12
- Sfeerverlichtingaantal 4
Decoratie
- Ingelijste informatiepanelenaantal 6
- Tafelkledenaantal 8
- Kunstbloemstukkenaantal 6
- Naamkaartjeshoudersaantal 10
- Garderobenummersaantal 100
Kunstmateriaal
- Ophangrailsaantal 20
- Ophanghakenaantal 40
- Staalkabelsaantal 40
- Wandpluggenaantal 50
- Schroevenaantal 100
- Noppenfolieaantal 2
- Verhuisdekensaantal 12
- Werkhandschoenenaantal 6
- Meetlintenaantal 2
- Waterpassenaantal 2
- Accuboormachinesaantal 2
- Schilderstapeaantal 6
- Tie-wrapsaantal 100
Servies
- Wijnglazenaantal 100
- Waterglazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 60
- Schoteltjesaantal 60
- Gebaksbordjesaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 12
- Karaffenaantal 8
Catering
- Boodschappen
- Koelboxen met koelelementenaantal 3
- Drankdispensersaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Flessenopenersaantal 4
Registratie
- Gastenboek
- Pennenaantal 12
- Naamstickersaantal 100
- Garderobekaartjesaantal 100
- QR-codekaartenaantal 20
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
- Sanitaire handschoenenaantal 4
Veiligheid
- Antislipmattenaantal 4
- Kabelgotenaantal 10
- Waarschuwingsbordenaantal 4
Tips
- Bevestig kunstenaars en werken voordat je de zaalindeling maakt. Noteer per werk de afmetingen, ophangwijze en benodigde sokkel, zodat je niet op de opbouwdag moet schuiven met rails of meubels.
- Plan de kunstwerkenlijst, werklabels en prijslijsten minstens 7 dagen vóór de opening. Controleer namen, titels en prijzen nog een keer naast de definitieve lijst voordat je gaat printen.
- Regel het vervoer en de conditiecontrole vóór de opbouwdag. Gebruik noppenfolie, verhuisdekens en werkhandschoenen; noteer bestaande beschadigingen voordat een werk de zaal in gaat.
- Test verlichting en stroom in de lege zaal. Richt LED-spots pas nadat de werken hangen en controleer met verlengsnoeren en stekkerdozen of ontvangsttafel, koffie en betaalterminal veilig kunnen werken.
- Geef het ontvangstteam uiterlijk op de dag vóór de opening een korte briefing van 15 minuten. Bespreek garderobe, route, huisregels, dieetwensen, vragen over werken en de procedure bij een verkoop.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kunstexpositie organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, kunstenaars, werken en verzekering. Verstuur uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken voor de opening, zodat je aanmeldingen en dieetwensen nog kunt verwerken.
- Wanneer moet ik de kunstwerken ophangen?
- Plan het ophangen 1 dag vóór de opening als alle werken en ophangmaterialen aanwezig zijn. Reserveer daarna nog minimaal 2 uur voor verlichting, labels, routeborden en een controle van de zaal.
- Hoeveel drank en hapjes heb ik nodig bij een kunstexpositie?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en ongeveer 4 tot 6 hapjes per persoon. Houd daarnaast koffie, thee en water apart beschikbaar en tel dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf na.
- Wat moet ik controleren voordat de expositie opent?
- Loop 60 tot 90 minuten vóór opening de route, labels, verlichting, garderobe, betaalterminal en werkcondities na. Controleer ook of de ontvangsttafel klaarstaat en of alle huisregels en openingstijden zichtbaar zijn.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!