Eine Kunstausstellung Schritt für Schritt organisieren

Beginne bei einer Kunstausstellung nicht mit der Dekoration, sondern mit Raum, Werken und Ablauf. Reserviere den Saal, bestätige Künstler und Kunstwerke und kläre frühzeitig die Versicherung. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Raumaufteilung und Beschriftung. Am Aufbautag zählen ein geprüfter Zustand der Werke, sichere Transportwege, passende Beleuchtung und ein gut vorbereitetes Empfangsteam. So bleibt am Eröffnungstag Zeit für Besucher statt für letzte Reparaturen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Veranstaltungsort und Saal reservieren
2
Künstler und Werke bestätigen
2 Personen
3
Ausstellungsversicherung prüfen
4
Einladungen erstellen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Programm und Öffnungszeiten veröffentlichen
9
Liste der Kunstwerke prüfen
2 Personen
10
Raumaufteilung ausarbeiten
2 Personen
11
Werbeetiketten und Preislisten erstellen
12
Wege- und Hausordnungsschilder erstellen
13
Catering und Getränke einkaufen
2 Personen
14
Kunstwerke sicher transportieren
3 Personen
15
Kunstwerke auf Zustand prüfen
2 Personen
16
Saal reinigen
2 Personen
17
Kunstwerke aufhängen
3 Personen
18
Skulpturen und Sockel aufstellen
3 Personen
19
Beleuchtung auf Kunstwerke richten
2 Personen
20
Etiketten und Wegweiser anbringen
2 Personen
21
Empfangs- und Garderobentisch aufstellen
2 Personen
22
Getränke kalt stellen
2 Personen
23
Snacks vorbereiten
3 Personen
24
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
25
Briefing für das Empfangsteam geben

Event

26
Besucher empfangen und registrieren
3 Personen
27
Garderobe verwalten
28
Künstler und Eingeladene begleiten
2 Personen
29
Eröffnungsrede halten
2 Personen
30
Führungen begleiten
2 Personen
31
Snacks und Getränke servieren
3 Personen
32
Getränke und Snacks auffüllen
2 Personen
33
Galerieraum kontrollieren
2 Personen
34
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

35
Kunstwerke sicher verpacken
3 Personen
36
Kunstwerke zurückgeben
3 Personen
37
Möbel abbauen
2 Personen
38
Dekoration und Wegweiser entfernen
2 Personen
39
Geschirr und Geräte reinigen
2 Personen
40
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
41
Saal und Toiletten reinigen
2 Personen
42
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

EmpfangstischeAnz. 2
Hohe StehtischeAnz. 6
StühleAnz. 24
GarderobenständerAnz. 2
PodesteAnz. 8
AbsperrpfostenAnz. 6

Ausstattung

Laptop
Drucker
Kartenterminal
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Dekoration

Gerahmte InfotafelnAnz. 6
TischdeckenAnz. 8
KunstblumenarrangementsAnz. 6
NamensschildhalterAnz. 10
GarderobennummernAnz. 100

Kunstmaterial

AufhängeschienenAnz. 20
AufhängehakenAnz. 40
StahlseileAnz. 40
WanddübelAnz. 50
SchraubenAnz. 100
LuftpolsterfolieAnz. 2
UmzugsdeckenAnz. 12
ArbeitshandschuheAnz. 6
MessbänderAnz. 2
WasserwaagenAnz. 2
AkkuschrauberAnz. 2
AbdeckbandAnz. 6
KabelbinderAnz. 100

Geschirr

WeingläserAnz. 100
WassergläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 60
UntertassenAnz. 60
TortenplattenAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
KaraffenAnz. 8

Catering

Einkäufe
Kühlboxen mit KühlelementenAnz. 3
GetränkespenderAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4

Registrierung

Gästebuch
StifteAnz. 12
NamensaufkleberAnz. 100
GarderobenmarkenAnz. 100
QR-Code-KartenAnz. 20

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
Besen und KehrblechAnz. 2
Sanitäre HandschuheAnz. 4

Sicherheit

Rutschfeste MattenAnz. 4
KabelkanäleAnz. 10
WarnschilderAnz. 4

Tipps

Lege die Raumaufteilung fest, bevor du Aufhängeschienen, Haken und Podeste montierst. Miss Wände und Abstände aus und markiere die Positionen, damit die Werke später nicht mehrfach umgehängt werden müssen.
Prüfe jedes Kunstwerk direkt nach dem Transport auf Schäden und dokumentiere den Zustand mit Fotos. Für empfindliche Arbeiten solltest du Luftpolsterfolie, Umzugsdecken und Arbeitshandschuhe bereits beim Einladen bereithalten.
Erstelle Preislisten, Werkschilder und Wegweiser spätestens einige Tage vor der Eröffnung. Neben Titel und Preis gehören auch klare Hinweise zu Ein- und Ausgang, Garderobe sowie Hausordnung an gut sichtbare Stellen.
Plane die Beleuchtung erst nach der Hängung endgültig ein. Richte LED-Spots auf die einzelnen Werke und prüfe mit Verlängerungskabeln, ob keine Stolperstellen in Besucherwegen entstehen.
Briefe das Empfangsteam vor dem Einlass mindestens 30 Minuten lang. Kläre dabei Anmeldungen, Ernährungswünsche, Garderobennummern, Kartenzahlung und den Umgang mit Fragen zu Preisen oder Verkäufen.

Häufige Fragen

Wie lange dauert der Aufbau einer Kunstausstellung?: Für eine Ausstellung mit mehreren Wänden und Skulpturen solltest du mindestens 4 bis 6 Stunden Aufbauzeit einplanen. Rechne zusätzlich 60 Minuten für Licht, Beschriftungen und die Kontrolle der Besucherwege ein.
Wann sollte man die Einladungen für eine Kunstausstellung verschicken?: Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vor der Eröffnung. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 7 Tage vorher, damit Catering, Sitzplätze und das Empfangsteam geplant werden können.
Wie viele Getränke braucht man für eine Kunstausstellung?: Plane für den Empfang etwa 2 bis 3 Getränke pro Person in der ersten Stunde und zusätzlich Wasser ein. Kaufe Kaffee und Tee so ein, dass pro erwarteter Person mindestens eine Tasse möglich ist.
Wann muss die Ausstellungsversicherung geprüft werden?: Kläre die Versicherung spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Transport der Kunstwerke. Prüfe dabei ausdrücklich Transport, Lagerung, Aufbau und die Dauer der Ausstellung, nicht nur den Empfangstag.

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