Organiser une exposition d’art, étape par étape

Une exposition d’art se prépare d’abord sur papier, puis dans la salle. Commencez par réserver le lieu, confirmer les artistes et les œuvres, et vérifier l’assurance avant d’envoyer les invitations. Ensuite, fixez les horaires, le programme et la circulation du public. Les derniers jours servent surtout à transporter les œuvres, contrôler leur état, installer l’éclairage et préparer l’accueil.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu et la salle
2
Confirmer les artistes et les œuvres
2 personnes
3
Vérifier l’assurance de l’exposition
4
Rédiger les invitations
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Publier le programme et les horaires d’ouverture
9
Vérifier la liste des œuvres
2 personnes
10
Élaborer la répartition de la salle
2 personnes
11
Créer les étiquettes de travail et les listes de prix
12
Créer des panneaux d’itinéraire et de consignes
13
Acheter le catering et les boissons
2 personnes
14
Transporter les œuvres d'art en toute sécurité
3 personnes
15
Contrôler l’état des œuvres
2 personnes
16
Nettoyer la salle
2 personnes
17
Accrocher les œuvres
3 personnes
18
Installer les sculptures et les socles
3 personnes
19
Diriger l’éclairage sur les œuvres d’art
2 personnes
20
Placer les étiquettes et les panneaux indicateurs
2 personnes
21
Mettre en place la table d’accueil et de vestiaire
2 personnes
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Préparer le café et le thé
2 personnes
25
Faire le briefing de l’équipe d’accueil

Événement

26
Accueillir et enregistrer les visiteurs
3 personnes
27
Gérer le vestiaire
28
Accompagner les artistes et les invités
2 personnes
29
Faire le discours d’ouverture
2 personnes
30
Accompagner les visites guidées
2 personnes
31
Servir les snacks et les boissons
3 personnes
32
Réapprovisionner les boissons et les encas
2 personnes
33
Vérifier l’espace de la galerie
2 personnes
34
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

35
Emballer les œuvres d’art en toute sécurité
3 personnes
36
Renvoyer les œuvres d'art
3 personnes
37
Démonter le mobilier
2 personnes
38
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
39
Nettoyer la vaisselle et l’équipement
2 personnes
40
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
41
Nettoyer la salle et les toilettes
2 personnes
42
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 2
Tables hautesqté 6
Chaisesqté 24
Portantsqté 2
Soclesqté 8
Poteaux de balisageqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Terminal de paiement
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Éclairage d’ambianceqté 4

Décoration

Panneaux d'information encadrésqté 6
Nappesqté 8
Compositions florales artificiellesqté 6
Porte-nomsqté 10
Numéros de vestiaireqté 100

Matériel d’art

Rails de suspensionqté 20
Crochets de suspensionqté 40
Câbles en acierqté 40
Prises muralesqté 50
Visqté 100
Film à bullesqté 2
Couvertures de déménagementqté 12
Gants de travailqté 6
Mètres rubansqté 2
Niveaux à bulleqté 2
Perceuses-visseuses sans filqté 2
Ruban de masquageqté 6
Attaches-câblesqté 100

Vaisselle

Verres à vinqté 100
Verres à eauqté 100
Tasses à caféqté 60
Sous-tassesqté 60
Assiettes à pâtisserieqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Carafesqté 8

Catering

Courses
Glacières avec accumulateurs de froidqté 3
Distributeurs de boissonsqté 4
Thermosqté 6
Tire-bouchonsqté 4

Inscription

Livre d’or
Stylosqté 12
Étiquettes nominativesqté 100
Jetons de vestiaireqté 100
Cartes QR codeqté 20

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Balai et pelleqté 2
Gants sanitairesqté 4

Sécurité

Tapis antidérapantsqté 4
Goulottes de câblesqté 10
Panneaux d'avertissementqté 4

Conseils

Bloquez le lieu et la salle avant de communiquer une date : vérifiez aussi les horaires d’accès nécessaires pour le transport, l’accrochage et le démontage. Une journée d’exposition ne suffit généralement pas pour tout installer.
Finalisez la liste des œuvres avant d’imprimer les étiquettes et les listes de prix. Prévoyez une vérification sur place, car une œuvre remplacée ou déplacée rend rapidement les informations obsolètes.
Transportez les œuvres avec du film à bulles, des couvertures de déménagement et des gants de travail. Contrôlez l’état de chaque pièce à l’arrivée et notez immédiatement toute marque ou détérioration.
Faites un plan de salle avant l’accrochage : gardez des passages dégagés et testez l’éclairage LED sur les œuvres. Les rallonges et multiprises doivent être installées avant la mise en place finale du public.
Briefez l’équipe d’accueil le jour de l’ouverture, au moins 30 minutes avant l’arrivée des visiteurs. Donnez-lui les horaires, le programme, les consignes, le fonctionnement du vestiaire et la procédure d’encaissement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une exposition d’art ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour réserver la salle, confirmer les artistes, vérifier l’assurance, préparer les invitations et organiser le programme. Gardez les derniers 2 jours pour l’installation et les contrôles sur place.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une exposition ?: Envoyez une première invitation environ 3 semaines avant l’ouverture, puis un rappel 3 à 5 jours avant. Ce délai laisse le temps de traiter les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires.
Comment préparer l’accrochage d’une exposition ?: Élaborez la répartition de la salle au moins 1 semaine avant, puis installez les rails, crochets et câbles avant de positionner les œuvres. Réservez plusieurs heures le jour précédent pour l’accrochage, l’éclairage, les étiquettes et les panneaux.
Que faut-il vérifier avant l’ouverture d’une exposition d’art ?: Le jour même, contrôlez les œuvres, les horaires affichés, la signalétique, le vestiaire, le terminal de paiement et les boissons. Faites le briefing de l’accueil 30 minutes avant l’arrivée des visiteurs et gardez une personne disponible pour les imprévus.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.