Checklist voor een kunstexpositie organiseren

Een kunstexpositie organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst leg je ruimte, datum en deelnemers vast, daarna verzamel je alle informatie over de werken. Plan vervolgens publiciteit, aanmeldingen, catering en transport. In de laatste dagen draait alles om registratie, schoonmaak, techniek en een veilige presentatie. Met deze checklist houd je overzicht over 61 taken en 80 benodigdheden, van schilderijhaken en labels tot ledspots, kabelbruggen en een presentatiescherm.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Expositieruimte reserveren
Expositiedatum bevestigen
Kunstenaars uitnodigen
Kunstwerken inventariseren
2 personen
Kunstenaarsgegevens verzamelen
Werkbeschrijvingen verzamelen
Prijsinformatie verzamelen
Expositieplattegrond maken
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
Publiciteitstekst schrijven
Expositie online publiceren
Lokale publiciteit verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Kunsttransport afstemmen
2 personen
Openingsspreker bevestigen
Verzekeringsafspraken controleren
Technische ruimte controleren
2 personen
Kunstwerken ontvangen
3 personen
Kunstwerken registreren
2 personen
Zaal grondig schoonmaken
3 personen
Wanden en ophangpunten meten
2 personen
Kunstwerken ophangen
4 personen
Sculpturen plaatsen
3 personen
Bijschriften bevestigen
2 personen
Routebordjes ophangen
2 personen
Verlichting afstellen
2 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Naamstickers klaarleggen
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen

Event

Deuren openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
2 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Openingswoord verzorgen
Kunstenaars introduceren
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Galerieruimte controleren
2 personen
Afval tussentijds verwijderen
Verkoopinformatie bijwerken
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Kunstwerken beveiligen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Kunstwerken demonteren
4 personen
Kunstwerken verpakken
3 personen
Kunstwerken retourneren
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Afval volledig afvoeren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restvoorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Krukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 6
Scheidingspanelenaantal 4

Presentatie

Expositiewandenaantal 8
Sokkelsaantal 6
Vitrinesaantal 3
Ophangrailsaantal 12
Schilderijhakenaantal 40
Staalkabelsaantal 40
Wandpluggenaantal 40
Schroevenaantal 40
Tafelezelsaantal 10
Kunstwerklabelsaantal 40
Informatiebordenaantal 8
Bewegwijzeringsbordenaantal 10
Kunstenaarskaartjesaantal 40
Prijslijstenaantal 10
Beschermfolieaantal 2

Apparatuur

Ledspotsaantal 16
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelbruggenaantal 6
Accuboormachinesaantal 2
Waterpassenaantal 2
Laddersaantal 2
Handtransportwagensaantal 2
Presentatiescherm
Laptop
Microfoon
Microfoonstandaard

Servies

Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Schotelsaantal 60
Dessertbordjesaantal 100
Vorkjesaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Karaffenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Dienbladenaantal 6
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2

Registratie

Inschrijfformulierenaantal 100
Naamstickersaantal 100
Balpennenaantal 20
Bezoekersboekaantal 2
Klembordenaantal 4
Kassabox
Wisselgeldbakje
Pinapparaat

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 6
Wit papieraantal 2
Zwarte markersaantal 10
Dubbelzijdige tapeaantal 4
Schilderstapeaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Reserveledlampenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 3
Toiletborstelsaantal 2

Transport

Verhuisdekensaantal 20
Bubbelfolieaantal 2
Verhuisdozenaantal 20
Spanbandenaantal 8
Etikettenaantal 100

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk enkele weken voor de opening de expositieruimte, datum en kunstenaars vast. Vraag daarna direct werkbeschrijvingen, kunstenaarsgegevens en prijsinformatie op; zonder die gegevens blijven labels, kunstenaarskaartjes en prijslijsten liggen.
Maak de plattegrond voordat je ophangrails, expositiewanden, sokkels en vitrines plaatst. Meet alle wanden en ophangpunten na en reserveer ladders, waterpassen, accuboormachines en handtransportwagens voor de opbouw.
Plan kunsttransport met een tijdvenster voor ontvangst en registreer elk werk zodra het binnenkomt. Gebruik beschermfolie tijdens het verplaatsen en controleer vooraf de verzekeringsafspraken, zodat schade niet pas tijdens de opening wordt ontdekt.
Verstuur uitnodigingen pas nadat datum, locatie, openingsspreker en aanmeldwijze definitief zijn. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef de cateraar het definitieve aantal gasten uiterlijk enkele dagen voor de opening door.
Test verlichting en presentatie minimaal één dag vooraf. Controleer ledspots, verlengsnoeren, stekkerdozen en kabelbruggen, en plaats bewegwijzeringsborden, informatieborden, kunstwerklabels en prijslijsten voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstexpositie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de opening. In die periode kun je de ruimte en datum vastleggen, kunstenaars uitnodigen, werken inventariseren, publiciteit regelen en transport afstemmen.
Wanneer moeten de kunstwerken binnen zijn voor een expositie?: Laat kunstwerken uiterlijk 1 tot 2 dagen voor de opening ontvangen en registreren. Zo houd je tijd over om labels te maken, de plattegrond aan te passen en beschadigingen of ontbrekende onderdelen op te merken.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kunstexpositie op te hangen?: Reken voor een gemiddelde zaal minimaal 4 tot 8 uur met twee personen, afhankelijk van het aantal werken. Plan daarna nog minstens 1 uur voor verlichting, informatieborden, prijslijsten en een laatste controle.
Wanneer regel je catering voor een kunstexpositie?: Reserveer de catering zodra datum, locatie en verwacht bezoekersaantal bekend zijn, bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve aantal gasten uiterlijk enkele dagen voor de opening door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.