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Kunstausstellung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Kunstausstellung steht und fällt mit genauer Planung: vom reservierten Ausstellungsraum über die Künstlerdaten bis zur Hängung jedes einzelnen Werks. Beginne mehrere Wochen vor dem Termin mit Raum, Datum, Einladungen und Transport. Kurz vor der Eröffnung zählen Inventar, Beschriftungen, Licht, Versicherung und ein sauberer Aufbau. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung und zeigt, was häufig zu spät geklärt wird.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ausstellungsraum reservieren

  • Ausstellungsdatum bestätigen

  • Künstler einladen

  • Kunstwerke inventarisieren

    2 Personen

  • Künstlerinformationen sammeln

  • Arbeitsbeschreibungen sammeln

  • Preisinformationen sammeln

  • Ausstellungsplan erstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

  • Werbetext schreiben

  • Ausstellung online veröffentlichen

  • Lokale Werbung verteilen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering reservieren

  • Kunsttransport abstimmen

    2 Personen

  • Eröffnungsredner bestätigen

  • Versicherungsvereinbarungen prüfen

  • Technikraum kontrollieren

    2 Personen

  • Kunstwerke entgegennehmen

    3 Personen

  • Kunstwerke registrieren

    2 Personen

  • Saal gründlich reinigen

    3 Personen

  • Wände und Aufhängepunkte messen

    2 Personen

  • Kunstwerke aufhängen

    4 Personen

  • Skulpturen aufstellen

    3 Personen

  • Beschriftungen anbringen

    2 Personen

  • Wegweiser aufhängen

    2 Personen

  • Beleuchtung einstellen

    2 Personen

  • Infotisch einrichten

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

    2 Personen

  • Namensaufkleber bereitlegen

  • Sicherheitsrunde durchführen

    2 Personen

Event

  • Türen öffnen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    2 Personen

  • Anmeldungen erfassen

    2 Personen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Künstler vorstellen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

  • Galerieraum kontrollieren

    2 Personen

  • Abfall zwischendurch entfernen

  • Verkaufsinformationen aktualisieren

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kunstwerke sichern

    2 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Kunstwerke abbauen

    4 Personen

  • Kunstwerke verpacken

    3 Personen

  • Kunstwerke zurückgeben

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Abfall vollständig entsorgen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 40
  • StehtischeAnz. 6
  • HockerAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 6
  • TrennwändeAnz. 4

Präsentation

  • AusstellungswändeAnz. 8
  • PodesteAnz. 6
  • VitrinenAnz. 3
  • AufhängeschienenAnz. 12
  • BilderhakenAnz. 40
  • StahlseileAnz. 40
  • WanddübelAnz. 40
  • SchraubenAnz. 40
  • TischaufstellerAnz. 10
  • Kunstwerk-EtikettenAnz. 40
  • InfotafelnAnz. 8
  • WegweiserAnz. 10
  • KünstlerschilderAnz. 40
  • PreislisteAnz. 10
  • SchutzfolieAnz. 2

Ausstattung

  • LED-SpotsAnz. 16
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelbrückenAnz. 6
  • AkkuschrauberAnz. 2
  • WasserwaagenAnz. 2
  • LeiternAnz. 2
  • HandtransportwagenAnz. 2
  • Präsentationsbildschirm
  • Laptop
  • Mikrofon
  • Mikrofonständer

Geschirr

  • GläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 60
  • ServierplattenAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 12
  • KaraffenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • TablettsAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • KüchenmesserAnz. 2
  • ZangenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2

Registrierung

  • AnmeldeformulareAnz. 100
  • NamensaufkleberAnz. 100
  • KugelschreiberAnz. 20
  • BesucherbuchAnz. 2
  • KlemmbretterAnz. 4
  • Kassabox
  • Wechselgeldkasten
  • Kartenterminal

Dekoration

  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • TischdekorationAnz. 6
  • Weißes PapierAnz. 2
  • Schwarze MarkerAnz. 10
  • Doppelseitiges KlebebandAnz. 4
  • AbdeckbandAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • Ersatz-LED-LampenAnz. 10

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 20
  • HandfegerAnz. 3
  • ToilettenbürstenAnz. 2

Transport

  • UmzugsdeckenAnz. 20
  • LuftpolsterfolieAnz. 2
  • UmzugskartonsAnz. 20
  • SpanngurteAnz. 8
  • EtikettenAnz. 100

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Raum und Datum zuerst, idealerweise mindestens 8 Wochen vor der Ausstellung. Kläre dabei auch Zugangszeiten, Technikraum, Aufhängepunkte und die Reinigung vor dem Aufbau.
  • Fordere Künstlerdaten, Werkbeschreibungen und Preise gesammelt an, statt sie einzeln nachzufassen. Setze eine feste Frist von 4 Wochen vor der Eröffnung und führe danach eine vollständige Werkinventur.
  • Plane den Kunsttransport nicht erst am Ausstellungstag. Vereinbare Anlieferung, Handtransportwagen und eine geschützte Ablage mindestens 2 Wochen vorher; registriere jedes Werk direkt bei der Annahme.
  • Miss Wände und Aufhängepunkte vor dem Hängeplan aus. Beschrifte Werke mit Etiketten und Preisen, prüfe Wasserwaage, Dübel, Schrauben und Stahlseile und teste die LED-Spots vor dem Aufbau.
  • Schicke Einladungen und veröffentliche den Werbetext früh genug, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche noch bearbeitet werden können. Bestätige Catering und Eröffnungsredner spätestens 7 Tage vor dem Termin.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Kunstausstellung organisieren?
Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vor der Eröffnung. Raum, Datum, Künstler, Versicherung und Transport brauchen meist die längsten Vorlaufzeiten; Einladungen sollten spätestens 4 Wochen vorher verschickt werden.
Wann sollte ich die Kunstwerke für eine Ausstellung inventarisieren?
Erstelle die Inventarliste, sobald die Werke zugesagt sind, und aktualisiere sie bei der Anlieferung. Prüfe spätestens 2 Wochen vor der Eröffnung Titel, Maße, Künstlerdaten, Preise und Zustand jedes Werks.
Wie viele Tage vor der Eröffnung sollte man eine Kunstausstellung aufbauen?
Plane den eigentlichen Aufbau mindestens 1 bis 2 Tage vor der Eröffnung. So bleibt Zeit für Reinigung, Wandmessungen, Hängung, Beschriftungen, Beleuchtung und Korrekturen im Ausstellungsplan.
Wann muss ich Catering und Ernährungswünsche für eine Kunstausstellung klären?
Reserviere das Catering spätestens 2 Wochen vorher und erfasse Ernährungswünsche bis etwa 7 Tage vor der Eröffnung. Gib dem Anbieter danach eine bestätigte Personenzahl und die besonderen Anforderungen weiter.

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