Zo organiseer je een kunstexpositie

Begin niet met de uitnodiging, maar met de ruimte, datum en beschikbare wanden. Daarna leg je vast welke kunstenaars deelnemen, hoeveel werken er komen en welke informatie bezoekers nodig hebben. Plan transport, verzekering en techniek vóór de kunst arriveert. In de laatste week draait alles om registreren, schoonmaken, meten en ophangen. Dit plan helpt je de volgorde bewaken, zodat labels, verlichting en ontvangst niet op de openingsdag nog geregeld moeten worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Expositieruimte reserveren
2
Expositiedatum bevestigen
3
Kunstenaars uitnodigen
4
Kunstwerken inventariseren
2 personen
5
Kunstenaarsgegevens verzamelen
6
Werkbeschrijvingen verzamelen
7
Prijsinformatie verzamelen
8
Expositieplattegrond maken
2 personen
9
Uitnodigingen ontwerpen
10
Uitnodigingen versturen
11
Publiciteitstekst schrijven
12
Expositie online publiceren
13
Lokale publiciteit verspreiden
2 personen
14
Aanmeldingen verwerken
15
Dieetwensen verzamelen
16
Catering reserveren
17
Kunsttransport afstemmen
2 personen
18
Openingsspreker bevestigen
19
Verzekeringsafspraken controleren
20
Technische ruimte controleren
2 personen
21
Kunstwerken ontvangen
3 personen
22
Kunstwerken registreren
2 personen
23
Zaal grondig schoonmaken
3 personen
24
Wanden en ophangpunten meten
2 personen
25
Kunstwerken ophangen
4 personen
26
Sculpturen plaatsen
3 personen
27
Bijschriften bevestigen
2 personen
28
Routebordjes ophangen
2 personen
29
Verlichting afstellen
2 personen
30
Informatietafel inrichten
2 personen
31
Catering klaarzetten
3 personen
32
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Registratietafel klaarzetten
2 personen
35
Naamstickers klaarleggen
36
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen

Event

37
Deuren openen
2 personen
38
Bezoekers ontvangen
2 personen
39
Aanmeldingen registreren
2 personen
40
Bezoekers informeren
2 personen
41
Openingswoord verzorgen
42
Kunstenaars introduceren
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Koffie en thee bijvullen
46
Galerieruimte controleren
2 personen
47
Afval tussentijds verwijderen
48
Verkoopinformatie bijwerken
49
Laatste bezoekers informeren
2 personen
50
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

51
Kunstwerken beveiligen
2 personen
52
Catering opruimen
3 personen
53
Servies afwassen
2 personen
54
Meubilair terugplaatsen
3 personen
55
Kunstwerken demonteren
4 personen
56
Kunstwerken verpakken
3 personen
57
Kunstwerken retourneren
3 personen
58
Zaal schoonmaken
3 personen
59
Afval volledig afvoeren
2 personen
60
Geleende spullen retourneren
2 personen
61
Restvoorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Krukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 6
Scheidingspanelenaantal 4

Presentatie

Expositiewandenaantal 8
Sokkelsaantal 6
Vitrinesaantal 3
Ophangrailsaantal 12
Schilderijhakenaantal 40
Staalkabelsaantal 40
Wandpluggenaantal 40
Schroevenaantal 40
Tafelezelsaantal 10
Kunstwerklabelsaantal 40
Informatiebordenaantal 8
Bewegwijzeringsbordenaantal 10
Kunstenaarskaartjesaantal 40
Prijslijstenaantal 10
Beschermfolieaantal 2

Apparatuur

Ledspotsaantal 16
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelbruggenaantal 6
Accuboormachinesaantal 2
Waterpassenaantal 2
Laddersaantal 2
Handtransportwagensaantal 2
Presentatiescherm
Laptop
Microfoon
Microfoonstandaard

Servies

Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Schotelsaantal 60
Dessertbordjesaantal 100
Vorkjesaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Karaffenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Dienbladenaantal 6
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2

Registratie

Inschrijfformulierenaantal 100
Naamstickersaantal 100
Balpennenaantal 20
Bezoekersboekaantal 2
Klembordenaantal 4
Kassabox
Wisselgeldbakje
Pinapparaat

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 6
Wit papieraantal 2
Zwarte markersaantal 10
Dubbelzijdige tapeaantal 4
Schilderstapeaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Reserveledlampenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 3
Toiletborstelsaantal 2

Transport

Verhuisdekensaantal 20
Bubbelfolieaantal 2
Verhuisdozenaantal 20
Spanbandenaantal 8
Etikettenaantal 100

Catering

Boodschappen

Tips

Maak direct na het reserveren van de ruimte een plattegrond met wanden, doorgangen, deuren en stroompunten. Meet ophangpunten na en bepaal waar expositiewanden, sokkels, vitrines en statafels komen voordat je materiaal bestelt.
Verzamel per kunstwerk één complete set gegevens: kunstenaar, titel, materiaal, afmetingen en prijsinformatie. Maak de kunstwerklabels en prijslijsten pas definitief nadat alle 61 taakonderdelen en wijzigingen zijn verwerkt.
Plan kunsttransport met een ontvangstvenster en registreer elk werk bij aankomst. Gebruik beschermfolie en een handtransportwagen; noteer ontbrekende of beschadigde werken vóór ze de expositieruimte in gaan.
Test ledspots, verlengsnoeren, stekkerdozen en kabelbruggen vóór het ophangen. Controleer ook de technische ruimte en laat kabels niet los over looproutes liggen, zeker niet bij de opening met publiek.
Verstuur publiciteit niet pas nadat de zaal klaar is. Zet de expositie online en verspreid lokale publiciteit zodra datum, openingstijden, locatie en deelnemers vaststaan; verwerk aanmeldingen en dieetwensen daarna in de cateringplanning.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een kunstexpositie?: Reserveer de ruimte en bevestig de datum bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Gebruik de eerste weken voor kunstenaars, werkgegevens, plattegrond en publiciteit; plan transport en ophanging in de laatste 7 dagen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kunstexpositie op te hangen?: Reken voor een kleine expositie op minimaal 4 uur en voor een grotere presentatie op een volledige opbouwdag. Meet wanden vooraf en reserveer extra tijd voor labels, verlichting, kabels en het corrigeren van de indeling.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een kunstexpositie?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken vóór de opening. Stuur uiterlijk 7 dagen vooraf een herinnering, zodat je aanmeldingen, stoelen, statafels en catering beter kunt afstemmen.
Hoe registreer je kunstwerken bij ontvangst?: Controleer elk werk meteen op titel, kunstenaar, afmetingen en zichtbare schade en geef het een registratienummer. Plan deze controle binnen 24 uur na levering, vóór het werk wordt opgehangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.