Kunstexpositie organiseren: checklist en planning
Een kunstexpositie organiseren vraagt meer dan werken ophangen en bezoekers uitnodigen. Je regelt tegelijk de kunstenaars, locatie, inventaris, transport, verzekering, presentatie en ontvangst. Werk daarom terug vanaf de openingsdatum en leg eerst de locatie, openingstijden en deelnemers vast. Daarna volgen de plattegrond, teksten, labels, uitnodigingen en praktische voorzieningen zoals verlichting, garderobe en catering.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Expositiedatum vastleggen
Locatie reserveren
Openingstijden bevestigen
Deelnemende kunstenaars bevestigen
Kunstwerken inventariseren
2 personen
Kunstwerken transporteren
2 personen
Kunstwerken verzekeren
Expositieplattegrond maken
Kunstenaarsinformatie verzamelen
Werkbeschrijvingen schrijven
Prijs- en titellijst opstellen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Promotie online plaatsen
Programmabord maken
Route- en parkeerinformatie delen
Boodschappen doen
2 personen
Kunstwerken controleren
2 personen
Labels afdrukken
Locatie schoonmaken
2 personen
Kunstwerken uitladen
3 personen
Wanden en plinten plaatsen
3 personen
Kunstwerken ophangen
3 personen
Labels bijwerken
2 personen
Verlichting afstellen
2 personen
Entree en garderobe inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
Veiligheidsrondes uitvoeren
2 personen
Event
Bezoekers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
Openingswoord verzorgen
Kunstenaars introduceren
Rondleidingen begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Kunstwerken bewaken
2 personen
Garderobe beheren
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Kunstwerken veilig verpakken
3 personen
Kunstwerken retourneren
2 personen
Meubilair afbreken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 50
- Plintenaantal 8
- Kledingrek
- Garderobehangersaantal 60
- Afzetpalenaantal 6
Apparatuur
- LED-spotsaantal 8
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Kabelgotenaantal 12
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
Servies
- Wijnglazenaantal 60
- Waterglazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 30
- Bordenaantal 60
- Vorkenaantal 60
- Tangenaantal 4
- Kannenaantal 4
Decoratie
- Ingelijste postersaantal 4
- Bloemstukkenaantal 6
- Tafelkledenaantal 6
- Welkomstbord
- Programma-overzicht
- Garderobebord
- Guestbook
- Naamkaartjesaantal 60
Keuken
- Koffiezetapparaat
- Waterkoker
- Koelboxenaantal 3
- Snijplankenaantal 2
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerschalenaantal 8
- Broodmessenaantal 2
- Opscheplepelsaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Flessenopenersaantal 3
- Dienbladenaantal 4
- Koelelementenaantal 12
Verlichting
- Batterijlantaarnsaantal 4
Schoonmaak
- Stoffer en blikaantal 2
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 4
- Microvezeldoekenaantal 12
- Afvalbakkenaantal 4
- Papieren handdoekhouderaantal 2
Kantoor
- Prikbordaantal 2
- Inschrijfformulierenaantal 80
- Pennenaantal 12
- Kleefgumaantal 4
- Dubbelzijdige tapeaantal 6
- Schilderstapeaantal 6
- Schaaraantal 4
- Nietmachineaantal 2
- Documentmappenaantal 6
- Prijskaartjesaantal 40
- Kunstenaarslabelsaantal 40
Transport
- Transportdekensaantal 12
- Bubbelfolieaantal 2
- Spanbandenaantal 8
- Steekwagen
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak de expositieplattegrond voordat je wanden, plinten en LED-spots plaatst. Houd per kunstwerk rekening met formaat, kijkafstand en ruimte voor het bijbehorende label.
- Plan het transport niet op de openingsdag. Laat kunstwerken bij voorkeur minimaal één dag eerder uitladen, controleren en verzekeren voordat ze hun plek krijgen.
- Vraag kunstenaarsinformatie, werkbeschrijvingen, titels en prijzen uiterlijk twee tot drie weken voor de opening op. Zo houd je tijd over voor redactie, labels en de prijs- en titellijst.
- Test beamer, projectiescherm, laptop, LED-spots en alle verlengkabels vóór de opbouw. Werk kabels direct weg met kabelgoten en controleer of stekkerdozen veilig liggen.
- Tel servies, tafels, stoelen en garderobehangers op basis van het verwachte bezoekersaantal. Regel dieetwensen en catering uiterlijk één week vooraf; koffie, water en glazen worden anders snel vergeten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kunstexpositie organiseren?
- Begin bij voorkeur acht tot twaalf weken voor de openingsdatum. Reserveer in de eerste twee weken de locatie, bevestig de kunstenaars en maak een eerste inventaris van de kunstwerken.
- Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een kunstexpositie versturen?
- Verstuur uitnodigingen ongeveer drie tot vier weken voor de opening. Vraag aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk één week vooraf op, zodat je catering en zitplaatsen kunt aanpassen.
- Wanneer maak je labels voor een kunstexpositie?
- Maak de definitieve labels nadat titels, kunstenaarsinformatie en prijzen zijn gecontroleerd, meestal vijf tot zeven dagen voor de opening. Druk een reserve-exemplaar af en controleer de labels opnieuw tijdens de opbouw.
- Wanneer moeten kunstwerken naar de expositielocatie?
- Plan het uitladen en controleren minimaal één dag vóór de opening. Dan heb je nog tijd om transportschade vast te leggen, de werken volgens de plattegrond te plaatsen en ontbrekende materialen te regelen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!