Checklist pour organiser une exposition d’art
Une exposition d’art demande de coordonner les artistes, les œuvres, le lieu et l’accueil du public dans le bon ordre. Commence par fixer la date et réserver l’espace, puis confirme les horaires et les participants avant de préparer le plan d’exposition. Les descriptions, les titres, les prix, les invitations et la signalétique doivent être prêts avant l’ouverture. Cette checklist rassemble 52 tâches et 64 fournitures pour suivre la préparation jusqu’au contrôle final des œuvres.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date de l’exposition
Réserver le lieu
Confirmer les horaires d’ouverture
Confirmer les artistes participants
Inventorier les œuvres
2 personnes
Transporter les œuvres d’art
2 personnes
Assurer les œuvres d’art
Créer le plan de l'exposition
Collecter les informations sur les artistes
Rédiger les descriptions de travail
Établir la liste des prix et des titres
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Publier la promotion en ligne
Créer le panneau du programme
Partager les informations sur l'itinéraire et le stationnement
Faire les courses
2 personnes
Contrôler les œuvres
2 personnes
Imprimer les étiquettes
Nettoyer le lieu
2 personnes
Décharger les œuvres d’art
3 personnes
Installer les cloisons et les plinthes
3 personnes
Accrocher les œuvres
3 personnes
Mettre à jour les étiquettes
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
Préparer la table d'inscription
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
Événement
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
Faire le discours d’ouverture
Présenter les artistes
Accompagner les visites guidées
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Surveiller les œuvres d’art
2 personnes
Gérer le vestiaire
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Suivi
Emballer les œuvres d’art en toute sécurité
3 personnes
Renvoyer les œuvres d'art
2 personnes
Démonter le mobilier
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer les objets perdus
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 50
- Plinthesqté 8
- Portant à vêtements
- Cintres de vestiaireqté 60
- Poteaux de balisageqté 6
Équipement
- Projecteurs LEDqté 8
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
- Goulottes de câblesqté 12
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
Vaisselle
- Verres à vinqté 60
- Verres à eauqté 60
- Tasses à caféqté 30
- Assiettesqté 60
- Fourchettesqté 60
- Pincesqté 4
- Carafesqté 4
Décoration
- Affiches encadréesqté 4
- Compositions floralesqté 6
- Nappesqté 6
- Panneau d’accueil
- Aperçu du programme
- Panneau de vestiaire
- Livre d’or
- Badges nominatifsqté 60
Cuisine
- Machine à café
- Bouilloire
- Glacièresqté 3
- Planches à découperqté 2
- Plateaux de serviceqté 8
- Plateaux de serviceqté 8
- Couteaux à painqté 2
- Louchesqté 4
- Thermosqté 4
- Tire-bouchonsqté 3
- Plateauxqté 4
- Pains de glaceqté 12
Éclairage
- Lampes à pilesqté 4
Nettoyage
- Balayette et pelleqté 2
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Gants de nettoyageqté 4
- Chiffons microfibresqté 12
- Poubellesqté 4
- Distributeur d’essuie-toutqté 2
Bureau
- Panneau d’affichageqté 2
- Formulaires d'inscriptionqté 80
- Stylosqté 12
- Pâte adhésiveqté 4
- Ruban adhésif double faceqté 6
- Ruban de masquageqté 6
- Ciseauxqté 4
- Agrafeuseqté 2
- Classeurs de documentsqté 6
- Étiquettes de prixqté 40
- Étiquettes des artistesqté 40
Transport
- Couvertures de transportqté 12
- Film à bullesqté 2
- Sangles d'arrimageqté 8
- Diable
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque le lieu et ses horaires avant d’annoncer l’exposition : vérifie aussi le temps disponible pour décharger, installer les cloisons et les plinthes, puis nettoyer l’espace.
- Demande aux artistes les titres, descriptions et informations biographiques assez tôt pour imprimer les étiquettes sans travailler dans l’urgence. Prévois un contrôle final des œuvres après leur arrivée.
- Organise le transport et l’assurance séparément : note qui apporte chaque œuvre, à quelle heure et dans quelles conditions elle doit être manipulée. Un inventaire signé réduit les oublis au déchargement.
- Prépare le parcours du public avant de disposer les tables, les chaises et les projecteurs LED. Teste les rallonges, multiprises et goulottes de câbles avant l’arrivée des visiteurs.
- Pour l’accueil, compte les inscriptions, les besoins alimentaires et le nombre de verres, tasses et assiettes au moins une semaine avant. Installe aussi le panneau d’accueil, le programme, les badges nominatifs et le livre d’or avant l’ouverture.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une exposition d’art ?
- Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu et les artistes, inventorier les œuvres, organiser le transport et préparer les supports imprimés. Ajoute une semaine de marge pour les changements de dernière minute.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour une exposition ?
- Envoie une première invitation 3 à 4 semaines avant l’ouverture, puis un rappel 5 à 7 jours avant. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires.
- Quand imprimer les étiquettes des œuvres ?
- Imprime les étiquettes après validation des titres, descriptions et prix, idéalement 7 à 10 jours avant l’exposition. Garde quelques jours pour corriger une information ou remplacer une œuvre.
- Que faut-il vérifier le jour du montage d’une exposition ?
- Vérifie l’inventaire, l’état de chaque œuvre, l’éclairage, la stabilité des cloisons et le passage des câbles. Termine ce contrôle au moins 2 heures avant l’ouverture afin de pouvoir corriger un problème.
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