Kunstausstellung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Kunstausstellung steht und fällt mit Details, die Besucher kaum sehen: gesicherte Kunstwerke, klare Beschriftungen, funktionierende Beleuchtung und ein genauer Aufbauplan. Beginnen Sie mehrere Wochen vorher mit Termin, Location und teilnehmenden Künstlern. Danach folgen Inventar, Versicherungen, Einladungen und Catering. Am Ausstellungstag brauchen Sie vor allem Zeit für Kontrolle, Transport, Wandmontage und die letzten Informationen für Gäste.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Ausstellungsdatum festlegen
Location reservieren
Öffnungszeiten bestätigen
Teilnehmende Künstler bestätigen
Kunstwerke inventarisieren
2 Personen
Kunstwerke transportieren
2 Personen
Kunstwerke versichern
Ausstellungsplan erstellen
Künstlerinformationen sammeln
Arbeitsbeschreibungen schreiben
Preis- und Titelliste erstellen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
Werbung online stellen
Programmtafel erstellen
Routen- und Parkinformationen teilen
Einkaufen gehen
2 Personen
Kunstwerke überprüfen
2 Personen
Etiketten drucken
Location reinigen
2 Personen
Kunstwerke ausladen
3 Personen
Wände und Sockelleisten anbringen
3 Personen
Kunstwerke aufhängen
3 Personen
Labels aktualisieren
2 Personen
Beleuchtung einstellen
2 Personen
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
Catering bereitstellen
2 Personen
Registrierungstisch aufbauen
Sicherheitsrunden durchführen
2 Personen

Event

Besucher empfangen
2 Personen
Besucher registrieren
Eröffnungsrede halten
Künstler vorstellen
Führungen begleiten
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Kunstwerke bewachen
2 Personen
Garderobe verwalten
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Kunstwerke sicher verpacken
3 Personen
Kunstwerke zurückgeben
2 Personen
Möbel abbauen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Location reinigen
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundgegenstände bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 6
StühleAnz. 50
SockelleistenAnz. 8
Kleiderständer
GarderobenbügelAnz. 60
AbsperrpfostenAnz. 6

Ausstattung

LED-SpotsAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
KabelkanäleAnz. 12
Laptop
Beamer
Projektionsleinwand

Geschirr

WeingläserAnz. 60
WassergläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 30
TellerAnz. 60
GabelnAnz. 60
ZangenAnz. 4
KannenAnz. 4

Dekoration

Gerahmte PosterAnz. 4
BlumenarrangementsAnz. 6
TischdeckenAnz. 6
Willkommensschild
Programmübersicht
Garderobenschild
Gästebuch
NamensschilderAnz. 60

Küche

Kaffeemaschine
Wasserkocher
KühlboxenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 2
ServierschalenAnz. 8
ServierschalenAnz. 8
BrotmesserAnz. 2
ServierlöffelAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 3
TablettsAnz. 4
KühlelementeAnz. 12

Beleuchtung

BatterielaternenAnz. 4

Reinigung

Handfeger und KehrblechAnz. 2
EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 4
PapierhandtuchspenderAnz. 2

Büro

PinnwandAnz. 2
AnmeldeformulareAnz. 80
StifteAnz. 12
KlebestiftAnz. 4
Doppelseitiges KlebebandAnz. 6
AbdeckbandAnz. 6
SchereAnz. 4
HeftgerätAnz. 2
DokumentenmappenAnz. 6
PreisschilderAnz. 40
KünstlerbeschriftungenAnz. 40

Transport

TransportdeckenAnz. 12
LuftpolsterfolieAnz. 2
SpanngurteAnz. 8
Sackkarre

Catering

Einkäufe

Tipps

Legen Sie Termin und Öffnungszeiten mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Prüfen Sie dabei, wann die Location zugänglich ist und wie viel Aufbauzeit Ihnen tatsächlich bleibt.
Erstellen Sie für jedes Kunstwerk eine Inventarliste mit Titel, Künstler, Zustand und Transportverantwortlichem. Kontrollieren Sie die Liste beim Ausladen erneut, bevor Sie Werke an den vorgesehenen Platz bringen.
Planen Sie die Beleuchtung nicht erst am Ausstellungstag: LED-Spots, Verlängerungskabel und Kabelkanäle müssen zur Raumaufteilung passen. Lassen Sie zusätzlich mindestens 60 Minuten für einen Funktionstest von Licht, Laptop, Beamer und Projektionsleinwand.
Drucken Sie Etiketten, Preis- und Titelliste sowie Programmübersicht spätestens 3 Tage vor der Eröffnung. So bleibt Zeit, Schreibfehler oder Änderungen bei Künstlernamen und Werktiteln zu korrigieren.
Rechnen Sie beim Catering pro Gast mit 2 bis 3 Getränken in der ersten Stunde und erfassen Sie Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher. Gläser, Tassen, Teller und Kannen werden häufig bestellt, aber beim Aufbau zu spät bereitgestellt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kunstausstellung organisieren?: Beginnen Sie idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Ausstellungstermin. Für viele Künstler, Leihwerke oder umfangreiches Catering sind 10 bis 12 Wochen realistischer.
Was muss eine Checkliste für eine Kunstausstellung enthalten?: Sie sollte Termin, Location, Öffnungszeiten, Künstler, Inventar, Transport, Versicherung, Ausstellungsplan und Beschriftung abdecken. Ergänzen Sie Einladungen, Anmeldungen, Catering, Technik, Aufbau, Reinigung und Abbau.
Wann sollte man Einladungen für eine Kunstausstellung verschicken?: Verschicken Sie Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor der Eröffnung. Setzen Sie den Anmeldeschluss auf 7 bis 10 Tage vorher, damit Sie Catering und Sitzplätze anpassen können.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Kunstausstellung?: Planen Sie für einen kleinen Ausstellungsraum mindestens 4 bis 6 Stunden ein. Für Wandmontage, Sockelleisten, Beleuchtung, Beamer, Beschilderung und die abschließende Kontrolle sind 8 Stunden oder mehr sinnvoll.

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