Checklist voor een goed georganiseerde kunstenaarspresentatie
Een kunstenaarspresentatie vraagt meer voorbereiding dan alleen werken ophangen en een spreker uitnodigen. Je regelt tegelijk het programma, de zaalindeling, techniek, catering, presentatiebestanden en het veilig vervoeren van kunstwerken. Begin met datum, locatie en betrokkenen en werk daarna toe naar uitnodigingen, materialen en de opbouw. Deze checklist helpt je om niets te laat te regelen, van dieetwensen en naambadges tot het testen van de beamer en microfoons.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling bevestigen
2 personen
Kunstenaar en presentator bevestigen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotiebeelden voorbereiden
2 personen
Promotie online publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Technische benodigdheden reserveren
2 personen
Drukwerk en naambadges maken
2 personen
Kunstwerken en labels controleren
2 personen
Presentatiebestanden verzamelen
2 personen
Presentatiebestanden testen
2 personen
Cateringbestelling plaatsen
Kunstenaarsteksten afdrukken
2 personen
Routebeschrijving delen
Boodschappen doen
2 personen
Techniek en materialen ophalen
2 personen
Kunstwerken veilig vervoeren
3 personen
Locatie openen
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Zaal leegmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Kunstwerken uitpakken
3 personen
Kunstwerken ophangen
3 personen
Objecten veilig plaatsen
2 personen
Werklabels bevestigen
2 personen
Kunstenaarstekst ophangen
2 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Entree en garderobe inrichten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Microfoon en geluid testen
2 personen
Projectie en presentatie testen
2 personen
Verlichting op kunst richten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Programma doornemen
3 personen
Teambriefing geven
4 personen
Event
Entree bemannen
2 personen
Gasten registreren
2 personen
Gasten verwelkomen
2 personen
Informatiemateriaal uitdelen
Rondleiding begeleiden
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Presentatie aankondigen
Kunstenaarspresentatie begeleiden
3 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Microfoon beheren
Presentatiebeelden bedienen
Gasten naar borrel begeleiden
2 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Koffie en thee bijvullen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Verkoopinformatie verstrekken
Toiletten controleren
Afvalbakken legen
Afscheid nemen van bezoekers
2 personen
Nazorg
Kassa en giften afsluiten
2 personen
Kunstwerken controleren
2 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Overgebleven catering koelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Kunstwerken afbouwen
3 personen
Kunstwerken verpakken
3 personen
Kunstwerken retourneren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Techniek retourneren
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Borg en sleutels afhandelen
Geleende materialen terugbrengen
2 personen
Deelnemersbedankingen versturen
Foto's en bestanden archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 70
- Krukkenaantal 6
- Garderoberekkenaantal 2
- Kledinghangersaantal 80
- Afzetpalenaantal 6
Servies
- Waterglazenaantal 80
- Wijnglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 80
- Gebaksbordjesaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Messenaantal 40
- Lepelsaantal 80
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveerbladenaantal 8
- Schaaltjesaantal 12
- Karaffenaantal 8
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- Microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- HDMI-kabelsaantal 3
- USB-C-adaptersaantal 2
- Presentatieklikker
- Kabelmattenaantal 8
Verlichting
- Richtspotsaantal 8
- Sfeerlampenaantal 6
- Ledlampenaantal 10
Decoratie
- Plantenaantal 8
- Tafelkledenaantal 8
- Fotolijstenaantal 6
- Decoratieve vazenaantal 4
- Bloemstukkenaantal 4
- Pijlbordjesaantal 8
- Kleefhakenaantal 30
- Schilderijhakenaantal 40
- Visdraadaantal 2
- Wit handschoenenaantal 12
- Kunstwerklabelsaantal 40
- Informatiebordenaantal 6
- Programmaboekjesaantal 80
- Naambadgesaantal 20
- Pennenaantal 12
- Gastenboek
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- IJsblokkenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Serveertangenaantal 6
- Maatbekersaantal 2
- Voorraadbakkenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 12
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Handzeepdispensersaantal 3
- Papierhanddoekdispensersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf een controle van de kunstwerken, labels en kunstenaarsteksten. Zo kun je ontbrekende informatie nog opvragen en teksten afdrukken voordat de zaal wordt ingericht.
- Test presentatiebestanden minimaal 1 dag vooraf op de laptop, met de beamer, het projectiescherm en de juiste HDMI-kabel of USB-C-adapter. Controleer ook of de presentatieklikker en het geluid werken.
- Verwerk aanmeldingen en dieetwensen tot uiterlijk 3 dagen voor de presentatie in één overzicht. Gebruik dat aantal om catering, borden, gebaksbordjes, glazen en bestek te berekenen.
- Maak vóór de opbouw een zaalplan met tafels, stoelen, krukken, garderoberekken en afzetpalen. Houd een duidelijke looproute vrij tussen entree, presentatieplek, kunstwerken en catering.
- Regel het vervoer van de kunstwerken en het ophalen van techniek op een vast tijdstip vóór de opening. Noteer wie de locatie opent, leveringen aanneemt en na afloop de zaal leegmaakt; dat wordt anders snel vergeten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kunstenaarspresentatie organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, kunstenaar en presentator. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken voor de presentatie, zodat je aanmeldingen en dieetwensen tijdig kunt verwerken.
- Wanneer moet ik de catering voor een kunstenaarspresentatie bestellen?
- Bereken de hoeveelheden zodra de aanmeldingen sluiten en plaats de bestelling uiterlijk 3 dagen vooraf. Houd daarna een kleine marge aan voor onverwachte gasten en controleer of je voldoende servies en karaffen hebt.
- Wanneer test ik de techniek voor een kunstenaarspresentatie?
- Test de presentatiebestanden en aansluitingen minimaal 1 dag vooraf. Controleer beamer, projectiescherm, laptop, microfoons, luidsprekers, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen opnieuw tijdens de opbouw.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een kunstenaarspresentatie?
- Reserveer minimaal 2 uur voor het leegmaken en inrichten van de zaal, het plaatsen van tafels en stoelen, het aannemen van leveringen en het aansluiten van de techniek. Plan extra tijd als kunstwerken nog moeten worden vervoerd of opgehangen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!