Künstlerpräsentation organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Künstlerpräsentation steht und fällt mit drei Dingen: einem klaren Programm, getesteter Technik und einem sicheren Umgang mit den Kunstwerken. Beginnen Sie mehrere Wochen vorher mit Termin, Raum, Künstlern und Einladungen. Danach folgen Anmeldungen, Catering, Beschriftungen und Präsentationsdateien. Am Veranstaltungstag brauchen Sie einen festen Ablauf für Lieferungen, Aufbau, Technikcheck und den Transport der Werke. Die Checkliste führt Sie Schritt für Schritt durch alle 83 Aufgaben und 70 benötigten Gegenstände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location und Raumaufteilung bestätigen
2 Personen
Künstler und Moderator bestätigen
2 Personen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Promotionsbilder vorbereiten
2 Personen
Werbung online veröffentlichen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Technisches Equipment reservieren
2 Personen
Drucksachen und Namensschilder erstellen
2 Personen
Kunstwerke und Beschriftungen prüfen
2 Personen
Präsentationsdateien zusammentragen
2 Personen
Präsentationsdateien testen
2 Personen
Cateringbestellung aufgeben
Künstlertexte drucken
2 Personen
Wegbeschreibung teilen
Einkaufen gehen
2 Personen
Technik und Materialien abholen
2 Personen
Kunstwerke sicher transportieren
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Lieferungen annehmen
2 Personen
Saal räumen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Kunstwerke auspacken
3 Personen
Kunstwerke aufhängen
3 Personen
Objekte sicher platzieren
2 Personen
Arbeitslabels anbringen
2 Personen
Künstlertext aufhängen
2 Personen
Infotisch einrichten
2 Personen
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Technik anschließen
2 Personen
Mikrofon und Ton testen
2 Personen
Projektion und Präsentation testen
2 Personen
Beleuchtung auf das Kunstwerk richten
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Programm durchgehen
3 Personen
Teambriefing geben
4 Personen

Event

Eingang besetzen
2 Personen
Gäste registrieren
2 Personen
Gäste begrüßen
2 Personen
Informationsmaterial ausgeben
Führung begleiten
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Präsentation ankündigen
Künstlerpräsentation begleiten
3 Personen
Fragerunde moderieren
2 Personen
Mikrofon verwalten
Präsentationsbilder steuern
Gäste zur Feier begleiten
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Verkaufsinformationen bereitstellen
Toiletten kontrollieren
Mülleimer leeren
Verabschiedung der Gäste
2 Personen

Nachbereitung

Kasse und Spenden abschließen
2 Personen
Kunstwerke überprüfen
2 Personen
Technik ausschalten
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Kunstwerke abbauen
3 Personen
Kunstwerke verpacken
3 Personen
Kunstwerke zurückgeben
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Technik zurückbringen
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Kaution und Schlüssel abwickeln
Geliehene Materialien zurückbringen
2 Personen
Teilnehmerdankeschöns versenden
Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
HockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 80
AbsperrpfostenAnz. 6

Geschirr

WassergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 80
TortenplattenAnz. 80
GabelnAnz. 80
MesserAnz. 40
LöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 8
ServiertablettsAnz. 8
SchälchenAnz. 12
KaraffenAnz. 8

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
MikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
HDMI-KabelAnz. 3
USB-C-AdapterAnz. 2
Präsentationsklicker
KabelmattenAnz. 8

Beleuchtung

StrahlerAnz. 8
StimmungsleuchtenAnz. 6
LED-LampenAnz. 10

Dekoration

PflanzenAnz. 8
TischdeckenAnz. 8
BilderrahmenAnz. 6
Dekorative VasenAnz. 4
BlumenarrangementsAnz. 4
WegweiserAnz. 8
KlebehakenAnz. 30
BilderhakenAnz. 40
AngelschnurAnz. 2
Weiße HandschuheAnz. 12
Kunstwerk-EtikettenAnz. 40
InfotafelnAnz. 6
ProgrammhefteAnz. 80
NamensschilderAnz. 20
StifteAnz. 12
Gästebuch

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
EiswürfelAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 6
MessbecherAnz. 2
VorratsboxenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 12
ReinigungshandschuheAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 3
PapierhandtuchspenderAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Legen Sie Programm, Moderation und Raumaufteilung mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin fest. Prüfen Sie dabei auch, ob Beamer, Leinwand, Mikrofone und Lautsprecher sinnvoll platziert werden können.
Testen Sie jede Präsentationsdatei spätestens am Vortag auf dem vorgesehenen Laptop. Nehmen Sie HDMI-Kabel, USB-C-Adapter, Verlängerungskabel und einen Präsentationsklicker als Ersatz mit.
Erfassen Sie Anmeldungen und Ernährungswünsche laufend und berechnen Sie die Cateringmengen spätestens 5 bis 7 Tage vorher. Bestellen Sie Geschirr wie Teller, Gläser, Tassen und Servierbesteck passend zur Gästezahl.
Prüfen Sie Kunstwerke, Beschriftungen und Künstlertexte mindestens 2 Tage vor der Präsentation. Transportieren Sie die Werke erst, wenn Zuständigkeit, Reihenfolge und sicherer Abstellplatz in der Location geklärt sind.
Planen Sie am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden für das Öffnen der Location, Lieferungen, Tisch- und Stuhlaufbau sowie den Technikcheck ein. Halten Sie außerdem Garderobenständer, Absperrpfosten und Kleiderbügel bereit, bevor die Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Künstlerpräsentation planen?: Starten Sie idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Location, Künstlern und Programm. Einladungen und Online-Werbung sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin veröffentlicht werden.
Wann müssen die Präsentationsdateien getestet werden?: Sammeln Sie die Dateien spätestens 1 Woche vorher und testen Sie sie erneut am Vortag auf dem Veranstaltungs-Laptop. So bleibt Zeit, fehlende Schriften, Adapter oder inkompatible Formate zu ersetzen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Künstlerpräsentation?: Rechnen Sie mindestens 2 Stunden für Raum, Mobiliar, Lieferungen und Technik ein. Bei mehreren Kunstwerken oder umfangreicher Präsentationstechnik sind 3 Stunden realistischer.
Wann sollte man das Catering für eine Künstlerpräsentation bestellen?: Geben Sie die Cateringbestellung etwa 5 bis 7 Tage vor dem Termin auf, sobald Anmeldungen und Ernährungswünsche ausreichend erfasst sind. Prüfen Sie die endgültige Gästezahl spätestens 2 Tage vorher.

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