Checklist pour organiser une présentation d’artistes

Une présentation d’artistes demande de coordonner les invités, les œuvres, les artistes et la partie technique sans laisser les détails s’accumuler au dernier moment. Cette checklist réunit les 83 tâches et 70 fournitures du plan, dans l’ordre où elles doivent être préparées. Tu y trouveras notamment le suivi des inscriptions, les besoins alimentaires, les fichiers de présentation, les badges et le transport sécurisé des œuvres. Utilise-la pour avancer étape par étape jusqu’à l’ouverture de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Confirmer l’artiste et l’animateur
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Préparer les images promotionnelles
2 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Réserver le matériel technique
2 personnes
Créer les imprimés et les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier les œuvres d'art et les étiquettes
2 personnes
Rassembler les fichiers de présentation
2 personnes
Tester les fichiers de présentation
2 personnes
Passer la commande traiteur
Imprimer les textes des artistes
2 personnes
Partager l’itinéraire
Faire les courses
2 personnes
Récupérer la technique et le matériel
2 personnes
Transporter les œuvres d'art en toute sécurité
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Vider la salle
3 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Déballer les œuvres d'art
3 personnes
Accrocher les œuvres
3 personnes
Installer les objets en toute sécurité
2 personnes
Fixer les étiquettes de travail
2 personnes
Suspendre le texte de l’artiste
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester le micro et le son
2 personnes
Tester la projection et la présentation
2 personnes
Orienter l’éclairage sur les œuvres
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Passer en revue le programme
3 personnes
Faire le briefing de l’équipe
4 personnes

Événement

Tenir l'entrée
2 personnes
Enregistrer les invités
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Distribuer le matériel d’information
Animer la visite guidée
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Présenter la présentation
Encadrer la présentation de l’artiste
3 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Gérer le micro
Gérer les visuels de présentation
Accompagner les invités vers l’apéritif
2 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Fournir les informations de vente
Vérifier les toilettes
Vider les poubelles
Dire au revoir aux visiteurs
2 personnes

Suivi

Clore la caisse et les dons
2 personnes
Contrôler les œuvres
2 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Refroidir le catering restant
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Démonter les œuvres d’art
3 personnes
Emballer les œuvres d’art
3 personnes
Renvoyer les œuvres d'art
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retourner le matériel technique
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Gérer la caution et les clés
Rendre le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer les remerciements aux participants
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tabouretsqté 6
Portantsqté 2
Cintresqté 80
Poteaux de balisageqté 6

Vaisselle

Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Assiettes à pâtisserieqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 40
Cuillèresqté 80
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Carafesqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs USB-Cqté 2
Cliqueur de présentation
Passe-câblesqté 8

Éclairage

Projecteurs d’accentuationqté 8
Lampes d'ambianceqté 6
Lampes LEDqté 10

Décoration

Plantesqté 8
Nappesqté 8
Cadres photoqté 6
Vases décoratifsqté 4
Compositions floralesqté 4
Panneaux de directionqté 8
Crochets adhésifsqté 30
Crochets pour tableauxqté 40
Fil de pêcheqté 2
Gants blancsqté 12
Étiquettes des œuvresqté 40
Panneaux d'informationqté 6
Brochures du programmeqté 80
Badges nominatifsqté 20
Stylosqté 12
Livre d’or

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Blocs de glaceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 2
Bacs de stockageqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Distributeurs d'essuie-toutqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date, le programme, le lieu et l’agencement au moins 6 semaines à l’avance. Cela laisse le temps de confirmer les artistes, l’animateur, le mobilier et le matériel technique.
Envoie les invitations dès que le programme est arrêté, puis prévois une relance 7 à 10 jours avant l’événement. Traite les inscriptions au fur et à mesure et note les besoins alimentaires de chaque participant.
Teste les fichiers de présentation sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur au moins 48 heures avant. Vérifie aussi les câbles HDMI, les adaptateurs USB-C, les microphones, les haut-parleurs et le cliqueur.
Prépare les textes des artistes, les étiquettes, les badges et l’itinéraire au plus tard la veille. Les œuvres doivent être vérifiées avant leur transport et manipulées avec une protection adaptée.
Le jour J, ouvre la salle au moins 3 heures avant l’arrivée du public. Garde une heure pour recevoir les livraisons, installer les tables et les chaises, tester le son et régler les derniers détails du catering.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une présentation d’artistes ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et les artistes, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de réserver la technique sans urgence.
Quand envoyer les invitations pour une présentation d’artistes ?: Envoie-les dès que la date, le programme et le lieu sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant. Fais une relance 7 à 10 jours avant et fixe une date limite d’inscription au moins 5 jours avant le catering.
Quand tester le matériel audiovisuel ?: Teste le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les microphones et les haut-parleurs au moins 48 heures avant. Refais un contrôle sur place 2 à 3 heures avant l’ouverture, avec les vrais fichiers de présentation.
Quand transporter les œuvres d’art ?: Transporte-les le jour de l’installation ou la veille, selon les contraintes du lieu. Vérifie les œuvres et leurs étiquettes avant le départ, puis prévois au moins 60 minutes sur place pour les déballer et les installer en sécurité.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.