Zo organiseer je een kunstbeurs zonder last-minute chaos

Begin met de deelnemers en de ruimte, niet met de aankleding. Bevestig eerst de kunstenaars, openingstijden en voorwaarden; daarna kun je de standindeling, bezoekersroute en communicatie uitwerken. Verzamel op tijd informatie over kunstwerken, prijzen en dieetwensen, zodat labels, prijskaarten en catering kloppen. Plan de opbouw apart van de publieksuren en test betaalapparatuur, verlichting en bewegwijzering vóór de deuren opengaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden publiceren
2
Deelnemende kunstenaars bevestigen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Online evenementpagina publiceren
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Kunstenaarsinformatie verzamelen
2 personen
8
Kunstwerkenlijst controleren
2 personen
9
Standindeling uitwerken
2 personen
10
Reserveringen maken
11
Cateringbestelling plaatsen
12
Drukwerkbestelling plaatsen
13
Plattegrond voor bezoekers maken
14
Kunstenaarsbriefing versturen
15
Vrijwilligers inplannen
2 personen
16
Betaalwijze voor verkoop bepalen
2 personen
17
Prijskaarten voorbereiden
2 personen
18
Naamkaartjes maken
19
Bewegwijzering ontwerpen
20
Vergunningen en voorwaarden controleren
2 personen
21
Verzekeringsdocumenten klaarleggen
22
Contactlijst afdrukken
23
Kunstenaarslabels afdrukken
2 personen
24
Programmaboekjes afdrukken
2 personen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Catering voorbereiden
3 personen
28
Materialen naar locatie brengen
3 personen
29
Locatie openen
2 personen
30
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
31
Standwanden opstellen
4 personen
32
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
33
Kunstwerken uitladen
4 personen
34
Kunstwerken ophangen
4 personen
35
Sculpturen veilig plaatsen
3 personen
36
Kunstenaarslabels bevestigen
3 personen
37
Verlichting richten
3 personen
38
Decoratie ophangen
2 personen
39
Registratiebalie inrichten
2 personen
40
Betaalapparatuur testen
2 personen
41
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
42
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
43
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
44
Programmaboekjes neerleggen
45
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
46
Openingscontrole uitvoeren
2 personen

Event

47
Bezoekers ontvangen
3 personen
48
Bezoekers registreren
3 personen
49
Programma toelichten
2 personen
50
Kunstenaars begeleiden
2 personen
51
Verkoopregistratie bijhouden
2 personen
52
Koffie en thee serveren
2 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Buffet schoon en aangevuld houden
2 personen
56
Toiletten controleren
57
Afvalbakken legen
58
Foto's van het evenement maken
59
Laatste bezoekers begeleiden
2 personen
60
Verkoopgegevens verzamelen
2 personen
61
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

62
Kunstwerken veilig verpakken
4 personen
63
Kunstwerken uitladen
4 personen
64
Standwanden demonteren
4 personen
65
Meubilair terugplaatsen
3 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Cateringresten opruimen
2 personen
68
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
69
Locatie schoonmaken
3 personen
70
Decoratie verwijderen
2 personen
71
Apparatuur controleren
2 personen
72
Materialen inventariseren
2 personen
73
Geleende materialen retourneren
2 personen
74
Verkoopoverzichten naar kunstenaars sturen
75
Bedankbericht versturen
76
Gevonden voorwerpen afhandelen
77
Foto's archiveren
78
Facturen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standwandenaantal 24
Tafelsaantal 20
Stoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 8
Registratiebalie
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Sculptuur sokkelsaantal 12
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Pinapparatenaantal 4
Tabletsaantal 4
Oplaadkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 8
Gaffer tapeaantal 6
Laddersaantal 2
Gereedschapskoffersaantal 2
Meetlintenaantal 3
Waterpassenaantal 2
Handtrolleysaantal 3

Verlichting

LED-spotsaantal 24
Staande lampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 6
Reserve gloeilampenaantal 12

Decoratie

Kunststof tafelkledenaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Welkomstbord
Naamkaarthoudersaantal 40
Fotolijstenaantal 6
Plantenaantal 10
Draad en hakenaantal 100
Kabelbindersaantal 100

Servies

Glazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Scharenaantal 4
Schenkkanenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Serveerbladenaantal 8

Schoonmaak

Schoonmaaksponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de standindeling zodra de deelnemende kunstenaars bevestigd zijn. Reserveer per stand niet alleen tafel- of wandruimte, maar ook loopruimte en plaats voor sculptuursokkels of verlichting.
Leg verkoop vooraf vast: bepaal of kunstenaars met pinapparaten, tablets of een centrale registratiebalie werken en test elke betaalwijze uiterlijk één dag eerder. Zorg tijdens de beurs voor oplaadkabels en een reserveoplossing.
Vraag kunstenaarsinformatie, kunstwerkenlijsten en prijzen uiterlijk 2 weken voor de beurs op. Gebruik die gegevens voor kunstenaarslabels, prijskaarten, naamkaartjes en het programmaboekje; wijzigingen op de opbouwdag veroorzaken meestal fouten.
Plan de bezoekersroute vanaf de ingang tot de registratiebalie, stands en uitgang. Plaats pijlborden en een welkomstbord vóór de opbouw klaar is en druk de plattegrond ruim vóór de opening af.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst standwanden en tafels, daarna verlichting en labels, en pas als laatste decoratie en catering. Houd minimaal 2 uur vóór opening vrij voor meten, waterpassen, kabels vastzetten en een laatste controle.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kunstbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Bevestig de kunstenaars en ruimte eerst; regel daarna uitnodigingen, aanmeldingen, vergunningen, drukwerk en catering.
Wanneer moet ik de standindeling van een kunstbeurs maken?: Werk de eerste indeling 4 tot 6 weken voor de beurs uit, zodra de deelnemers bekend zijn. Controleer de maten 1 week vooraf opnieuw, zodat tafels, standwanden en sokkels daadwerkelijk passen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een kunstbeurs?: Reken voor een beurs met meerdere stands op minimaal 3 uur opbouw, plus 1 uur voor controle. Test betaalapparatuur, verlichting, bewegwijzering en de bezoekersroute vóór de opening.
Wanneer stuur je de kunstenaarsbriefing voor een kunstbeurs?: Stuur de briefing uiterlijk 7 dagen vooraf en vermeld daarin aankomsttijd, standmaat, laad- en losafspraken, verkoopwijze en contactgegevens. Stuur eventuele laatste wijzigingen nogmaals 24 uur voor de opbouw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.