Cómo organizar una feria de arte sin dejar cabos sueltos

Organizar una feria de arte empieza mucho antes de colocar las primeras obras. Primero fija la fecha y el horario, confirma a los artistas y abre las inscripciones; después convierte esa información en un plano de stands, un programa y un briefing claro. Las incidencias suelen aparecer al final: permisos sin revisar, etiquetas de precios incompletas, pagos sin probar o iluminación insuficiente. Este plan te ayuda a ordenar 78 tareas y 56 elementos por fases, desde la convocatoria hasta el desmontaje.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Publicar la fecha y el horario de apertura
2
Confirmar los artistas participantes
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Publicar la página del evento en línea
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Recopilar información de los artistas
2 personas
8
Comprobar la lista de obras
2 personas
9
Diseñar la distribución de los stands
2 personas
10
Hacer reservas
11
Realizar el pedido de catering
12
Realizar pedido de impresión
13
Crear un mapa para los visitantes
14
Enviar el briefing a los artistas
15
Programar voluntarios
2 personas
16
Determinar el método de pago para la venta
2 personas
17
Preparar las etiquetas de precios
2 personas
18
Hacer tarjetas con nombres
19
Diseñar la señalización
20
Comprobar permisos y condiciones
2 personas
21
Dejar listos los documentos del seguro
22
Imprimir la lista de contactos
23
Imprimir las etiquetas de los artistas
2 personas
24
Imprimir folletos del programa
2 personas
25
Hacer la compra
2 personas
26
Enfriar bebidas
2 personas
27
Preparar el catering
3 personas
28
Llevar materiales al lugar
3 personas
29
Abrir la ubicación
2 personas
30
Realizar el control de seguridad
2 personas
31
Montar los paneles del stand
4 personas
32
Colocar mesas y sillas
4 personas
33
Descargar las obras de arte
4 personas
34
Colgar obras de arte
4 personas
35
Colocar las esculturas de forma segura
3 personas
36
Colocar las etiquetas de los artistas
3 personas
37
Orientar la iluminación
3 personas
38
Colgar la decoración
2 personas
39
Montar el mostrador de registro
2 personas
40
Probar el equipo de pago
2 personas
41
Preparar el buffet de catering
3 personas
42
Preparar café y té
2 personas
43
Colocar la señalización
2 personas
44
Colocar los folletos del programa
45
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
46
Realizar el control de apertura
2 personas

Evento

47
Recibir a los visitantes
3 personas
48
Registrar a los visitantes
3 personas
49
Presentar el programa
2 personas
50
Guiar a los artistas
2 personas
51
Llevar el registro de ventas
2 personas
52
Servir café y té
2 personas
53
Servir aperitivos
3 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Mantener el bufé limpio y reabastecido
2 personas
56
Comprobar los baños
57
Vaciar los contenedores de basura
58
Hacer fotos del evento
59
Acompañar a los últimos visitantes
2 personas
60
Recopilar datos de ventas
2 personas
61
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

62
Empaquetar las obras de arte de forma segura
4 personas
63
Descargar las obras de arte
4 personas
64
Desmontar los paneles del stand
4 personas
65
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Retirar los restos de catering
2 personas
68
Clasificar y retirar residuos
2 personas
69
Limpiar el lugar
3 personas
70
Retirar la decoración
2 personas
71
Comprobar el equipo
2 personas
72
Inventariar materiales
2 personas
73
Devolver el material prestado
2 personas
74
Enviar los informes de ventas a los artistas
75
Enviar mensaje de agradecimiento
76
Gestionar objetos perdidos
77
Archivar fotos
78
Recopilar facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Paredes para standscant. 24
Mesascant. 20
Sillascant. 60
Taburetes de barcant. 8
Mostrador de registro
Mesas de buffetcant. 3
Papeleracant. 8
Pedestales para esculturascant. 12
Percheroscant. 4

Equipo

Datáfonoscant. 4
Tabletscant. 4
Cables de cargacant. 8
Regletascant. 10
Cables alargadorescant. 8
Cinta gaffercant. 6
Escalerascant. 2
Maletines de herramientascant. 2
Cintas métricascant. 3
Niveles de burbujacant. 2
Carritos de manocant. 3

Iluminación

Focos LEDcant. 24
Lámparas de piecant. 6
Iluminación ambientalcant. 6
Bombillas de repuestocant. 12

Decoración

Manteles de plásticocant. 20
Carteles direccionalescant. 12
Cartel de bienvenida
Portatarjetas de nombrecant. 40
Marcos de fotoscant. 6
Plantascant. 10
Hilo y ganchoscant. 100
Bridascant. 100

Vajilla

Vasoscant. 180
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 180
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Tijerascant. 4
Jarrascant. 8
Termoscant. 8
Bandejas de serviciocant. 8

Limpieza

Esponjas de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 20
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista de artistas antes de diseñar la distribución de los stands. Pide a cada participante la información de sus obras y reserva al menos una semana para comprobar medidas, necesidades eléctricas y etiquetas.
No dejes las inscripciones y las preferencias dietéticas para la última semana. Establece una fecha límite de 7 días antes de la feria para confirmar asistentes, catering y posibles cambios en el programa.
Prueba los datáfonos y las tablets con antelación y define un único método de pago para las ventas. Ten preparados cables de carga, regletas y alargadores, y fija los cables al suelo con cinta gaffer para evitar tropiezos.
Haz un recorrido de montaje con el plano en la mano. Comprueba que las paredes, mesas, pedestales, focos LED y carteles direccionales caben en el espacio, y reserva tiempo para ajustar niveles e iluminación.
Prepara la documentación y la información para el público antes del día del evento: permisos, seguro, lista de contactos, mapa, folletos, etiquetas de artistas y precios. Imprime una copia adicional de cada documento y coloca el cartel de bienvenida y la señalización antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de arte?: Empieza al menos 8 semanas antes. Usa las primeras 2 semanas para publicar la fecha, confirmar artistas y abrir inscripciones; deja la última semana para imprimir, revisar permisos, probar los pagos y cerrar el catering.
¿Cuándo hay que confirmar a los artistas de una feria de arte?: Procura tener la lista cerrada 4 semanas antes del evento. Así tendrás tiempo para recopilar la información de las obras, diseñar los stands, preparar las etiquetas y enviar un briefing completo.
¿Cuándo se debe pedir el catering para una feria de arte?: Haz el pedido entre 7 y 10 días antes, cuando ya tengas las inscripciones y las preferencias dietéticas. Confirma el número final de personas como máximo 3 días antes para evitar cantidades incorrectas.
¿Qué hay que revisar el día antes de una feria de arte?: El día anterior revisa permisos, seguro, plano, señalización, etiquetas, folletos y lista de contactos. También comprueba durante al menos 30 minutos los datáfonos, tablets, cables y la iluminación para resolver fallos antes del montaje.

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