Eine Kunstmesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Kunstmesse beginnt die Arbeit nicht mit dem Aufbau der Stände, sondern mit einem belastbaren Ablaufplan. Zuerst bestätigst du die Künstler, legst Öffnungszeiten und Standaufteilung fest und klärst Genehmigungen sowie Versicherungsunterlagen. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Kunstwerkdaten, Catering und Drucksachen. In der letzten Woche geht es um Besucherinformationen, Helfer, Verkaufstechnik und Beschilderung. Der Aufbau selbst braucht genug Zeit für Beleuchtung, Wege, Registrierung und eine abschließende Kontrolle.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten veröffentlichen
2
Teilnehmende Künstler bestätigen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Online-Veranstaltungsseite veröffentlichen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Künstlerinformationen sammeln
2 Personen
8
Liste der Kunstwerke prüfen
2 Personen
9
Standaufteilung ausarbeiten
2 Personen
10
Reservierungen vornehmen
11
Cateringbestellung aufgeben
12
Druckauftrag erteilen
13
Besucherplan erstellen
14
Künstler-Info versenden
15
Freiwillige einplanen
2 Personen
16
Zahlungsart für den Verkauf festlegen
2 Personen
17
Preisschilder vorbereiten
2 Personen
18
Namensschilder erstellen
19
Beschilderung entwerfen
20
Genehmigungen und Bedingungen prüfen
2 Personen
21
Versicherungsunterlagen bereitlegen
22
Kontaktliste ausdrucken
23
Künstleretiketten drucken
2 Personen
24
Programmhefte drucken
2 Personen
25
Einkaufen gehen
2 Personen
26
Getränke kühlen
2 Personen
27
Catering vorbereiten
3 Personen
28
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
29
Location öffnen
2 Personen
30
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
31
Standwände aufstellen
4 Personen
32
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
33
Kunstwerke ausladen
4 Personen
34
Kunstwerke aufhängen
4 Personen
35
Skulpturen sicher aufstellen
3 Personen
36
Künstleretiketten anbringen
3 Personen
37
Beleuchtung ausrichten
3 Personen
38
Dekoration aufhängen
2 Personen
39
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
40
Bezahlgeräte testen
2 Personen
41
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
42
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
43
Beschilderung anbringen
2 Personen
44
Programmhefte auslegen
45
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
46
Eröffnungscheck durchführen
2 Personen

Event

47
Besucher empfangen
3 Personen
48
Besucher registrieren
3 Personen
49
Programm vorstellen
2 Personen
50
Künstler begleiten
2 Personen
51
Verkaufsprotokoll führen
2 Personen
52
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
53
Snacks servieren
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Buffet sauber und aufgefüllt halten
2 Personen
56
Toiletten kontrollieren
57
Mülleimer leeren
58
Fotos vom Event machen
59
Letzte Besucher begleiten
2 Personen
60
Verkaufsdaten sammeln
2 Personen
61
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

62
Kunstwerke sicher verpacken
4 Personen
63
Kunstwerke ausladen
4 Personen
64
Standwände abbauen
4 Personen
65
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Cateringreste aufräumen
2 Personen
68
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
69
Location reinigen
3 Personen
70
Dekoration entfernen
2 Personen
71
Ausrüstung prüfen
2 Personen
72
Materialien inventarisieren
2 Personen
73
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
74
Verkaufsübersichten an Künstler schicken
75
Dankesnachricht versenden
76
Fundsachen bearbeiten
77
Fotos archivieren
78
Rechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StandwändeAnz. 24
TischeAnz. 20
StühleAnz. 60
BarhockerAnz. 8
Registrierungstheke
BuffetischeAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8
SkulpturensockelAnz. 12
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

KartenlesegeräteAnz. 4
TabletsAnz. 4
LadekabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 6
LeiternAnz. 2
WerkzeugkofferAnz. 2
MessbänderAnz. 3
WasserwaagenAnz. 2
HandkarrenAnz. 3

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 24
StehlampenAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
ErsatzglühbirnenAnz. 12

Dekoration

Kunststoff-TischdeckenAnz. 20
WegweiserAnz. 12
Willkommensschild
NamensschildhalterAnz. 40
BilderrahmenAnz. 6
PflanzenAnz. 10
Draht und HakenAnz. 100
KabelbinderAnz. 100

Geschirr

GläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 120
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 180
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ScherenAnz. 4
KaraffenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
ServiertablettsAnz. 8

Reinigung

ReinigungsschwämmeAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 20
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Standaufteilung fest, bevor du Mobiliar oder Beleuchtung bestellst. Plane neben Standwänden und Tischen auch Wege, eine Registrierungstheke sowie Platz für Skulpturensockel und Abfallbehälter ein.
Sammle Künstler- und Werkdaten spätestens 3 bis 4 Wochen vor der Messe. Daraus entstehen Etiketten, Preisschilder, Namensschilder und das Programmheft; fehlende Angaben bremsen den Druckauftrag.
Veröffentliche Datum, Öffnungszeiten und Veranstaltungsseite, sobald die teilnehmenden Künstler bestätigt sind. Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Termin für die Cateringbestellung.
Teste Zahlungsart, Kartenlesegeräte und Tablets mindestens 2 Tage vor der Eröffnung. Ladegeräte, Verlängerungskabel und Ersatztechnik gehören an den Verkaufsplatz; beim Aufbau helfen Gaffer Tape, Werkzeugkoffer, Leitern und Wasserwaagen.
Plane den Aufbau mit einem festen Rundgang am Vortag oder spätestens am Veranstaltungstag. Prüfe dabei Beleuchtung, Wegweiser, Künstleretiketten, Standnummern und Besucherwege und drucke die Kontaktliste für Helfer und Verantwortliche aus.

Häufige Fragen

Wie lange im Voraus sollte man eine Kunstmesse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Künstlerbestätigungen, Standaufteilung, Genehmigungen und Drucksachen brauchen Vorlauf; Catering und Anmeldedaten sollten spätestens 7 Tage vor der Messe feststehen.
Was muss man bei einer Kunstmesse zuerst planen?: Bestätige zuerst die Künstler und lege Datum sowie Öffnungszeiten fest. Danach folgen Standaufteilung, Veranstaltungsseite, Anmeldungen und die Prüfung von Genehmigungen und Versicherungsunterlagen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Kunstmesse?: Plane mindestens 4 bis 6 Stunden für einen mittelgroßen Aufbau ein. Standwände, Tische, Beleuchtung, Beschilderung, Registrierung und Verkaufstechnik sollten anschließend in einem vollständigen Kontrollgang geprüft werden.
Wann sollte man Einladungen für eine Kunstmesse verschicken?: Verschicke Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Sende bei Änderungen der Öffnungszeiten oder des Programms spätestens 7 Tage vorher eine aktualisierte Information.

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