Zo organiseer je een kunstbeurs

Een kunstbeurs organiseren begint niet met tafels neerzetten, maar met duidelijke voorwaarden en een haalbare indeling. Leg eerst datum, openingstijden en deelname vast; daarna werf en bevestig je kunstenaars. Pas wanneer je weet hoeveel stands er komen, kun je de bezoekersroute, tafels, expositiewanden, verlichting en bewegwijzering goed plannen. Reserveer koffie, regel drukwerk en brief vrijwilligers ruim vooraf. Op de laatste dag draait het vooral om prijskaartjes, naamkaartjes, techniek en een korte controle van elke stand.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
3
Kunstenaars uitnodigen
2 personen
4
Inschrijfformulier publiceren
5
Promotietekst schrijven
6
Evenementspagina publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Sociale media aankondiging plaatsen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Standhouders bevestigen
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Kunstenaarslijst samenstellen
13
Standindeling tekenen
2 personen
14
Route voor bezoekers bepalen
15
Programma voor bezoekers maken
16
Reserveringen voor tafels maken
17
Koffievoorziening reserveren
18
Drukwerk bestellen
19
Naamkaartjes voor kunstenaars maken
2 personen
20
Prijskaartjes voorbereiden
2 personen
21
Bewegwijzering ontwerpen
22
Vrijwilligers inplannen
2 personen
23
Presentator briefing schrijven
24
Kunstenaarsinformatie verzamelen
2 personen
25
Lijst met dieetwensen afronden
26
Bevestiging naar bezoekers sturen
27
Boodschappen doen
2 personen
28
Drukwerk ophalen
29
Kunstwerken ontvangst controleren
3 personen
30
Materialen naar locatie brengen
3 personen
31
Ruimte vrijmaken
4 personen
32
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
33
Expositiewanden opstellen
4 personen
34
Kunstwerken ophangen
4 personen
35
Sculpturen veilig plaatsen
3 personen
36
Standhoudersbordjes plaatsen
2 personen
37
Prijskaartjes bevestigen
2 personen
38
Infotafels inrichten
2 personen
39
Decoratie ophangen
2 personen
40
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
41
Registratietafel inrichten
2 personen
42
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
43
Dranken koud zetten
2 personen
44
Hapjes uitstallen
2 personen
45
Techniek en verlichting testen
2 personen
46
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

47
Standhouders ontvangen
3 personen
48
Bezoekers registreren
3 personen
49
Programma uitdelen
2 personen
50
Bezoekers welkom heten
2 personen
51
Kunstenaars ondersteunen
2 personen
52
Rondleidingen begeleiden
2 personen
53
Openingswoord verzorgen
54
Demonstraties begeleiden
2 personen
55
Koffie en thee serveren
2 personen
56
Hapjes serveren
2 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Servies verzamelen
2 personen
59
Afvalbakken legen
60
Toiletten controleren
61
Verlichting controleren
62
Verkoopinformatie verstrekken
2 personen
63
Aankopen veilig verpakken
2 personen
64
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
65
Kunstenaars laten uitchecken
2 personen

Nazorg

66
Kunstwerken afbreken
4 personen
67
Kunstwerken verpakken
4 personen
68
Decoratie verwijderen
2 personen
69
Apparatuur uitschakelen
2 personen
70
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
71
Servies afwassen
2 personen
72
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
73
Ruimte schoonmaken
3 personen
74
Toiletten schoonmaken
75
Schade aan materialen controleren
2 personen
76
Geleende materialen retourneren
2 personen
77
Overgebleven kunstwerken terugbrengen
3 personen
78
Gevonden voorwerpen registreren
79
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 80
Expositiewandenaantal 12
Barkrukkenaantal 6
Kleedkamerrekaantal 2
Afzetpalenaantal 8
Kledinghangersaantal 30

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Beamer
Projectiescherm
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Gaffer tapeaantal 4
Gereedschapskistaantal 2
Ladderaantal 2
Handspiegelsaantal 2

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Sfeerverlichtingaantal 6
Bureaulampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Bloemstukkenaantal 8
Ballonnenaantal 80
Vlaggenlijnaantal 4
Krijtbordenaantal 6
Fotolijstenaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Kleefhakenaantal 80
Prijskaartjesaantal 120
Informatiebordaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
IJsblokbakkenaantal 6
Dienbladenaantal 6
Kurkentrekkersaantal 3

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezem en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Werk met een vaste inschrijfdeadline en bevestig standhouders daarna schriftelijk. Zo weet je op tijd hoeveel tafels en expositiewanden nodig zijn en voorkom je lege plekken in de indeling.
Teken de standindeling voordat je materialen reserveert. Houd een duidelijke bezoekersroute vrij, controleer waar verlengkabels en stekkerdozen komen en test of elke stand voldoende licht krijgt.
Verzamel dieetwensen samen met de kunstenaarsinformatie, niet pas bij de koffievoorziening. Rond de lijst uiterlijk enkele dagen voor de beurs af, zodat de catering weet hoeveel en welke alternatieven nodig zijn.
Maak prijskaartjes, naamkaartjes en bewegwijzering vooraf klaar en controleer de spelling aan de hand van de definitieve kunstenaarslijst. Neem een printer, extra papier en een gereedschapskist mee voor wijzigingen op de opbouwdag.
Plan de briefing van vrijwilligers en presentator op een vast moment vóór de opening. Bespreek daarin de route, het programma, de microfoon, de beamer en wie bezoekers of kunstenaars opvangt bij vragen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kunstbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Gebruik de eerste weken voor datum, voorwaarden, uitnodigingen en inschrijvingen; plan de standindeling en het drukwerk zodra de deelnemers definitief zijn.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een kunstbeurs?: Dat hangt af van het aantal bevestigde standhouders en de afgesproken standgrootte. Reserveer pas definitief nadat de inschrijvingen zijn gesloten en tel daarna per stand de tafels, stoelen en eventuele expositiewanden.
Wanneer moet ik kunstenaars uitnodigen voor een kunstbeurs?: Stuur de eerste uitnodigingen minimaal 6 tot 8 weken voor de beurs. Geef een duidelijke inschrijfdeadline en bevestig deelnemers daarna schriftelijk, zodat je nog tijd hebt voor indeling, naamkaartjes en promotie.
Wat moet ik op de dag van een kunstbeurs controleren?: Controleer minstens 2 uur voor opening de route, bewegwijzering, verlichting, prijskaartjes en techniek. Test microfoon, luidsprekers, beamer en projectiescherm afzonderlijk en controleer of elke stand compleet en veilig bereikbaar is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.