Organiser un salon d’art sans rien laisser au dernier moment

Un salon d’art se prépare dans un ordre précis : d’abord le cadre et les artistes, puis les inscriptions, l’aménagement et l’accueil du public. Commencez par fixer la date et les horaires avant de publier l’appel à candidatures. Une fois les exposants confirmés, vous pouvez dessiner le plan des stands, organiser le parcours des visiteurs et commander les supports imprimés. Les détails souvent oubliés sont les besoins alimentaires, les badges, les étiquettes de prix et le briefing des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
3
Inviter les artistes
2 personnes
4
Publier le formulaire d'inscription
5
Rédiger le texte promotionnel
6
Publier la page de l'événement
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier l’annonce sur les réseaux sociaux
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Confirmer les exposants
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Établir la liste des artistes
13
Dessiner le plan du stand
2 personnes
14
Définir le parcours des visiteurs
15
Créer le programme des visiteurs
16
Faire des réservations pour les tables
17
Réserver le service café
18
Commander les imprimés
19
Créer des badges nominatifs pour les artistes
2 personnes
20
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
21
Concevoir la signalétique
22
Planifier les bénévoles
2 personnes
23
Rédiger le briefing de l'animateur
24
Collecter les informations sur les artistes
2 personnes
25
Finaliser la liste des régimes alimentaires
26
Envoyer la confirmation aux visiteurs
27
Faire les courses
2 personnes
28
Récupérer les imprimés
29
Vérifier la réception des œuvres d'art
3 personnes
30
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
31
Libérer de l’espace
4 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Installer les cloisons d’exposition
4 personnes
34
Accrocher les œuvres
4 personnes
35
Installer les sculptures en toute sécurité
3 personnes
36
Installer les panneaux des exposants
2 personnes
37
Fixer les étiquettes de prix
2 personnes
38
Aménager les tables d’information
2 personnes
39
Installer la décoration
2 personnes
40
Installer la signalisation
2 personnes
41
Installer la table d'inscription
2 personnes
42
Préparer le café et le thé
2 personnes
43
Mettre les boissons au frais
2 personnes
44
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
45
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
46
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

47
Accueillir les exposants
3 personnes
48
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
49
Distribuer le programme
2 personnes
50
Accueillir les visiteurs
2 personnes
51
Soutenir les artistes
2 personnes
52
Accompagner les visites guidées
2 personnes
53
Faire le discours d’ouverture
54
Encadrer les démonstrations
2 personnes
55
Servir le café et le thé
2 personnes
56
Servir des amuse-bouches
2 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Rassembler la vaisselle
2 personnes
59
Vider les poubelles
60
Vérifier les toilettes
61
Vérifier l'éclairage
62
Fournir les informations de vente
2 personnes
63
Emballer les achats en toute sécurité
2 personnes
64
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
65
Faire le checkout des artistes
2 personnes

Suivi

66
Démonter les œuvres d’art
4 personnes
67
Emballer les œuvres d’art
4 personnes
68
Retirer la décoration
2 personnes
69
Éteindre l’équipement
2 personnes
70
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
71
Faire la vaisselle
2 personnes
72
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
73
Nettoyer l’espace
3 personnes
74
Nettoyer les toilettes
75
Vérifier les dégâts sur le matériel
2 personnes
76
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
77
Rapporter les œuvres d'art restantes
3 personnes
78
Enregistrer les objets trouvés
79
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Murs d’expositionqté 12
Tabourets de barqté 6
Portant de vestiaireqté 2
Poteaux de balisageqté 8
Cintresqté 30

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Ruban gafferqté 4
Boîte à outilsqté 2
Échelleqté 2
Miroirs à mainqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Éclairage d’ambianceqté 6
Lampes de bureauqté 8
Pilesqté 24

Décoration

Nappesqté 18
Compositions floralesqté 8
Ballonsqté 80
Guirlande de fanionsqté 4
Panneaux en ardoiseqté 6
Cadres photoqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Crochets adhésifsqté 80
Étiquettes de prixqté 120
Panneau d’informationqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Bacs à glaçonsqté 6
Plateauxqté 6
Tire-bouchonsqté 3

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balai et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, les horaires d’ouverture et les conditions de participation avant d’inviter les artistes. Prévoyez au moins 2 semaines entre la clôture des inscriptions et la confirmation définitive des exposants.
Demandez dès l’inscription les informations utiles sur chaque artiste, notamment son nom d’affichage, sa présentation et ses besoins alimentaires. Relancez les dossiers incomplets 10 à 14 jours avant le salon.
Dessinez le plan des stands avant de réserver les tables, les chaises et les murs d’exposition. Gardez des passages suffisamment lisibles et définissez un parcours visiteurs avant de créer le programme.
Préparez la signalétique, les badges nominatifs et les étiquettes de prix au moins 3 jours avant l’ouverture. Testez aussi l’ordinateur, l’imprimante, le microphone, les haut-parleurs et le vidéoprojecteur avant l’arrivée du public.
Établissez le planning des bénévoles et le briefing de l’animateur pour chaque période d’ouverture. Désignez une personne responsable de l’accueil, une autre de la circulation et une autre des incidents techniques.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon d’art ?: Prévoyez au minimum 8 semaines pour inviter les artistes, gérer les inscriptions et préparer l’aménagement. Avec davantage d’exposants ou une communication imprimée, commencez plutôt 12 semaines avant la date prévue.
Quand faut-il confirmer les artistes d’un salon d’art ?: Confirmez les exposants environ 3 à 4 semaines avant l’ouverture. Cela laisse le temps de finaliser la liste des artistes, le plan des stands, les badges, les étiquettes et le programme visiteurs.
Que faut-il préparer pour l’accueil des visiteurs ?: Préparez le parcours, le programme, la signalétique et les personnes de permanence au moins 3 jours avant le salon. Vérifiez aussi les tables d’accueil, les badges, les supports imprimés et les moyens de paiement prévus.
Quand commander les impressions pour un salon d’art ?: Commandez les imprimés 10 à 14 jours avant l’événement, après avoir validé la liste des artistes et le programme. Gardez 2 ou 3 jours pour corriger une erreur et compléter les étiquettes de prix.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.