Eine Kunstmesse Schritt für Schritt organisieren
Eine Kunstmesse gelingt, wenn du zuerst den Rahmen festlegst und danach Aussteller, Besucherführung und Ausstattung planst. Lege Datum und Öffnungszeiten fest, bevor du Künstler einlädst oder das Anmeldeformular veröffentlichst. Sobald die Anmeldungen eingehen, brauchst du eine bestätigte Künstlerliste, eine Standaufteilung und einen klaren Rundgang. Plane außerdem früh, was am Veranstaltungstag oft fehlt: Preisschilder, Namensschilder, Strom, Licht, Kaffee und eingewiesene Helfer.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
- 2
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
- 3
Künstler einladen
2 Personen
- 4
Anmeldeformular veröffentlichen
- 5
Werbetext schreiben
- 6
Veranstaltungsseite veröffentlichen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Social-Media-Ankündigung posten
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Künstlerliste zusammenstellen
- 13
Standaufteilung zeichnen
2 Personen
- 14
Route für Besucher festlegen
- 15
Programm für Besucher erstellen
- 16
Tischreservierungen vornehmen
- 17
Kaffeeversorgung reservieren
- 18
Drucksachen bestellen
- 19
Namensschilder für Künstler machen
2 Personen
- 20
Preisschilder vorbereiten
2 Personen
- 21
Beschilderung entwerfen
- 22
Freiwillige einplanen
2 Personen
- 23
Moderator-Briefing schreiben
- 24
Künstlerinformationen sammeln
2 Personen
- 25
Liste mit Ernährungswünschen abschließen
- 26
Bestätigung an die Besucher senden
- 27
Einkaufen gehen
2 Personen
- 28
Drucksachen abholen
- 29
Annahme der Kunstwerke prüfen
3 Personen
- 30
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
- 31
Raum freimachen
4 Personen
- 32
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 33
Ausstellungswände aufstellen
4 Personen
- 34
Kunstwerke aufhängen
4 Personen
- 35
Skulpturen sicher aufstellen
3 Personen
- 36
Aussteller-Schilder anbringen
2 Personen
- 37
Preisschilder anbringen
2 Personen
- 38
Infotische einrichten
2 Personen
- 39
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 40
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 41
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 42
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 43
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 44
Snacks auslegen
2 Personen
- 45
Technik und Beleuchtung testen
2 Personen
- 46
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Event
- 47
Aussteller empfangen
3 Personen
- 48
Besucher registrieren
3 Personen
- 49
Programm verteilen
2 Personen
- 50
Besucher begrüßen
2 Personen
- 51
Künstler unterstützen
2 Personen
- 52
Führungen begleiten
2 Personen
- 53
Eröffnungsrede halten
- 54
Vorführungen betreuen
2 Personen
- 55
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 56
Snacks servieren
2 Personen
- 57
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 58
Geschirr sammeln
2 Personen
- 59
Mülleimer leeren
- 60
Toiletten kontrollieren
- 61
Beleuchtung kontrollieren
- 62
Verkaufsinformationen bereitstellen
2 Personen
- 63
Einkäufe sicher verpacken
2 Personen
- 64
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
- 65
Künstler auschecken lassen
2 Personen
Nachbereitung
- 66
Kunstwerke abbauen
4 Personen
- 67
Kunstwerke verpacken
4 Personen
- 68
Dekoration entfernen
2 Personen
- 69
Geräte ausschalten
2 Personen
- 70
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 71
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 72
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
- 73
Raum reinigen
3 Personen
- 74
Toiletten reinigen
- 75
Schäden an Materialien prüfen
2 Personen
- 76
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 77
Übrig gebliebene Kunstwerke zurückbringen
3 Personen
- 78
Fundgegenstände registrieren
- 79
Dankeschön an Besucher senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 18
- StühleAnz. 80
- AusstellungswändeAnz. 12
- BarhockerAnz. 6
- Umkleideraum-GarderobeAnz. 2
- AbsperrpfostenAnz. 8
- KleiderbügelAnz. 30
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Drucker
- Beamer
- Projektionsleinwand
- MikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LadestationenAnz. 2
- Gaffer TapeAnz. 4
- WerkzeugkisteAnz. 2
- LeiterAnz. 2
- HandspiegelAnz. 2
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 12
- StimmungsbeleuchtungAnz. 6
- SchreibtischlampenAnz. 8
- BatterienAnz. 24
Dekoration
- TischdeckenAnz. 18
- BlumenarrangementsAnz. 8
- BallonsAnz. 80
- WimpelketteAnz. 4
- KreidetafelnAnz. 6
- BilderrahmenAnz. 12
- WegweiserAnz. 12
- NamensschilderAnz. 80
- BadgehalterAnz. 80
- KlebehakenAnz. 80
- PreisschilderAnz. 120
- InformationsschildAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 16
- ServierzangenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- EiswürfelbehälterAnz. 6
- TablettsAnz. 6
- KorkenzieherAnz. 3
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- Besen und KehrblechAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Starte mit Datum, Öffnungszeiten und Teilnahmebedingungen. Veröffentliche das Anmeldeformular erst, wenn klar ist, wie viele Stände du unterbringen kannst und welche Angaben du von den Künstlern brauchst.
- Bearbeite Anmeldungen laufend und bestätige Standbetreiber nicht erst in der letzten Woche. Sammle dabei Namen, Werke, besondere Anforderungen und Ernährungswünsche in einer gemeinsamen Liste.
- Zeichne die Standaufteilung, bevor du Tische, Ausstellungswände und Stühle bestellst. Plane breite Wege, einen gut sichtbaren Eingang und eine Route, die Besucher nicht an Engstellen zurückführt.
- Bereite Drucksachen mindestens 7 bis 10 Tage vorher vor. Dazu gehören Namensschilder, Preisschilder, Wegweiser und Informationen für Künstler; am Veranstaltungstag bleibt dann Zeit für fehlende oder beschädigte Exemplare.
- Teste Technik und Beleuchtung spätestens am Vortag. Prüfe Laptop, Drucker, Mikrofon, Lautsprecher, Verlängerungskabel und LED-Spots gemeinsam und lege Gaffer Tape, Werkzeugkiste, Leiter und Ersatzbatterien griffbereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Kunstmesse organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. In den ersten zwei Wochen legst du Datum, Öffnungszeiten und Teilnahmebedingungen fest; danach folgen Einladung, Anmeldung und Werbung.
- Wann sollte ich Künstler für eine Kunstmesse einladen?
- Lade Künstler etwa 6 bis 8 Wochen vor der Messe ein. Setze eine Anmeldefrist von ungefähr 3 bis 4 Wochen, damit du anschließend Stände, Beschilderung und das Besucherprogramm planen kannst.
- Wie viele Tische brauche ich für eine Kunstmesse?
- Das hängt von der Standgröße und der Zahl der Aussteller ab. Rechne zuerst pro Künstler den benötigten Platz aus und ergänze mindestens 10 Prozent Reserve für Registrierung, Kaffeeversorgung und Informationsmaterial.
- Was muss am Tag vor der Kunstmesse fertig sein?
- Am Vortag sollten Standaufteilung, Beschilderung, Preisschilder, Namensschilder und Technik geprüft sein. Plane außerdem 2 bis 3 Stunden für Aufbau und einen vollständigen Rundgang mit dem Moderator oder der verantwortlichen Person ein.
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