Kunstbeurs organiseren: checklist en planning

Een kunstbeurs organiseren vraagt meer dan kunstenaars uitnodigen en tafels neerzetten. Je regelt eerst de voorwaarden, inschrijvingen en openingstijden; daarna volgt de indeling van stands, bezoekersroute en techniek. Plan drukwerk, naamkaartjes en prijskaartjes vóór de opbouwdag, zodat je op locatie alleen nog hoeft te controleren. Met 79 taken en 57 benodigdheden helpt deze checklist je om deelnemers, presentatie, catering en publieksontvangst in de juiste volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Kunstenaars uitnodigen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Promotietekst schrijven
Evenementspagina publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale media aankondiging plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Standhouders bevestigen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Kunstenaarslijst samenstellen
Standindeling tekenen
2 personen
Route voor bezoekers bepalen
Programma voor bezoekers maken
Reserveringen voor tafels maken
Koffievoorziening reserveren
Drukwerk bestellen
Naamkaartjes voor kunstenaars maken
2 personen
Prijskaartjes voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Presentator briefing schrijven
Kunstenaarsinformatie verzamelen
2 personen
Lijst met dieetwensen afronden
Bevestiging naar bezoekers sturen
Boodschappen doen
2 personen
Drukwerk ophalen
Kunstwerken ontvangst controleren
3 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Ruimte vrijmaken
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Expositiewanden opstellen
4 personen
Kunstwerken ophangen
4 personen
Sculpturen veilig plaatsen
3 personen
Standhoudersbordjes plaatsen
2 personen
Prijskaartjes bevestigen
2 personen
Infotafels inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Techniek en verlichting testen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Standhouders ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Kunstenaars ondersteunen
2 personen
Rondleidingen begeleiden
2 personen
Openingswoord verzorgen
Demonstraties begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
Toiletten controleren
Verlichting controleren
Verkoopinformatie verstrekken
2 personen
Aankopen veilig verpakken
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Kunstenaars laten uitchecken
2 personen

Nazorg

Kunstwerken afbreken
4 personen
Kunstwerken verpakken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
Schade aan materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven kunstwerken terugbrengen
3 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 80
Expositiewandenaantal 12
Barkrukkenaantal 6
Kleedkamerrekaantal 2
Afzetpalenaantal 8
Kledinghangersaantal 30

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Beamer
Projectiescherm
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Gaffer tapeaantal 4
Gereedschapskistaantal 2
Ladderaantal 2
Handspiegelsaantal 2

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Sfeerverlichtingaantal 6
Bureaulampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Bloemstukkenaantal 8
Ballonnenaantal 80
Vlaggenlijnaantal 4
Krijtbordenaantal 6
Fotolijstenaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Kleefhakenaantal 80
Prijskaartjesaantal 120
Informatiebordaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
IJsblokbakkenaantal 6
Dienbladenaantal 6
Kurkentrekkersaantal 3

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezem en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de deelnemersvoorwaarden vast vóór je het inschrijfformulier publiceert. Zet daarin ook de uiterste aanmelddatum, beschikbare standruimte en wat kunstenaars zelf moeten meenemen.
Maak de standindeling zodra de aanmeldingen binnen zijn. Reserveer per deelnemer een vaste tafel of expositiewand en teken daarnaast een bezoekersroute met duidelijke doorgangen.
Bestel drukwerk en maak naamkaartjes en prijskaartjes uiterlijk één week vóór de beurs. Controleer de kunstenaarsinformatie nog één keer voordat de printer aangaat; last-minute wijzigingen leveren snel verkeerd drukwerk op.
Plan vrijwilligers in blokken van minimaal twee uur en geef de presentator vooraf een schriftelijke briefing. Wijs ook iemand aan voor vragen, iemand voor techniek en iemand voor de koffievoorziening.
Test beamer, projectiescherm, microfoon en luidsprekers vóór opening. Leg verlengkabels, stekkerdozen, gaffer tape, batterijen en een gereedschapskist klaar; die spullen worden vaak pas gemist wanneer de opbouw al bezig is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Leg in de eerste 2 weken datum, openingstijden en deelnemersvoorwaarden vast; gebruik de daaropvolgende weken voor uitnodigingen, inschrijvingen, indeling en promotie.
Wanneer moet ik kunstenaars uitnodigen voor een kunstbeurs?: Stuur de uitnodigingen 6 tot 8 weken vóór de beurs, met een duidelijke sluitingsdatum voor aanmeldingen. Bevestig standhouders uiterlijk 3 weken vooraf, zodat je de indeling en kunstenaarslijst kunt afronden.
Hoeveel tafels en stoelen heb ik nodig voor een kunstbeurs?: Tel per bevestigde standhouder de afgesproken standopstelling op en voeg geen extra meubels toe zonder de loopruimte te controleren. Houd daarnaast stoelen vrij voor vrijwilligers, presentator en rustplekken; maak de definitieve telling na het tekenen van de standindeling.
Wanneer regel ik bewegwijzering en techniek voor een kunstbeurs?: Ontwerp de bewegwijzering en bestel of print die uiterlijk 1 week vooraf. Test microfoon, luidsprekers, beamer en verlichting tijdens de opbouw, minimaal 2 uur vóór opening, en leg kabels veilig vast met gaffer tape.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.