Kunstmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Kunstmesse steht und fällt mit klaren Fristen, einer nachvollziehbaren Standaufteilung und guter Besucherführung. Lege zuerst Datum und Öffnungszeiten fest, bevor du Teilnahmebedingungen veröffentlichst und Künstler einlädst. Danach folgen Anmeldungen, Standplanung, Programm, Drucksachen und Helfereinsatz. Plane außerdem Technik, Beleuchtung, Preisschilder und Verpflegung früh genug ein – besonders Kaffeeversorgung, Ernährungswünsche und Beschilderung werden sonst schnell zu Last-Minute-Aufgaben.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Öffnungszeiten festlegen
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
Künstler einladen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Werbetext schreiben
Veranstaltungsseite veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Social-Media-Ankündigung posten
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Künstlerliste zusammenstellen
Standaufteilung zeichnen
2 Personen
Route für Besucher festlegen
Programm für Besucher erstellen
Tischreservierungen vornehmen
Kaffeeversorgung reservieren
Drucksachen bestellen
Namensschilder für Künstler machen
2 Personen
Preisschilder vorbereiten
2 Personen
Beschilderung entwerfen
Freiwillige einplanen
2 Personen
Moderator-Briefing schreiben
Künstlerinformationen sammeln
2 Personen
Liste mit Ernährungswünschen abschließen
Bestätigung an die Besucher senden
Einkaufen gehen
2 Personen
Drucksachen abholen
Annahme der Kunstwerke prüfen
3 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Raum freimachen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Ausstellungswände aufstellen
4 Personen
Kunstwerke aufhängen
4 Personen
Skulpturen sicher aufstellen
3 Personen
Aussteller-Schilder anbringen
2 Personen
Preisschilder anbringen
2 Personen
Infotische einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks auslegen
2 Personen
Technik und Beleuchtung testen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

Aussteller empfangen
3 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Besucher begrüßen
2 Personen
Künstler unterstützen
2 Personen
Führungen begleiten
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Vorführungen betreuen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Mülleimer leeren
Toiletten kontrollieren
Beleuchtung kontrollieren
Verkaufsinformationen bereitstellen
2 Personen
Einkäufe sicher verpacken
2 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Künstler auschecken lassen
2 Personen

Nachbereitung

Kunstwerke abbauen
4 Personen
Kunstwerke verpacken
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
Schäden an Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Kunstwerke zurückbringen
3 Personen
Fundgegenstände registrieren
Dankeschön an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 18
StühleAnz. 80
AusstellungswändeAnz. 12
BarhockerAnz. 6
Umkleideraum-GarderobeAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 8
KleiderbügelAnz. 30

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Drucker
Beamer
Projektionsleinwand
MikrofonAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LadestationenAnz. 2
Gaffer TapeAnz. 4
WerkzeugkisteAnz. 2
LeiterAnz. 2
HandspiegelAnz. 2

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
SchreibtischlampenAnz. 8
BatterienAnz. 24

Dekoration

TischdeckenAnz. 18
BlumenarrangementsAnz. 8
BallonsAnz. 80
WimpelketteAnz. 4
KreidetafelnAnz. 6
BilderrahmenAnz. 12
WegweiserAnz. 12
NamensschilderAnz. 80
BadgehalterAnz. 80
KlebehakenAnz. 80
PreisschilderAnz. 120
InformationsschildAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 120
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 16
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
EiswürfelbehälterAnz. 6
TablettsAnz. 6
KorkenzieherAnz. 3

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
Besen und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Teilnahmefrist für Künstler mindestens 4 bis 6 Wochen vor der Messe fest. So bleibt Zeit, Anmeldungen zu prüfen, Standbetreiber zu bestätigen und die Künstlerliste zusammenzustellen.
Zeichne die Standaufteilung erst nach Ende der Anmeldefrist und plane Hauptwege mit mindestens 1,20 Meter Breite. Markiere zusätzlich Ausstellungswände, Tische, Sitzplätze und Absperrungen im Plan.
Bestelle Drucksachen spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin. Dazu gehören Beschilderung, Namensschilder und Preisschilder; halte eine Druckmöglichkeit mit Laptop und Drucker für kurzfristige Änderungen bereit.
Teste Mikrofon, Lautsprecher, Beamer, Projektionsleinwand und Verlängerungskabel am Vortag. Gaffer Tape, Werkzeugkiste und Leiter gehören ebenfalls an einen festen Aufbauort, damit technische Probleme nicht den Einlass verzögern.
Schließe die Liste der Ernährungswünsche 5 bis 7 Tage vorher ab und gib sie an die zuständige Person für die Verpflegung weiter. Reserviere Kaffeeversorgung und Tischplätze nicht erst am Veranstaltungstag.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kunstmesse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. In den ersten 2 Wochen legst du Datum, Öffnungszeiten und Teilnahmebedingungen fest; anschließend folgen Einladungen, Anmeldungen und Werbung.
Wann sollte man Künstler zu einer Kunstmesse einladen?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor der Messe. Setze die Anmeldefrist auf 4 bis 6 Wochen vor dem Termin, damit du danach Stände, Künstlerliste und Programm planen kannst.
Wie viel Platz braucht ein Stand auf einer Kunstmesse?: Plane pro Stand mindestens die Fläche für Tisch oder Ausstellungswand plus einen freien Arbeits- und Besucherbereich ein. Die genauen Maße müssen vor der Zusage in den Teilnahmebedingungen stehen; Hauptwege sollten mindestens 1,20 Meter breit bleiben.
Wann muss die Technik für eine Kunstmesse geprüft werden?: Prüfe Beamer, Leinwand, Mikrofon, Lautsprecher und Stromversorgung spätestens am Vortag. Teste jedes Verlängerungskabel unter realen Bedingungen und lege Ersatzbatterien, Gaffer Tape und Werkzeug direkt beim Technikplatz bereit.

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