Checklist pour organiser un salon d’art

Un salon d’art demande une coordination précise entre les artistes, l’aménagement des stands et l’accueil du public. Commence par fixer les horaires, les conditions de participation et le calendrier des inscriptions, puis avance vers le plan de salle et les supports imprimés. Les détails souvent oubliés sont les besoins alimentaires, les informations exactes sur les artistes et l’éclairage de chaque œuvre. Cette checklist rassemble les étapes et le matériel à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Inviter les artistes
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Rédiger le texte promotionnel
Publier la page de l'événement
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’annonce sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste des artistes
Dessiner le plan du stand
2 personnes
Définir le parcours des visiteurs
Créer le programme des visiteurs
Faire des réservations pour les tables
Réserver le service café
Commander les imprimés
Créer des badges nominatifs pour les artistes
2 personnes
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
Concevoir la signalétique
Planifier les bénévoles
2 personnes
Rédiger le briefing de l'animateur
Collecter les informations sur les artistes
2 personnes
Finaliser la liste des régimes alimentaires
Envoyer la confirmation aux visiteurs
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les imprimés
Vérifier la réception des œuvres d'art
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Libérer de l’espace
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les cloisons d’exposition
4 personnes
Accrocher les œuvres
4 personnes
Installer les sculptures en toute sécurité
3 personnes
Installer les panneaux des exposants
2 personnes
Fixer les étiquettes de prix
2 personnes
Aménager les tables d’information
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Soutenir les artistes
2 personnes
Accompagner les visites guidées
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer les démonstrations
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
Vérifier les toilettes
Vérifier l'éclairage
Fournir les informations de vente
2 personnes
Emballer les achats en toute sécurité
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Faire le checkout des artistes
2 personnes

Suivi

Démonter les œuvres d’art
4 personnes
Emballer les œuvres d’art
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Nettoyer les toilettes
Vérifier les dégâts sur le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Rapporter les œuvres d'art restantes
3 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Murs d’expositionqté 12
Tabourets de barqté 6
Portant de vestiaireqté 2
Poteaux de balisageqté 8
Cintresqté 30

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Ruban gafferqté 4
Boîte à outilsqté 2
Échelleqté 2
Miroirs à mainqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Éclairage d’ambianceqté 6
Lampes de bureauqté 8
Pilesqté 24

Décoration

Nappesqté 18
Compositions floralesqté 8
Ballonsqté 80
Guirlande de fanionsqté 4
Panneaux en ardoiseqté 6
Cadres photoqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Crochets adhésifsqté 80
Étiquettes de prixqté 120
Panneau d’informationqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Bacs à glaçonsqté 6
Plateauxqté 6
Tire-bouchonsqté 3

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balai et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date, les horaires d’ouverture et la date limite d’inscription dès le départ. Prévois ensuite un délai de 7 à 10 jours pour confirmer les exposants et établir la liste définitive des artistes.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis finalise la liste des régimes au moins 5 jours avant le salon. Cela évite de devoir rappeler les artistes à la dernière minute pour le service café.
Dessine le plan des stands avant de réserver les tables, chaises et murs d’exposition. Vérifie aussi les passages visiteurs, les emplacements des poteaux de balisage et l’accès aux rallonges et multiprises.
Prépare les badges nominatifs, étiquettes de prix et panneaux de signalétique au moins 3 jours avant l’ouverture. Garde une imprimante, du ruban gaffer et une boîte à outils sur place pour les corrections de dernière minute.
Teste les projecteurs LED, le vidéoprojecteur, le microphone et les haut-parleurs avant l’arrivée du public. Prévois un briefing de 15 minutes pour les bénévoles et l’animateur afin que chacun connaisse le parcours, le programme et les horaires.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon d’art ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Les invitations, le formulaire d’inscription et la réservation du mobilier doivent être lancés avant de finaliser le plan des stands.
Que faut-il prévoir pour les artistes dans un salon d’art ?: Prévois un badge nominatif, une place clairement attribuée, des étiquettes de prix et les informations collectées sur chaque artiste. Demande aussi les besoins alimentaires au moment de l’inscription, au plus tard 5 jours avant l’événement.
Combien de temps avant faut-il préparer la signalétique ?: Finalise la signalétique et les imprimés 3 à 7 jours avant l’ouverture. Installe ensuite les panneaux, le parcours visiteurs et les indications vers les stands avant l’arrivée des exposants.
Comment organiser l’installation d’un salon d’art ?: Commence par installer les tables, chaises et murs d’exposition selon le plan, puis branche l’éclairage et les équipements techniques. Réserve au moins 2 heures avant l’ouverture pour l’installation, les tests et les dernières corrections.

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