Checklist kunstacademie open dag organiseren

Een kunstacademie open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen lokalen openzetten. Je moet bezoekers door het gebouw leiden, workshops laten aansluiten op het programma en kunstwerken, labels en presentaties op tijd klaar hebben. Begin met datum, programma en ruimtes; werk daarna toe naar inschrijvingen, communicatie en materiaal. Plan in de laatste week een technische test en een controle van de route. Zo voorkom je dat een workshop zonder materiaal start of dat bezoekers de informatiebalie en exposities niet kunnen vinden.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Open dagdatum bevestigen
Programma en tijden vastleggen
2 personen
Ruimtes voor activiteiten reserveren
Docenten voor rondleidingen reserveren
Workshopbegeleiders vastleggen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Open dag online publiceren
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Workshopinschrijvingen bevestigen
Bezoekersinformatie mailen
Plattegrond en bewegwijzering maken
Exposantenlijst verzamelen
Kunstwerken en labels inventariseren
2 personen
Presentaties en demonstraties plannen
2 personen
Catering bestellen
Workshopmaterialen inkopen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Infomappen samenstellen
3 personen
Routeborden afdrukken
Techniek en presentaties testen
2 personen
Kunstwerken verpakken en vervoeren
3 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Tent en entree opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Expositieruimtes inrichten
5 personen
Kunstwerken ophangen
4 personen
Werktafels voor workshops klaarzetten
3 personen
Workshopmaterialen verdelen
3 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Naamkaartjes en programmaboekjes klaarleggen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Deelnemers en medewerkers briefen
2 personen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Rondleidingen geven
3 personen
Opleidingsinformatie verstrekken
2 personen
Workshops begeleiden
4 personen
Kunstenaarsdemonstraties verzorgen
3 personen
Portfolio’s bespreken
3 personen
Presentaties verzorgen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Workshoptafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Expositieruimtes controleren
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Kunstwerken veilig verzamelen
4 personen
Kunstwerken retourneren
3 personen
Workshopmaterialen sorteren
2 personen
Apparatuur uitschakelen en opbergen
2 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Tent afbreken en opbergen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Koelboxen en materialen reinigen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatiebalieaantal 2
Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Werktafelsaantal 10
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 3
Partytentaantal 2
Presentatiepanelenaantal 18
Expositiesokkelsaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
USB-sticksaantal 4
Papierversnipperaar

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Scharenaantal 12
Snijplankenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Theelepelsaantal 80
Schenkkanenaantal 8
Dienbladenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Postersaantal 20
Tafelkleedjesaantal 14
Naamkaartjesaantal 120
Fotolijstenaantal 20
Wasknijpersaantal 100

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Staande lampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 30
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma minstens 6 weken vooraf vast. Reserveer per rondleiding een docent en houd per ruimte een begin- en eindtijd aan, zodat workshops en presentaties elkaar niet in de weg zitten.
Open het aanmeldformulier zodra de datum, tijden en workshops bekend zijn. Bevestig workshopinschrijvingen uiterlijk 5 dagen vooraf en vraag daarbij meteen dieetwensen uit voor de catering.
Maak één plattegrond met informatiebalie, workshops, exposities, toiletten en uitgang. Hang routeborden bij elke kruising en controleer de volledige bezoekersroute minstens 1 dag vooraf.
Inventariseer kunstwerken, labels en exposanten uiterlijk 2 weken vooraf. Noteer per werk de juiste naam en plaats en plan vervoer en uitpakken niet op de ochtend van de open dag.
Test laptops, projectoren, schermen, speakers, microfoons, verlengsnoeren en stekkerdozen uiterlijk de dag ervoor in de ruimtes waar ze worden gebruikt. Leg USB-sticks met presentaties klaar en wijs per presentatie één technisch aanspreekpunt aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstacademie open dag organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met de datum, ruimtes, docenten en workshopbegeleiders. Plan uiterlijk 2 weken vooraf de communicatie, exposantenlijst, kunstwerken en materialen.
Wanneer moet ik workshops voor een open dag bevestigen?: Bevestig workshopinschrijvingen uiterlijk 5 dagen voor de open dag. Geef begeleiders daarna de deelnemersaantallen en controleer of alle workshopmaterialen per ruimte klaarliggen.
Hoeveel tijd kost het klaarzetten van een kunstacademie open dag?: Reken voor meubels, presentatiepanelen, expositiesokkels, bewegwijzering en techniek op minimaal 3 tot 4 uur op de dag ervoor. Reserveer daarnaast 60 minuten voor de technische test en een volledige looproute.
Wanneer bestel ik catering voor een kunstacademie open dag?: Bestel catering zodra het verwachte bezoekersaantal bekend is, bij voorkeur 10 tot 14 dagen vooraf. Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf en controleer op de dag ervoor of koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en servies beschikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.