Checklist pour organiser une journée portes ouvertes d’académie d’art

Une journée portes ouvertes d’académie d’art demande plus qu’un programme et quelques œuvres exposées. Il faut coordonner les visites guidées, les ateliers, les démonstrations, les inscriptions et la circulation du public dans les espaces. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation de la date jusqu’au rangement du matériel et au transport des œuvres. Elle attire aussi l’attention sur les détails souvent réglés trop tard : besoins alimentaires, badges, tests techniques et informations envoyées aux visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date de la journée portes ouvertes
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
Réserver les espaces pour les activités
Réserver des enseignants pour les visites guidées
Prévoir les animateurs d'atelier
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la journée portes ouvertes en ligne
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions aux ateliers
Envoyer les informations aux visiteurs par e-mail
Créer le plan et la signalétique
Rassembler la liste des exposants
Inventorier les œuvres et les étiquettes
2 personnes
Planifier les présentations et démonstrations
2 personnes
Commander le catering
Acheter le matériel d’atelier
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Composer les dossiers d’information
3 personnes
Imprimer les panneaux d’itinéraire
Tester la technique et les présentations
2 personnes
Emballer et transporter les œuvres
3 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Monter la tente et l’entrée
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager les espaces d’exposition
5 personnes
Accrocher les œuvres
4 personnes
Installer les tables de travail pour les ateliers
3 personnes
Répartir le matériel d’atelier
3 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les badges nominatifs et les livrets du programme
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Briefer les participants et le personnel
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Faire des visites guidées
3 personnes
Fournir les informations de formation
2 personnes
Encadrer les ateliers
4 personnes
Animer des démonstrations d’artistes
3 personnes
Discuter des portfolios
3 personnes
Assurer les présentations
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Nettoyer les tables d’atelier entre-temps
2 personnes
Vérifier les espaces d'exposition
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Rassembler les œuvres en toute sécurité
4 personnes
Renvoyer les œuvres d'art
3 personnes
Trier le matériel d’atelier
2 personnes
Éteindre et ranger le matériel
2 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Démonter et ranger la tente
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les glacières et le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Bureau d’informationqté 2
Tablesqté 14
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 8
Tables de travailqté 10
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 3
Tente de réceptionqté 2
Panneaux de présentationqté 18
Socles d’expositionqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Clés USBqté 4
Destructeur de documents

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Ciseauxqté 12
Planches à découperqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Cuillères à caféqté 80
Carafesqté 8
Plateauxqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Affichesqté 20
Nappesqté 14
Badges nominatifsqté 120
Cadres photoqté 20
Pinces à lingeqté 100

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampadairesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 30
Gantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, les horaires et les espaces réservés, puis attribuez un responsable à chaque activité. Prévoyez les visites guidées et les ateliers assez tôt pour confirmer les enseignants et les animateurs disponibles.
Fermez les inscriptions au moins 3 à 5 jours avant l’événement si vous devez confirmer les ateliers, les besoins alimentaires et les quantités du catering. Envoyez ensuite un e-mail récapitulatif avec les horaires, l’adresse, le plan et les consignes pratiques.
Pour une exposition mêlant œuvres, démonstrations et présentations, numérotez les espaces et les pièces avant d’imprimer les étiquettes et les panneaux. Testez le parcours comme un visiteur : l’accueil, les ateliers, les sanitaires et la sortie doivent être repérables sans explication orale.
Testez les ordinateurs, projecteurs, écrans, microphones et haut-parleurs au moins 24 heures avant l’ouverture. Ajoutez les rallonges, multiprises et clés USB au même contrôle : ce sont des éléments faciles à oublier lorsque la technique fonctionne encore sur le papier.
Préparez le montage et le transport des œuvres avec un inventaire signé, des étiquettes correspondantes et une heure précise de récupération. Gardez aussi du temps le jour même pour installer les tables de travail, les socles, les panneaux, les poubelles et le bureau d’information.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes d’académie d’art ?: Envoyez une première invitation 3 à 4 semaines avant la date prévue. Faites un rappel 5 à 7 jours avant, lorsque les horaires, les ateliers disponibles et le formulaire d’inscription sont confirmés.
Quand fermer les inscriptions aux ateliers ?: Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement pour vérifier les groupes, les besoins alimentaires et le matériel d’atelier. Gardez une liste d’attente si la capacité de certains ateliers est limitée.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une journée portes ouvertes d’académie d’art ?: Réservez au moins 3 heures pour installer le mobilier, les œuvres, la signalétique, les espaces d’atelier et la technique. Prévoyez un test séparé de 30 à 60 minutes pour les présentations et le son.
Que faut-il envoyer aux visiteurs avant la journée portes ouvertes ?: Envoyez un e-mail 5 à 7 jours avant avec les horaires, le plan, les activités auxquelles ils sont inscrits et les informations d’accès. Ajoutez les éventuelles consignes alimentaires ou pratiques afin d’éviter les demandes de dernière minute.

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