Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas de una academia de arte

Una jornada de puertas abiertas combina visitas, talleres, exposiciones y demostraciones, así que los detalles deben encajar en un horario claro. Esta checklist reúne la preparación desde la fecha y las inscripciones hasta el montaje, la recepción y el desmontaje. Calcula los espacios y monitores según las actividades confirmadas, y comunica a cada visitante dónde debe ir y a qué hora. Los últimos días conviene dedicarlos a probar la técnica, etiquetar las obras y revisar los materiales.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha de la jornada de puertas abiertas
Definir el programa y los horarios
2 personas
Reservar salas para actividades
Reservar profesores para las visitas guiadas
Asignar monitores del taller
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones al taller
Enviar por correo la información para visitantes
Hacer el mapa y la señalización
Recopilar lista de expositores
Inventariar las obras de arte y las etiquetas
2 personas
Planificar presentaciones y demostraciones
2 personas
Pedir el catering
Comprar materiales para el taller
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Preparar carpetas informativas
3 personas
Imprimir señales de ruta
Probar la técnica y las presentaciones
2 personas
Embalar y transportar las obras de arte
3 personas
Recoger la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar la carpa y la entrada
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las salas de exposición
5 personas
Colgar obras de arte
4 personas
Preparar las mesas de trabajo para los talleres
3 personas
Repartir los materiales del taller
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Dejar preparados los tarjetas de nombre y los programas
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Informar a los participantes y al personal
2 personas

Evento

Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Dar visitas guiadas
3 personas
Facilitar información sobre la formación
2 personas
Guiar talleres
4 personas
Coordinar las demostraciones de los artistas
3 personas
Comentar los porfolios
3 personas
Realizar presentaciones
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Limpiar las mesas del taller entre sesiones
2 personas
Comprobar las salas de exposición
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Recoger las obras de arte de forma segura
4 personas
Devolver las obras de arte
3 personas
Clasificar materiales del taller
2 personas
Apagar y guardar el equipo
2 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Desmontar y guardar la tienda
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger y retirar la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar las neveras portátiles y los materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Punto de informacióncant. 2
Mesascant. 14
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 8
Mesas de trabajocant. 10
Papeleracant. 8
Percheroscant. 3
Carpa plegablecant. 2
Paneles de presentacióncant. 18
Pedestales de exposicióncant. 12

Equipo

Portátilescant. 4
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Memorias USBcant. 4
Destructora de papel

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Tijerascant. 12
Tablas de cortarcant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharillascant. 80
Jarrascant. 8
Bandejascant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 8
Cartelescant. 20
Manteles individualescant. 14
Tarjetas de nombrecant. 120
Marcos de fotoscant. 20
Pinzas de la ropacant. 100

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de piecant. 6
Linternas a pilascant. 8

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Paños de microfibracant. 30
Guantescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y los horarios antes de enviar las invitaciones: indica la duración de cada visita guiada, taller y demostración, además del tiempo necesario para cambiar de sala.
Abre el formulario de inscripción con suficiente antelación para recoger preferencias dietéticas y confirmar las plazas del taller. Envía la información práctica por correo cuando falten entre 3 y 5 días.
Prepara un recorrido fácil de seguir: coloca el punto de información en la entrada y usa señales de ruta desde la recepción hasta las salas, exposiciones y talleres.
Haz el inventario de obras, etiquetas y material expositivo antes del montaje. Embala y transporta las obras con una lista de control para detectar rápidamente cualquier pieza o etiqueta que falte.
Prueba proyectores, pantallas, altavoces, micrófonos y presentaciones al menos 24 horas antes. Revisa también cables, regletas y memorias USB; son elementos pequeños que suelen bloquear una demostración completa.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de una academia de arte?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar la fecha, reservar salas y profesores, diseñar las invitaciones y abrir las inscripciones. Reserva los últimos 7 días para confirmar asistentes, recoger la compra y hacer las pruebas técnicas.
¿Cuándo hay que enviar la información a los visitantes?: Envía el correo con horarios, mapa, indicaciones y requisitos del taller entre 3 y 5 días antes. Si hay cambios de última hora, manda una actualización el día anterior y coloca la misma información en el punto de información.
¿Cuánto catering hace falta para una jornada de puertas abiertas?: Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y añade un margen del 10 % para imprevistos. Recoge las preferencias dietéticas al registrarse y confirma el pedido al menos 5 días antes para poder ajustar opciones y cantidades.
¿Cuándo hay que probar el equipo audiovisual?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes, con los portátiles, proyectores, pantallas, altavoces, micrófonos y presentaciones que se usarán. Comprueba también cables alargadores, regletas y una memoria USB de respaldo.

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