Wat heb je nodig voor een kunstacademie open dag?

Voor een kunstacademie open dag heb je meer nodig dan alleen kunstwerken en een programma. Bezoekers moeten hun route kunnen vinden, workshops veilig kunnen volgen en informatie mee naar huis kunnen nemen. Denk daarom aan een informatiebalie, presentatiepanelen, werktafels, techniek en voldoende bekers en servies. Regel kwetsbare materialen, projectoren en verlengsnoeren uiterlijk enkele dagen vooraf; op de dag zelf blijven vooral catering, bewegwijzering en een werkende ontvangstplek over.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatiebalieaantal 2
Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Werktafelsaantal 10
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 3
Partytentaantal 2
Presentatiepanelenaantal 18
Expositiesokkelsaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
USB-sticksaantal 4
Papierversnipperaar

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Scharenaantal 12
Snijplankenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Theelepelsaantal 80
Schenkkanenaantal 8
Dienbladenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Postersaantal 20
Tafelkleedjesaantal 14
Naamkaartjesaantal 120
Fotolijstenaantal 20
Wasknijpersaantal 100

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Staande lampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 30
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen
- Koffie - 6 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 dozen
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 2 kilo
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Ice tea - 8 flessen
- Spa Blauw - 10 kratten
- Spa Rood - 4 kratten
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- IJsblokjes - 10 kilo
- Volkorenbrood - 12 broden
- Witbrood - 8 broden
- Miniwraps - 8 pakken
- Jonge kaas - 3 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Kalkoenfilet - 2 kilo
- Komkommers - 3 kilo
- Tomaten - 3 kilo
- Sla - 8 kroppen
- Paprika’s - 3 kilo
- Druiven - 5 kilo
- Appels - 6 kilo
- Bananen - 5 kilo
- Miniwortels - 4 kilo
- Cherrytomaten - 3 kilo
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Zoute koekjes - 8 pakken
- Volkoren crackers - 6 pakken
- Mini-muffins - 8 dozen
- Koekjes - 10 pakken
- Glutenvrije crackers - 3 pakken
- Glutenvrije koekjes - 3 pakken
- Vegan wraps - 4 pakken
- Vegan beleg - 2 kilo
- Mayonaise - 2 potten
- Mosterd - 2 potten
- Ketchup - 2 flessen
- Olijfolie - 2 flessen
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 pot
- Kruidenmix - 2 potjes
- Servetten - 600 stuks
- Papieren handdoeken - 12 rollen
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 60 stuks
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende handgel - 6 flessen
- Vloeibare handzeep - 6 flessen
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Diepvrieszakken - 2 dozen
- Houten roerstaafjes - 500 stuks
- Bamboeprikkers - 500 stuks
- Kartonnen gebaksbordjes - 250 stuks
- Kartonnen koffiebekers - 250 stuks
- Rietjes - 200 stuks
- Kleurcodestickers voor allergenen - 3 rollen

Tips

Zet per workshop minimaal één werktafel klaar en leg scharen, snijplanken en andere materialen vooraf op hun plek. Zo verlies je bij de start geen tijd met uitpakken of zoeken.
Voor presentaties en demonstraties heb je niet alleen een laptop en projector nodig, maar ook een projectiescherm, speakers, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen. Test elke combinatie uiterlijk de dag ervoor in de juiste ruimte.
Richt de informatiebalie in met naamkaartjes, infomappen en USB-sticks met actuele informatie. Leg daarnaast routeborden bij de entree, kruisingen en workshopruimtes; bezoekers missen vooral de eerste afslag.
Plan koffie en water niet alleen bij de ontvangst. Gebruik thermoskannen, koffiezetapparaten of waterkokers en koelboxen zodat catering ook tijdens rondleidingen en workshops beschikbaar blijft.
Bescherm kunstwerken tijdens intern vervoer met geschikt verpakkingsmateriaal en controleer labels voordat je ze ophangt. Houd afvalbakken, tafels en stoelen vrij van de expositieruimte, zodat bezoekers veilig kunnen rondlopen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tafels heb ik nodig voor een kunstacademie open dag?: Reken per workshop op minimaal één werktafel en voeg aparte tafels toe voor de informatiebalie, catering en infomappen. Tel voor een programma met vier workshops dus minstens zeven tafels, exclusief presentatietafels.
Hoeveel bekers en koffiekopjes moet ik regelen?: Neem per verwachte bezoeker minimaal één herbruikbare beker mee en reken voor koffie op ongeveer één koffiekopje per persoon per gepland koffiemoment. Bij meerdere rondleidingen is een voorraad van 1,5 keer het verwachte aantal bezoekers praktischer.
Wanneer moet ik de techniek voor een open dag testen?: Test laptops, projectoren, projectieschermen, speakers, microfoons, verlengsnoeren en stekkerdozen uiterlijk één dag vooraf in de ruimtes waar ze worden gebruikt. Controleer op de ochtend zelf nog één keer beeld, geluid en stroomaansluitingen.
Wat moet er bij de informatiebalie liggen?: Leg naamkaartjes, infomappen, bezoekersinformatie en een actuele plattegrond klaar. Vul de balie uiterlijk de avond ervoor en houd extra routeborden en informatie achter de hand voor wijzigingen op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.