Qué necesitas para una jornada de puertas abiertas de una academia de arte

Una jornada de puertas abiertas de una academia de arte necesita más que obras expuestas y visitantes inscritos. Hay que preparar zonas de información, recorridos, demostraciones, talleres y un punto de café sin bloquear el paso. Esta lista reúne el mobiliario, los equipos de presentación, los elementos de cocina y la vajilla que conviene comprar o pedir con antelación. Comprueba las cantidades según el número de visitantes y reserva los equipos técnicos al menos una semana antes.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Punto de informacióncant. 2
Mesascant. 14
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 8
Mesas de trabajocant. 10
Papeleracant. 8
Percheroscant. 3
Carpa plegablecant. 2
Paneles de presentacióncant. 18
Pedestales de exposicióncant. 12

Equipo

Portátilescant. 4
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Memorias USBcant. 4
Destructora de papel

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Tijerascant. 12
Tablas de cortarcant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharillascant. 80
Jarrascant. 8
Bandejascant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 8
Cartelescant. 20
Manteles individualescant. 14
Tarjetas de nombrecant. 120
Marcos de fotoscant. 20
Pinzas de la ropacant. 100

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de piecant. 6
Linternas a pilascant. 8

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Paños de microfibracant. 30
Guantescant. 12

Catering

Compras
- Café - 6 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 4 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 2 kilos
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Ice tea - 8 botellas
- Spa Blauw - 10 cajas
- Spa Rood - 4 cajas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Cubitos de hielo - 10 kilos
- Pan integral - 12 panes
- Pan blanco - 8 panes
- Miniwraps - 8 paquetes
- Queso joven - 3 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Hummus - 2 kilos
- Pechuga de pavo - 2 kilo
- Pepinos - 3 kilos
- Tomates - 3 kilos
- Lechuga - 8 unidades
- Pimientos - 3 kilos
- Uvas - 5 kilos
- Manzanas - 6 kilos
- Plátanos - 5 kilos
- Mini zanahorias - 4 kilo
- Tomates cherry - 3 kilos
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Galletas saladas - 8 paquetes
- Crackers integrales - 6 paquetes
- Mini muffins - 8 cajas
- Galletas - 10 paquetes
- Crackers sin gluten - 3 paquetes
- Galletas sin gluten - 3 paquetes
- Wraps veganos - 4 paquetes
- Ingredientes veganos para untar - 2 kilos
- Mayonesa - 2 botes
- Mostaza - 2 frascos
- Ketchup - 2 botellas
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Mezcla de especias - 2 tarros
- Servilletas - 600 unidades
- Toallas de papel - 12 rollos
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 60 unidades
- Lavavajillas - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Gel desinfectante para manos - 6 botellas
- Jabón líquido de manos - 6 botellas
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Bolsas de congelación - 2 cajas
- Palitos de madera para remover - 500 unidades
- Pinchos de bambú - 500 unidades
- Platos de cartón para pastel - 250 unidades
- Vasos de cartón para café - 250 unidades
- Pajitas - 200 stuks
- Pegatinas de código de color para alérgenos - 3 rollen

Consejos

Calcula una silla por cada visitante que vaya a sentarse durante una presentación y añade un 10 % extra para cambios de última hora. Para los talleres, usa mesas de trabajo estables y deja espacio suficiente entre puestos.
Prepara un punto de información cerca de la entrada con mesas, sillas, percheros y carpetas informativas. Ten al menos un paquete adicional de tarjetas de nombre y señales por si llegan visitantes sin inscripción.
Para cada presentación o demostración, comprueba con 48 horas de antelación el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces, el micrófono, los cables alargadores y las regletas. Guarda una copia de los archivos en una memoria USB.
Calcula entre 2 y 3 bebidas calientes por persona si la visita dura varias horas. Reparte las máquinas de café, teteras, termos, vasos reutilizables y tazas en una zona que no interfiera con el transporte de las obras.
Pide o compra los materiales del taller al menos 5 días antes y revisa que haya tijeras, tablas de cortar, platos, cubiertos y papeleras. Añade una papelera por cada zona de actividad para evitar residuos junto a las piezas expuestas.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto café necesito para una jornada de puertas abiertas?: Calcula entre 2 y 3 tazas por visitante si la jornada dura de 3 a 4 horas. Para 40 personas, prepara aproximadamente entre 80 y 120 servicios, además de agua y té.
¿Cuándo debo reservar el proyector y los micrófonos?: Resérvalos al menos 7 días antes de la jornada, especialmente si hay presentaciones y demostraciones en varias salas. Haz una prueba completa de sonido e imagen 48 horas antes.
¿Cuántas mesas necesito para el taller de arte?: Calcula una mesa de trabajo por cada 4 a 6 participantes, según el tamaño de los materiales. Para 24 participantes, prepara entre 4 y 6 mesas y deja pasillos despejados para los monitores.
¿Qué debo preparar para los visitantes que llegan sin inscripción?: Ten tarjetas de nombre, carpetas informativas, señales de ruta y un punto de información listo desde 30 minutos antes de abrir. Reserva al menos un 10 % más de material que el número de inscripciones confirmadas.

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