Journée portes ouvertes d’une académie d’art : la liste de courses

Une journée portes ouvertes d’académie d’art combine accueil des visiteurs, expositions, démonstrations et ateliers pratiques. Cette liste regroupe le matériel à acheter ou à récupérer pour installer les espaces, orienter le public et faire fonctionner la journée sans interruption. Prévoyez aussi les équipements souvent oubliés : rallonges, multiprises, gobelets réutilisables et solutions pour garder les boissons au frais. Les quantités dépendent du nombre d’inscrits, du programme et de la durée d’ouverture.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Bureau d’informationqté 2
Tablesqté 14
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 8
Tables de travailqté 10
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 3
Tente de réceptionqté 2
Panneaux de présentationqté 18
Socles d’expositionqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Clés USBqté 4
Destructeur de documents

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Ciseauxqté 12
Planches à découperqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Cuillères à caféqté 80
Carafesqté 8
Plateauxqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Affichesqté 20
Nappesqté 14
Badges nominatifsqté 120
Cadres photoqté 20
Pinces à lingeqté 100

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampadairesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 30
Gantsqté 12

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 2 kilo
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 10 caisses
- Spa Rouge - 4 caisses
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Glaçons - 10 kilos
- Pain complet - 12 pains
- Pain blanc - 8 pains
- Mini-wraps - 8 paquets
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Filet de dinde - 2 kilos
- Concombres - 3 kilos
- Tomates - 3 kilos
- Laitue - 8 pièces
- Poivrons - 3 kilo
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 6 kilos
- Bananes - 5 kilos
- Mini-carottes - 4 kilos
- Tomates cerises - 3 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Biscuits salés - 8 paquets
- Crackers complets - 6 paquets
- Mini muffins - 8 boîtes
- Biscuits - 10 paquets
- Crackers sans gluten - 3 paquets
- Biscuits sans gluten - 3 paquets
- Wraps vegan - 4 paquets
- Garnitures véganes - 2 kilos
- Mayonnaise - 2 pots
- Moutarde - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Mélange d'épices - 2 pots
- Serviettes - 600 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Savon liquide pour les mains - 6 bouteilles
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Sacs de congélation - 2 cartons
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 500 pièces
- Brochettes en bambou - 500 pièces
- Assiettes à dessert en carton - 250 pièces
- Gobelets à café en carton - 250 pièces
- Pailles - 200 pièces
- Autocollants à code couleur pour allergènes - 3 rouleaux

Conseils

Prévoyez au moins une table de travail par atelier et gardez une table séparée pour le bureau d’information. Ajoutez quelques chaises pour les inscriptions et les visiteurs qui attendent.
Pour chaque démonstration, vérifiez plusieurs jours avant que l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran, les haut-parleurs et le microphone sont compatibles. Gardez une clé USB avec les présentations et les fichiers de secours.
Comptez environ deux gobelets réutilisables et une tasse à café par visiteur attendu, puis ajoutez une réserve de 10 %. Les thermos, machines à café et bouilloires doivent être installés avant l’arrivée du public.
Réservez un espace clairement identifié pour les œuvres emballées et leur transport. Les panneaux de présentation et socles d’exposition doivent être prêts avant l’installation des étiquettes et des œuvres.
Prévoyez une rallonge et une multiprise par zone technique, sans les faire passer dans les passages. Ajoutez des poubelles près des ateliers, du catering et de l’espace café pour éviter les déchets dispersés.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une journée portes ouvertes d’académie d’art ?: Prévoyez du mobilier d’accueil et d’exposition, du matériel d’atelier, des équipements de présentation et de la vaisselle. Ajoutez les boissons, le catering et les fournitures de signalétique selon le nombre de visiteurs et d’ateliers.
Combien de gobelets prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Comptez environ deux gobelets réutilisables par visiteur attendu, puis ajoutez 10 % de marge. Pour 100 visiteurs, prévoyez donc environ 220 gobelets, en plus des tasses à café et des assiettes nécessaires.
Quand tester le matériel audiovisuel ?: Effectuez un premier test au moins 3 jours avant l’événement, puis une vérification le matin même. Testez chaque ordinateur portable, projecteur, écran, haut-parleur, microphone, rallonge et multiprise dans la configuration réelle.
Quand préparer le matériel des ateliers ?: Rassemblez et contrôlez le matériel au moins 48 heures avant l’ouverture. Gardez ensuite les fournitures par atelier dans des bacs ou zones séparés pour éviter les achats de dernière minute et les mélanges.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.