Kortfilmfestival organiseren: een praktische checklist

Een kortfilmfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen films verzamelen. Je moet vertoningsrechten, filmbestanden, ondertitels en techniek op elkaar afstemmen, terwijl aanmeldingen, catering en vrijwilligers doorlopen. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar een gecontroleerde projectiedag. Plan minstens één volledige technische test voordat publiek binnenkomt. Met deze checklist houd je de voorbereiding, publieksontvangst en filmblokken overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Festivaldatum vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Films selecteren
3 personen
Filmmakers benaderen
2 personen
Vertoningsrechten bevestigen
2 personen
Locatie reserveren
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Techniek reserveren
2 personen
Websitepagina publiceren
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Persbericht versturen
Socialmediaberichten plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Filmblokken controleren
2 personen
Ondertitels controleren
2 personen
Filmbestanden verzamelen
2 personen
Back-ups maken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Programmaflyers printen
Routeborden printen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Locatie controleren
2 personen
Techniek afhalen
2 personen
Zaal leegmaken
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Projectiescherm plaatsen
3 personen
Projector aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Filmtest uitvoeren
2 personen
Entreebalie opbouwen
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Toiletten controleren

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
Filmblok één starten
2 personen
Pauzedranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Filmblok twee starten
2 personen
Filmmakers ontvangen
2 personen
Vraaggesprek begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Filmblok drie starten
2 personen
Publieksstemming uitdelen
2 personen
Stemformulieren verzamelen
2 personen
Jurywinnaars bekendmaken
2 personen
Publieksprijs uitreiken
2 personen
Afsluitend woord verzorgen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Cateringbuffet afbreken
3 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Sleutels overdragen
Techniek retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Foto's en bestanden archiveren
Bedankbericht versturen
Uitslagen publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 170
Klaptafelsaantal 12
Entreebalie
Krukkenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
Mediaspeler
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 4
USB-sticksaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Waterglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudschalenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Programmapostersaantal 12
Filmpostersaantal 20
Rode loper
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartstandaardsaantal 6
Ballonnenaantal 60
Decoratieve slingersaantal 6
Bloemstukkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Registratie

Naambadgesaantal 220
Badgehoudersaantal 220
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Polsbandjesaantal 220
Stemformulierenaantal 200
Stemurnenaantal 2
Programmaboekjesaantal 220
Bezoekerslijstenaantal 8

Communicatie

Portofoonsaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Printpapieraantal 500
Inktcartridgesaantal 2
Routebordenaantal 12
Pijlenstickersaantal 30
Plakbandaantal 6
Schrijfmappenaantal 6

Schoonmaak

Vuilniszakkenhoudersaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 24
Allesreinigeraantal 4
Glasreinigeraantal 2
Toiletborstelsaantal 4
Rubberhandschoenenaantal 12
Papieren handdoekenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Kabelmattenaantal 12
Brandblussersaantal 4
Nooduitgangbordjesaantal 6

Prijzen

Publieksprijs
Juryprijzenaantal 3
Oorkondesaantal 6
Cadeaubonnenaantal 6
Trofeeënaantal 4

Tips

Leg programma en vertoningsrechten vast voordat je publiceert. Controleer per film de speelduur, bestandsindeling en ondertitels, zodat je geen wijziging op het laatste moment hoeft te verwerken.
Plan uiterlijk een week voor het festival een technische test met beamer, scherm, mediaspeler, geluidsmixer, luidsprekers en alle HDMI-adapters. Test iedere film en neem een reservekopie mee op minimaal twee USB-sticks.
Verzamel dieetwensen zodra de eerste aanmeldingen binnenkomen en geef de cateraar één definitieve inventarisatie. Tel daarna stoelen, waterglazen, koffiekopjes en servies per programmaonderdeel opnieuw na.
Maak per filmblok één aanspreekpunt en zet de volgorde, introducties en eventuele pauzes in het draaiboek. Druk het draaiboek af en leg een exemplaar bij de entreebalie en in de projectieruimte.
Controleer de publieksroute op de dag zelf: plaats routeborden vóór de eerste bezoekers arriveren, richt de entreebalie in en werk kabels af met gaffer tape. Houd verlengsnoeren, stekkerdozen en reservebatterijen apart als directe back-up.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kortfilmfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met de datum, locatie en het programma. Reserveer techniek en catering zodra de festivaldatum en verwachte bezoekersaantallen bekend zijn.
Wanneer moet ik films en vertoningsrechten regelen?: Benader filmmakers ongeveer 10 tot 12 weken vooraf en bevestig de vertoningsrechten vóór je het programma publiceert. Verzamel de definitieve filmbestanden uiterlijk 2 weken voor het festival.
Wanneer test ik de techniek voor een kortfilmfestival?: Plan een volledige test 5 tot 7 dagen vooraf en herhaal een korte controle op de festivaldag. Speel elke film af met de echte beamer, het geluid en de ondertitels.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kortfilmfestival?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger bij de entree, 1 zaalcoördinator en 1 technisch aanspreekpunt per gelijktijdige zaal. Bij één zaal zijn 3 vrijwilligers een praktisch minimum; plan extra hulp voor opbouw en catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.