Zo organiseer je een tennistoernooi zonder chaos

Begin met het toernooiformaat, het aantal banen en de maximale groepsgrootte. Daarna volgen inschrijvingen, het wedstrijdschema en de praktische bezetting: scheidsrechters, vrijwilligers en horeca. Plan niet alleen de wedstrijden, maar ook de momenten waarop deelnemers aankomen, pauzeren en hun uitslag doorgeven. Op de dag zelf draait alles om een duidelijk schema, gelabelde ballen, zichtbare scoreborden en een aanspreekpunt dat snel beslissingen neemt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooiformaat bepalen
2 personen
2
Banen en locatie reserveren
3
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
4
Inschrijfformulier aanmaken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemers bevestigen
9
Reservering horeca controleren
10
Prijzen en medailles bestellen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Scheidsrechters bevestigen
13
EHBO-contactgegevens verzamelen
14
Weersverwachting controleren
15
Deelnemerslijst afdrukken
16
Wedstrijdschema afdrukken
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Sportmateriaal controleren
2 personen
19
Trofeeën klaarmaken
20
Ballen labelen
2 personen
21
Routebordjes voorbereiden
22
Dranken koelen
2 personen
23
Fruit en snacks klaarzetten
2 personen
24
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
25
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
26
Registratiebalie opbouwen
2 personen
27
Wedstrijdleiding inrichten
2 personen
28
Scoreborden plaatsen
2 personen
29
Banen controleren
2 personen
30
Netten en lijnen controleren
2 personen
31
Ballenkorven per baan vullen
2 personen
32
Versiering ophangen
2 personen
33
Borden en bewegwijzering plaatsen
2 personen
34
Prijzen uitstallen
35
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

36
Registratiebalie openen
2 personen
37
Deelnemers ontvangen
3 personen
38
Startinformatie uitdelen
2 personen
39
Toernooi uitleggen
2 personen
40
Warming-up begeleiden
2 personen
41
Eerste wedstrijden starten
4 personen
42
Wedstrijden begeleiden
6 personen
43
Uitslagen registreren
2 personen
44
Scoreborden bijwerken
2 personen
45
Ballen vervangen
2 personen
46
Dranken serveren
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Koffie en thee serveren
49
Snacks en fruit aanvullen
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Toiletten controleren
52
Banen tussentijds controleren
2 personen
53
Kwartfinales begeleiden
4 personen
54
Halve finales begeleiden
4 personen
55
Finale aankondigen
56
Finale begeleiden
3 personen
57
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
58
Winnaars bekendmaken
59
Prijzen uitreiken
2 personen
60
Groepsfoto maken
61
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
62
Wedstrijdadministratie afronden
2 personen

Nazorg

63
Servies verzamelen
2 personen
64
Voedsel veilig opbergen
2 personen
65
Apparatuur uitschakelen
2 personen
66
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
68
Versiering verwijderen
2 personen
69
Afval verzamelen
3 personen
70
Servies afwassen
2 personen
71
Locatie schoonmaken
3 personen
72
Banen netjes achterlaten
2 personen
73
Geleende spullen controleren
2 personen
74
Geleende spullen retourneren
2 personen
75
Uitslagen publiceren
76
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 48
Biertafelsaantal 4
Partytentenaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Tennisnettenaantal 4
Tennisballenaantal 96
Reserve tennisballenaantal 24
Scorebordenaantal 4
Ballenkorvenaantal 8
Tennisscheidsrechtersstoelenaantal 4
Trainingshoepelsaantal 12
Markeerschijvenaantal 24
Springtouwenaantal 8
Waterkrattenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeaker
Microfoon
Megafonenaantal 2
Printer
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Schenk kannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Koelelementenaantal 16
Opbergboxenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 8
Podiumbordjesaantal 3

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Buitenlampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Registratie

Naamstickersaantal 100
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Wedstrijdformulierenaantal 100
Enveloppenaantal 40
Polsbandjesaantal 100

Communicatie

Portofoonsaantal 6
Telefoonladersaantal 4
Printpapieraantal 2
Plakbandaantal 6
Markeerstiftenaantal 12
Schrijfblokkenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
A4-informatiebordenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffer
Koelkompressenaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 8
Zaklampenaantal 4
Antislipmattenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Afvalknijpersaantal 2
Wc-borstelsaantal 2
Handvegersaantal 4

Prijzen

Bekers voor winnaarsaantal 3
Medaillesaantal 12
Prijzenpakkettenaantal 3
Certificatenaantal 40
Lintenaantal 12

Gereedschap

Hameraantal 2
Tiewrapsaantal 100
Kabelbindersaantal 50
Schaaraantal 4
Meetlintenaantal 2
Paraplu'saantal 4

Tips

Reserveer de banen voordat je uitnodigingen verstuurt. Tel per wedstrijd ook wissel- en uitlooptijd mee; zonder buffer loopt een schema met meerdere rondes snel achter op de klok.
Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor het toernooi en bevestig daarna de deelnemers. Zo kun je het wedstrijdschema, de horeca, dieetwensen en het aantal prijzen op elkaar afstemmen.
Maak het schema zo dat spelers minimaal één volledige wedstrijd tussen twee partijen hebben. Print zowel de deelnemerslijst als het schema en leg reserve-exemplaren klaar bij de wedstrijdtafel.
Controleer sportmateriaal en stroom de dag ervoor: tel tennisballen en reserveballen, test scoreborden, microfoon en printer en leg verlengkabels en stekkerdozen veilig buiten looproutes.
Regel eten en drinken vóór de eerste spelers arriveren. Koel dranken, zet water, fruit en snacks klaar en bereid koffie en thee zo voor dat een vrijwilliger niet tegelijk wedstrijdinformatie hoeft te geven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een tennistoernooi met 16 spelers?: Reken voor 16 spelers op ongeveer 4 tot 6 uur, afhankelijk van het format en het aantal banen. Plan daarnaast minimaal 30 minuten voor ontvangst, uitleg en prijsuitreiking.
Hoeveel tennisbanen heb je nodig voor een tennistoernooi?: Voor 16 spelers op één baan ben je bij meerdere rondes al snel een volledige dag bezig. Met 2 banen kun je hetzelfde programma meestal binnen 4 tot 6 uur uitvoeren, inclusief wissels en korte pauzes.
Wanneer moet je deelnemers inschrijven voor een tennistoernooi?: Open de inschrijving bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf en sluit die 7 dagen voor de speeldag. Gebruik de definitieve lijst daarna voor het schema, de horeca en de bestellingen.
Hoeveel tennisballen heb je nodig voor een toernooi?: Leg per baan minimaal 3 speelballen en 3 reserveballen klaar. Bij 2 banen betekent dat minstens 12 ballen; label de sets per baan zodat zoekgeraakte ballen sneller worden aangevuld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.