Boodschappenlijst voor een kortfilmfestival

Voor een kortfilmfestival heb je meer nodig dan een beamer en films. Je regelt ook ontvangst, zitplaatsen, geluid, stroom, catering en duidelijke bewegwijzering. Controleer vooraf of elke laptop, mediaspeler en HDMI-adapter op de aanwezige apparatuur werkt. Denk daarnaast aan verbruiksmateriaal en reserves: kabels, batterijen, USB-sticks, glazen en servies worden vaak pas op de festivaldag gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 170
Klaptafelsaantal 12
Entreebalie
Krukkenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
Mediaspeler
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 4
USB-sticksaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Waterglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudschalenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Programmapostersaantal 12
Filmpostersaantal 20
Rode loper
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartstandaardsaantal 6
Ballonnenaantal 60
Decoratieve slingersaantal 6
Bloemstukkenaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Thee - 200 zakjes
- Suiker - 2 kilo
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Tonic - 6 flessen
- Spa Blauw - 8 kratten
- Spa Rood - 4 kratten
- Appelsap - 8 pakken
- Sinaasappelsap - 8 pakken
- Alcoholvrij bier - 6 kratten
- Bier - 8 kratten
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Prosecco - 8 flessen
- Paprikachips - 10 zakken
- Naturelchips - 10 zakken
- Tortillachips - 8 zakken
- Zoute popcorn - 8 zakken
- Ongezouten noten - 4 kilo
- Olijven - 6 potten
- Komkommer - 12 stuks
- Cherrytomaten - 6 kilo
- Druiven - 8 kilo
- Appels - 8 kilo
- Bananen - 6 kilo
- Miniwraps - 250 stuks
- Hummus - 12 bakjes
- Roomkaas - 8 kuipjes
- Jonge kaas - 5 kilo
- Brie - 3 kilo
- Kipfiletbeleg - 3 kilo
- Vegetarische spread - 3 kilo
- Pesto - 8 potten
- Mayonaise - 4 flessen
- Ketchup - 4 flessen
- Mosterd - 3 flessen
- Olijfolie - 2 flessen
- Baguettes - 35 stuks
- Miniquiches - 250 stuks
- Vegetarische samosa's - 200 stuks
- Brownies - 180 stuks
- Koekjes - 12 pakken
- Chocolade - 6 kilo
- IJsblokjes - 30 kilo
- Papieren servetten - 1000 stuks
- Koffiefilters - 200 stuks
- Roerstaafjes - 500 stuks
- Afvalzakken - 100 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Handzeep - 6 flessen
- Handdesinfectie - 8 flessen
- Sponsjes - 12 stuks
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Dieetvriendelijke snacks - 40 porties

Registratie

Naambadgesaantal 220
Badgehoudersaantal 220
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Polsbandjesaantal 220
Stemformulierenaantal 200
Stemurnenaantal 2
Programmaboekjesaantal 220
Bezoekerslijstenaantal 8

Communicatie

Portofoonsaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Printpapieraantal 500
Inktcartridgesaantal 2
Routebordenaantal 12
Pijlenstickersaantal 30
Plakbandaantal 6
Schrijfmappenaantal 6

Schoonmaak

Vuilniszakkenhoudersaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 24
Allesreinigeraantal 4
Glasreinigeraantal 2
Toiletborstelsaantal 4
Rubberhandschoenenaantal 12
Papieren handdoekenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Kabelmattenaantal 12
Brandblussersaantal 4
Nooduitgangbordjesaantal 6

Prijzen

Publieksprijs
Juryprijzenaantal 3
Oorkondesaantal 6
Cadeaubonnenaantal 6
Trofeeënaantal 4

Tips

Plan per filmblok minimaal één volledige technische test vóór de bezoekers binnenkomen. Controleer beeld, geluid, ondertitels en de aansluiting van elke laptop of mediaspeler.
Neem per benodigde verbinding één reserve-HDMI-kabel en passende adapter mee. Leg kabels vast met gaffer tape en gebruik stekkerdozen en verlengsnoeren zonder looppaden te blokkeren.
Zet bij de entree een tafel of balie klaar met naambadges, programmaflyers en routeborden. Print deze materialen uiterlijk de dag vóór het festival, zodat je nog fouten kunt herstellen.
Tel servies per eetmoment en voeg minimaal 10 procent reserve toe. Voor 50 bezoekers betekent dat bijvoorbeeld 55 waterglazen, koffiekopjes en stuks bestek.
Maak ten minste twee back-ups van alle filmbestanden op afzonderlijke USB-sticks of laptops. Test de back-ups uiterlijk 24 uur vóór de eerste vertoning op de mediaspeler.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een kortfilmfestival?: Reken één stoel per aangemelde bezoeker en reserveer 5 tot 10 procent extra. Bij 80 bezoekers zet je dus ongeveer 84 tot 88 stoelen klaar, afhankelijk van de ruimte.
Hoeveel drank en servies heb ik nodig voor een kortfilmfestival?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en voeg daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur toe. Bestel of zet minimaal 10 procent extra glazen, kopjes en bestek klaar.
Welke techniek moet ik meenemen naar een kortfilmfestival?: Zorg minimaal voor een beamer, projectiescherm, mediaspeler of laptop, HDMI-kabels, passende adapters, geluidsmixer, luidsprekers en microfoons. Neem per type aansluiting minstens één reservekabel en adapter mee.
Wanneer moet ik filmbestanden en ondertitels controleren?: Verzamel de definitieve bestanden uiterlijk 24 uur vóór het festival en controleer elk filmblok daarna volledig. Test ook de ondertitels, het geluid en de back-ups op de apparatuur die je ter plaatse gebruikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.