Kurzfilmfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige die Vorführrechte, bevor du das Programm veröffentlichst. Sammle außerdem alle Filmdateien in einem einheitlichen Format und lege mindestens ein zusätzliches Backup auf einem separaten USB-Stick oder Laptop an.
• Plane die Technikprobe nicht erst am Veranstaltungstag. Prüfe Beamer, Leinwand, Medienplayer, HDMI-Kabel, Adapter, Tonmischpult, Lautsprecher und Funkmikrofone mit jedem Filmblock und kontrolliere dabei auch die Untertitel.
• Erfasse Ernährungswünsche spätestens mit der Anmeldung und gib die Gesamtzahl rechtzeitig an das Catering weiter. Für den Empfang brauchst du neben Tellern und Besteck auch Servierschalen, Servierbesteck und ausreichend Wassergläser.
• Teile die Freiwilligen in konkrete Schichten für Einlass, Saal, Technik und Catering ein. Bereite Namensschilder, Wegweiser und Programmflyer vor, damit am Eingang nicht gleichzeitig orientiert, gedruckt und improvisiert werden muss.
• Drucke Drehbuch, Filmblöcke und Ablaufplan spätestens am Vortag aus. Klebe Verlängerungskabel mit Gaffer Tape ab, lege Ersatzbatterien bereit und stelle Abfallbehälter dort auf, wo beim Empfang tatsächlich Getränke und Speisen ausgegeben werden.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Kurzfilmfestival organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location und Programmplanung. Rechte, Filmdateien, Einladungen und Technik lassen sich dann mit festen Fristen koordinieren.

Wann müssen die Vorführrechte für Kurzfilme geklärt sein?

Kläre die Vorführrechte, bevor du Filme endgültig ins Programm aufnimmst und die Webseite veröffentlichst. Plane dafür mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Festival einen vollständigen Abgleich ein.

Wann sollte die Technikprobe für ein Kurzfilmfestival stattfinden?

Führe die vollständige Technikprobe spätestens am Vortag durch; bei mehreren Filmblöcken besser 2 bis 3 Tage vorher. Spiele jeden Film mit Beamer, Ton, Medienplayer und Untertiteln an, nicht nur eine Testdatei.

Wie viele Helfer braucht ein Kurzfilmfestival?

Plane mindestens eine Person für den Einlass, eine für den Saal und eine für die Technik ein; bei Catering kommt eine vierte Person hinzu. Bei parallel laufenden Aufgaben solltest du pro Bereich eine eigene Schicht einteilen.

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