Einkaufsliste für ein Kurzfilmfestival

Für ein Kurzfilmfestival brauchst du mehr als Beamer und Leinwand: Bild- und Tontechnik, Ersatzkabel, Beschilderung sowie Geschirr und Getränke müssen rechtzeitig bereitliegen. Plane die Ausstattung nach Sitzplätzen, Vorführraum und Teamgröße. Besonders häufig fehlen passende HDMI-Adapter, USB-Sticks mit Sicherungskopien oder Ersatzbatterien. Diese Einkaufsliste bündelt die benötigten Dinge, damit Aufbau, Einlass und Vorführung ohne improvisierte Lösungen funktionieren.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 170
KlappischeAnz. 12
Eingangsbereich
HockerAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
LaptopsAnz. 2
Medienplayer
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
Tonmischpult
LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 4
USB-SticksAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
ErsatzbatterienAnz. 24

Geschirr

WassergläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierbesteckAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
WarmhalteschalenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6

Dekoration

Programmatische PosterAnz. 12
FilmplakateAnz. 20
Roter Teppich
TischdeckenAnz. 12
NamenskartenständerAnz. 6
BallonsAnz. 60
Dekorative GirlandenAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Tee - 200 Beutel
- Zucker - 2 Kilo
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Tonic - 6 Flaschen
- Spa Blauw - 8 Kisten
- Spa Rood - 4 Kisten
- Apfelsaft - 8 Packungen
- Orangensaft - 8 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 6 Kästen
- Bier - 8 Kisten
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Prosecco - 8 Flaschen
- Paprikachips - 10 Tüten
- Naturelchips - 10 Tüten
- Tortilla-Chips - 8 Tüten
- Salziges Popcorn - 8 Tüten
- Ungesalzene Nüsse - 4 Kilo
- Oliven - 6 Gläser
- Gurke - 12 Stück
- Cherrytomaten - 6 kilo
- Trauben - 8 kilo
- Äpfel - 8 Kilo
- Bananen - 6 Kilo
- Mini-Wraps - 250 Stück
- Hummus - 12 Becher
- Frischkäse - 8 Becher
- Junger Käse - 5 Kilo
- Brie - 3 Kilo
- Hähnchenaufschnitt - 3 Kilo
- Vegetarischer Aufstrich - 3 kilo
- Pesto - 8 Gläser
- Mayonnaise - 4 Flaschen
- Ketchup - 4 Flaschen
- Senf - 3 Flaschen
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Baguettes - 35 Stück
- Miniquiches - 250 Stück
- Vegetarische Samosas - 200 Stück
- Brownies - 180 Stück
- Kekse - 12 Packungen
- Schokolade – 6 Kilo
- Eiswürfel - 30 Kilo
- Papierservietten - 1000 Stück
- Kaffeefilter - 200 Stück
- Rührstäbchen - 500 Stück
- Müllsäcke - 100 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Handseife - 6 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 8 Flaschen
- Schwämmchen - 12 Stück
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Ernährungsfreundliche Snacks - 40 Portionen

Registrierung

NamensschilderAnz. 220
BadgehalterAnz. 220
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 6
ArmbänderAnz. 220
StimmzettelAnz. 200
WahlurnenAnz. 2
ProgrammhefteAnz. 220
BesucherlistenAnz. 8

Kommunikation

FunkgeräteAnz. 8
LadestationenAnz. 2
DruckpapierAnz. 500
TintenpatronenAnz. 2
WegweiserAnz. 12
PfeilaufkleberAnz. 30
KlebebandAnz. 6
SchreibmappenAnz. 6

Reinigung

MüllsackhalterAnz. 8
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 24
AllzweckreinigerAnz. 4
GlasreinigerAnz. 2
ToilettenbürstenAnz. 4
GummihandschuheAnz. 12
PapierhandtücherAnz. 12

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4
KabelmattenAnz. 12
FeuerlöscherAnz. 4
NotausgangsschilderAnz. 6

Preise

Publikumspreis
JurypreiseAnz. 3
UrkundenAnz. 6
GeschenkgutscheineAnz. 6
TrophäenAnz. 4

Tipps

Plane pro Vorführraum mindestens einen Beamer, eine Projektionsleinwand und einen Medienplayer ein. Lege zusätzlich mindestens einen Laptop sowie zwei passende HDMI-Adapter bereit, weil Anschlüsse kurzfristig zum Problem werden können.
Halte für die Technik mindestens zwei Ersatz-HDMI-Kabel, zwei Verlängerungskabel und eine Rolle Gaffer Tape bereit. Klebe Kabel an Laufwegen vollständig ab und teste jede Verbindung spätestens am Vortag.
Sichere die gesammelten Filmdateien auf mindestens zwei USB-Sticks und prüfe Untertitel sowie Ton einmal komplett vor dem Festival. Bewahre eine Kopie getrennt von der Vorführtechnik auf.
Rechne bei einer Veranstaltung mit Catering pro erwarteter Person mit einem Glas, einer Tasse, einem Teller und je einem Besteckset. Ergänze Servierschalen und Servierbesteck und berücksichtige die erfassten Ernährungswünsche.
Beschrifte Eingangsbereich, Toiletten und Vorführraum mit gedruckten Wegweisern und bereite Namensschilder vor. Stelle Abfallbehälter an Einlass und Catering auf und lege für Funkmikrofone und LED-Spots Ersatzbatterien bereit.

Häufige Fragen

Was braucht man für ein Kurzfilmfestival?: Du brauchst Vorführtechnik wie Beamer, Leinwand, Laptop, Medienplayer, HDMI-Kabel und Adapter sowie Tonmischpult, Lautsprecher und Mikrofone. Für Einlass und Catering kommen Namensschilder, Programmflyer, Wegweiser, Geschirr, Serviermaterial und Abfallbehälter hinzu.
Wie viele USB-Sticks brauche ich für ein Kurzfilmfestival?: Plane mindestens zwei USB-Sticks für die Filmdateien ein, damit eine Sicherungskopie getrennt von der Hauptkopie vorhanden ist. Teste beide Sticks spätestens am Vortag auf dem tatsächlich verwendeten Medienplayer.
Wie viel Geschirr brauche ich pro Festivalgast?: Rechne pro erwarteter Person mit mindestens einem Wasserglas, einer Kaffeetasse, einem Teller und einem Besteckset. Bei mehreren Catering-Zeitpunkten solltest du zusätzlich Reserve einplanen, damit benutztes Geschirr nicht sofort gespült werden muss.
Welche Ersatzteile sollte ich für die Filmvorführung einkaufen?: Lege mindestens zwei HDMI-Adapter, zwei HDMI-Kabel, zwei Verlängerungskabel und Ersatzbatterien für Mikrofone und Beleuchtung bereit. Eine Rolle Gaffer Tape und ein zusätzlicher USB-Stick helfen bei Kabelwegen oder einem defekten Speichermedium.

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