Que faut-il prévoir pour un festival de courts métrages ?

Un festival de courts métrages demande plus qu’un vidéoprojecteur et quelques chaises. Il faut prévoir une chaîne de projection fiable, du matériel de secours, un accueil identifiable et de quoi servir les boissons et le catering. Cette liste rassemble les équipements, le mobilier, l’éclairage et la vaisselle à acheter ou à apporter. Vérifie chaque élément avant l’arrivée du public, surtout les câbles, adaptateurs, fichiers vidéo et piles.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 170
Tables pliantesqté 12
Bureau d’accueil
Tabouretsqté 8
Poubellesqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Lecteur multimédia
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 4
Clés USBqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Verres à eauqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Plats de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Thermosqté 6

Décoration

Affiches du programmeqté 12
Affiches de filmqté 20
Tapis rouge
Nappesqté 12
Présentoirs pour cartes nominativesqté 6
Ballonsqté 60
Guirlandes décorativesqté 6
Compositions floralesqté 4

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Thé - 200 sachets
- Sucre - 2 kilo
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Tonic - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 8 caisses
- Spa Rouge - 4 caisses
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Bière sans alcool - 6 caisses
- Bière - 8 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Prosecco - 8 bouteilles
- Chips au paprika - 10 sacs
- Chips nature - 10 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Pop-corn salé - 8 sachets
- Noix non salées - 4 kilo
- Olives - 6 bocaux
- Concombre - 12 pièces
- Tomates cerises - 6 kilos
- Raisins - 8 kilos
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Mini-wraps - 250 pièces
- Houmous - 12 pots
- Fromage frais - 8 pots
- Fromage jeune - 5 kilo
- Brie - 3 kilos
- Garniture de filet de poulet - 3 kilo
- Tartinade végétarienne - 3 kilos
- Pesto - 8 pots
- Mayonnaise - 4 bouteilles
- Ketchup - 4 bouteilles
- Moutarde - 3 bouteilles
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Baguettes - 35 pièces
- Mini-quiches - 250 pièces
- Samosas végétariens - 200 pièces
- Brownies - 180 pièces
- Biscuits - 12 paquets
- Chocolat - 6 kilos
- Glaçons - 30 kilos
- Serviettes en papier - 1000 pièces
- Filtres à café - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 500 pièces
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 8 flacons
- Éponges - 12 pièces
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Snacks adaptés aux régimes spéciaux - 40 portions

Inscription

Badges nominatifsqté 220
Porte-badgesqté 220
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Braceletsqté 220
Bulletins de voteqté 200
Urnes de voteqté 2
Brochures du programmeqté 220
Listes des visiteursqté 8

Communication

Talkies-walkiesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Papier d’impressionqté 500
Cartouches d'encreqté 2
Panneaux de directionqté 12
Autocollants flèchesqté 30
Ruban adhésifqté 6
Chemises à pinceqté 6

Nettoyage

Supports de sacs-poubelleqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 24
Nettoyant multi-usagesqté 4
Nettoyant pour vitresqté 2
Brosses de toilettesqté 4
Gants en caoutchoucqté 12
Essuie-toutqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Passe-câblesqté 12
Extincteursqté 4
Panneaux de sortie de secoursqté 6

Prix

Prix du public
Prix du juryqté 3
Diplômesqté 6
Chèques-cadeauxqté 6
Trophéesqté 4

Conseils

Prévois au moins un câble HDMI et un adaptateur de rechange par installation de projection. Teste chaque ordinateur portable, lecteur multimédia et fichier vidéo avant le jour du festival.
Compte les chaises selon les inscriptions confirmées, puis ajoute environ 10 % de marge. Prévois aussi une table dédiée à l’accueil, avec les badges nominatifs et les programmes à portée de main.
Fais une sauvegarde des films sur deux clés USB différentes au plus tard la veille. Garde-les séparées du matériel principal pour pouvoir relancer une projection rapidement.
Pour la sonorisation, vérifie que la console de mixage, les haut-parleurs et les microphones sans fil sont compatibles. Charge les micros et place les piles de rechange avec le matériel technique, pas dans un carton éloigné.
Prévois la signalétique avant l’ouverture : les panneaux de direction doivent être imprimés et posés au moins 30 minutes avant l’accueil. Regroupe le ruban gaffer, les rallonges et les multiprises dans une caisse accessible pour sécuriser les câbles.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour organiser un festival de courts métrages ?: Prévois du matériel de projection, des câbles HDMI, des adaptateurs, des rallonges, des multiprises et du ruban gaffer. Ajoute le mobilier d’accueil, les badges, les programmes, la signalétique et la vaisselle nécessaire au catering.
Combien de chaises prévoir pour un festival de courts métrages ?: Base-toi sur le nombre d’inscriptions confirmées et ajoute environ 10 % de marge. Pour 100 spectateurs inscrits, prévois donc environ 110 chaises, sous réserve de la capacité réelle de la salle.
Quand tester le matériel de projection ?: Effectue un test complet au plus tard la veille : branche le vidéoprojecteur, l’écran, le lecteur multimédia, les ordinateurs et le système audio. Vérifie aussi les sous-titres et ouvre chaque fichier vidéo avant l’arrivée du public.
Combien de clés USB faut-il pour les films du festival ?: Conserve au minimum deux copies complètes des films sur deux clés USB distinctes. Prépare-les la veille et garde une copie de secours séparée du poste de projection.

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