Wat heb je nodig voor een kortfilmfestival?

Voor een kortfilmfestival heb je meer nodig dan een projector en stoelen. Je regelt ook een aparte registratietafel, badges, programmaboekjes, catering en duidelijke bewegwijzering. Voor de techniek zijn een reserve-laptop, extra kabels en back-ups van alle filmbestanden geen overbodige luxe. Gebruik deze boodschappenlijst naast het draaiboek en stem aantallen af op het aantal bezoekers, vrijwilligers en filmblokken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Cocktailtafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Jurytafel
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectiescherm
Laptopaantal 2
Reserve laptop
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
USB-sticksaantal 4
Externe harde schijf
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Laserpointer

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerlampenaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Dessertbordjesaantal 100
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 2
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 8
Tangenaantal 8
Schenkkannenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Filmklapbordenaantal 3
Filmpostersaantal 12
Fotowand
Rode loper
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjeshoudersaantal 12
Prijzenaantal 3
Bloemstukkenaantal 4
Pijlbordenaantal 10
Kabelbindersaantal 50

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 1 doos
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Mineraalwater plat - 12 flessen
- Mineraalwater bruisend - 8 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Tonic - 2 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- IJsblokjes - 8 zakken
- Citroenen - 12 stuks
- Komkommers - 6 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilogram
- Wortels - 2 kilogram
- Paprika's - 12 stuks
- Druiven - 3 kilogram
- Appels - 40 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Aardbeien - 2 kilogram
- Kerstomaatjes - 1 kilogram
- Mini-komkommers - 2 kilogram
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Zoutjesmix - 4 zakken
- Popcorn zoet - 5 zakken
- Popcorn zout - 5 zakken
- Pretzels - 4 zakken
- Rijstwafels - 4 pakken
- Crackers - 6 pakken
- Stokbroden - 8 stuks
- Mini-broodjes - 120 stuks
- Hummus - 8 kuipjes
- Roomkaas - 6 kuipjes
- Jonge kaas - 3 kilogram
- Brie - 1 kilogram
- Vegetarische smeerpaté - 6 kuipjes
- Kipfilet beleg - 2 kilogram
- Gekookte eieren - 30 stuks
- Roomboter - 1 kilogram
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Pesto - 4 potten
- Olijven - 4 potten
- Augurken - 3 potten
- Walnoten - 1 kilogram
- Amandelen - 1 kilogram
- Glutenvrije crackers - 3 pakken
- Glutenvrije broodjes - 20 stuks
- Veganistische broodjes - 30 stuks
- Veganistische kaas - 1 kilogram
- Veganistische belegspread - 6 kuipjes
- Mini-muffins - 120 stuks
- Brownies - 100 stuks
- Koekjes - 8 pakken
- Servetten - 300 stuks
- Papieren bekers - 150 stuks
- Roerstaafjes - 150 stuks
- Cocktailprikkers - 300 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 8 rollen
- Afvalzakken - 60 stuks
- Schoonmaakmiddel - 3 flessen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handzeep - 4 flessen
- Handdesinfectie - 4 flessen
- Sponsjes - 12 stuks

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4

Registratie

Naamstickersaantal 150
Balpennenaantal 20
Klembordenaantal 4
Registratielijstenaantal 10
Stembiljettenaantal 150
Stemdozenaantal 2
Programmaboekjesaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Enveloppenaantal 30

Kantoor

Printer
Printerpapieraantal 2
Permanentmarkersaantal 12
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4
Nietmachinesaantal 2
Nietjesaantal 4
Lijmstiftenaantal 6
Clipboardsaantal 6
Tijdklokkenaantal 3

Veiligheid

Kabelmattenaantal 8
Waarschuwingsbordenaantal 6
Zaklampenaantal 4
Basisgereedschapaantal 2
Reservezekeringenaantal 10

Tips

Plan per bezoeker één programmaboekje en één badge; druk daarnaast ongeveer 10 procent extra voor last-minute aanmeldingen en beschadigde exemplaren.
Neem voor elk technisch aansluitpunt minstens één passende HDMI-kabel en adapter mee, plus twee reservekabels. Leg de reserve-laptop, USB-sticks en externe harde schijf vóór de technische proef klaar.
Reken bij een festival van vier uur op twee tot drie drankjes per persoon in het eerste uur en daarna ongeveer één drankje per uur. Koel de eerste voorraad uiterlijk twee uur voor ontvangst van bezoekers.
Zet registratie, catering en jury op aparte tafels. Houd bij de registratie minimaal één stoel per vrijwilliger en leg badges, programmaboekjes en een penvoorraad klaar vóór de deuren openen.
Voorzie alle kabels van gaffer tape of kabelgoten en neem reservebatterijen mee voor verlichting en microfoons. Test projectie, geluid en presentatiemicrofoons tijdens één volledige technische proef, niet alleen afzonderlijk.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een kortfilmfestival?: Reken op techniek voor projectie en geluid, reserveopslag voor films, meubels voor registratie en catering, servies, verlichting en materiaal voor badges en bewegwijzering. Maak per bezoeker één programmaboekje en één badge, met 10 procent extra.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een kortfilmfestival?: Voor het eerste uur kun je rekenen op twee tot drie drankjes per persoon. Voor elk volgend uur is één drankje per persoon een bruikbare richtlijn; verzamel dieetwensen en bestel catering uiterlijk één week vooraf.
Welke reserve-apparatuur heb ik nodig voor filmprojectie?: Gebruik naast de hoofdlaptop een reserve-laptop, minimaal twee USB-sticks en één externe harde schijf met kopieën van alle filmbestanden. Neem ook twee extra HDMI-kabels en de benodigde adapters mee en controleer alles tijdens de technische proef.
Hoeveel programmaboekjes en badges moet ik bestellen?: Bestel voor elke verwachte bezoeker één programmaboekje en één badge, plus 10 procent reserve. Leg ze minimaal 30 minuten vóór opening gesorteerd op de registratietafel, zodat de ontvangst niet ophoudt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.