Korenfestival organiseren: complete checklist

Een korenfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen koren vastleggen en een podium klaarzetten. Je regelt tegelijk het programma, aanmeldingen, vergunningen, techniek, vrijwilligers, catering en de ontvangst van deelnemers. Begin met datum en locatie, werk daarna naar een sluitend draaiboek en een duidelijke taakverdeling toe. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet, wat je uiterlijk in de laatste week afrondt en welke praktische zaken op de dag zelf vaak worden vergeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Korenprogramma samenstellen
2 personen
Koren uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen vastleggen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Podiumindeling uitwerken
2 personen
Technische wensen ophalen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Briefing voor vrijwilligers maken
Bewegwijzering ontwerpen
Programmaboekje opmaken
Programmaboekjes printen
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Locatie openen
2 personen
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen neerzetten
4 personen
Geluid aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Kleedkamers gereedmaken
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Koren ontvangen
3 personen
Koren aanmelden
2 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Optredens begeleiden
3 personen
Microfoons wisselen
2 personen
Programmawijzigingen omroepen
Koren naar podium begeleiden
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Dieetvrije hapjes markeren
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Toezicht bij entree houden
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Pauzemuziek verzorgen
Dankwoord uitspreken
Vertrek van bezoekers begeleiden
3 personen
Koren uitchecken
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Buffet afbreken
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval naar verzamelpunt brengen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Podium en stoelen afbouwen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Sleutels en locatie opleveren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrappenaantal 2
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 180
Kleedkamerrekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 80
Informatiebalie
Barkrukkenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Microfoonhoezenaantal 6
Muzieklaptop
DI-boxaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Batterijen AAaantal 24
Batterijen AAAaantal 12

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Lichtstatievenaantal 4
Kabelmattenaantal 10

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 60
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 16
Schenkkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Flessenopenersaantal 4
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Programmabordenaantal 4
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Pijlbordenaantal 12
Statafelhoezenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Toiletborstelsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Afvalbakkenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg technische wensen per koor uiterlijk enkele weken vooraf vast. Vraag naar microfoons, aansluitingen, podiumbezetting en de benodigde soundchecktijd; zo kun je het mengpaneel, de DI-box en kabels passend voorbereiden.
Plan naast optredens ook tijd voor aankomst, omkleden en wisselen. Met kleedkamerrekken, kledinghangers en naambadges voorkom je dat koren bij binnenkomst zelf moeten uitzoeken waar ze heen kunnen.
Maak het draaiboek bruikbaar voor mensen die niet alles hebben meegemaakt. Zet per onderdeel een tijdstip, verantwoordelijke en locatie, druk het af en geef vrijwilligers tijdens de briefing een eigen exemplaar.
Doe de veiligheidsronde vóór bezoekers binnenkomen. Controleer podiumtrappen, kabelmatten, verlengkabels, stekkerdozen, lichtstatieven en vluchtroutes; losse kabels en slecht zichtbare randen veroorzaken snel problemen.
Koel dranken pas nadat je de aantallen hebt gecontroleerd. Tel koren, vrijwilligers en bezoekers apart, zet herbruikbare drinkglazen klaar en houd koffie- en theeservies beschikbaar voor pauzemomenten; dieetwensen verwerk je vóór de boodschappen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een korenfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, locatie en het uitnodigen van koren. Vergunningen, verzekering en technische wensen controleer je daarna uiterlijk 8 weken voor het festival.
Wanneer moet ik koren uitnodigen voor een festival?: Stuur de eerste uitnodigingen ongeveer 6 maanden vooraf en geef een aanmeldtermijn van 3 tot 4 weken. Verwerk daarna de aanmeldingen voordat je het definitieve programma en de podiumindeling maakt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een korenfestival?: Plan minimaal 1 coördinator en daarnaast per gelijktijdige taak een vrijwilliger voor ontvangst, techniek, podiumbegeleiding en catering. Voor een festival met meerdere koren is een briefing 1 tot 2 uur voor opening praktisch.
Wanneer regel ik de techniek voor een korenfestival?: Vraag technische wensen uiterlijk 4 weken vooraf op en maak de podiumindeling daarna definitief. Test luidsprekers, draadloze microfoons, batterijen, laptop en verlichting tijdens de opbouw en plan per koor een korte soundcheck.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.