Organiser un festival de chœurs : la checklist complète

Un festival de chœurs demande une coordination précise entre les groupes, le lieu, la scène et l’accueil du public. Commence par confirmer la date et le lieu, puis construis le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les besoins alimentaires, les réservations et les exigences techniques doivent être centralisés assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Cette checklist suit le déroulé du projet, jusqu’à l’ouverture des portes, au briefing des bénévoles et à l’installation de la scène.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Composer le programme des chorales
2 personnes
Inviter les chorales
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Enregistrer les réservations
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Imprimer le déroulé
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer le briefing des bénévoles
Concevoir la signalétique
Mettre en page le programme
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Brancher le son
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Préparer les vestiaires
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les chorales
3 personnes
Inscrire les chorales
2 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Accompagner les spectacles
3 personnes
Changer les microphones
2 personnes
Annoncer les changements de programme
Accompagner les chorales jusqu’à la scène
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Marquer les en-cas sans régime
Répondre aux questions du public
2 personnes
Assurer la surveillance à l'entrée
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Assurer la musique de pause
Prononcer le discours de remerciement
Accompagner le départ des visiteurs
3 personnes
Faire le point avec les chorales
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Démonter la scène et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Remettre les clés et le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Tablesqté 10
Chaisesqté 180
Portants de logeqté 4
Cintresqté 80
Bureau d’information
Tabourets de barqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 6
Pieds de microqté 6
Housses de microqté 6
Ordinateur portable de musique
Boîtier DIqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Piles AAqté 24
Piles AAAqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Pieds d’éclairageqté 4
Passe-câblesqté 10

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 60
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 16
Carafesqté 8
Thermosqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Pains de glaceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux du programmeqté 4
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Panneaux indicateursqté 12
Housses de tables hautesqté 4

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Brosses de toilettesqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Poubellesqté 10

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu avant d’inviter les chorales. Vérifie dès cette étape les autorisations nécessaires, l’assurance et les horaires d’accès au bâtiment.
Demande les besoins techniques et alimentaires dans le formulaire d’inscription. Fixe une date limite au moins 3 semaines avant le festival pour pouvoir ajuster le programme, les repas et le matériel.
Prépare un plan de scène qui indique les éléments de podium, les escaliers, les micros, les enceintes et les passages de câbles. Teste la configuration sur place avant l’arrivée des chorales.
Ne laisse pas l’accueil au dernier moment : prépare les badges, le bureau d’information, la signalétique et les livrets du programme au moins 2 jours avant l’événement.
Prévois un briefing bénévole de 20 à 30 minutes avant l’ouverture. Répartis clairement l’accueil, les loges, la scène, les boissons et la sécurité, puis fais une ronde du lieu avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un festival de chœurs ?: Commence l’organisation au moins 3 mois avant la date prévue. Ouvre les inscriptions après avoir confirmé le lieu et le programme, puis bloque les besoins techniques et alimentaires environ 3 semaines avant le festival.
Quand inviter les chorales pour un festival ?: Envoie les invitations dès que la date, le lieu et le format sont confirmés, idéalement 8 à 12 semaines à l’avance. Donne une date limite d’inscription située au moins 3 semaines avant l’événement.
Que prévoir pour la technique d’un festival de chœurs ?: Prévois les enceintes, la table de mixage, les microphones sans fil, les pieds de micro, le boîtier DI, les rallonges, les multiprises et le ruban gaffer. Fais un test complet de la sonorisation le jour même, au moins 2 heures avant l’ouverture.
Comment organiser les bénévoles le jour du festival ?: Répartis les bénévoles par fonction : accueil, information, loges, scène, boissons et sécurité. Organise un briefing de 20 à 30 minutes avant l’ouverture et donne à chaque personne un horaire ainsi qu’un responsable identifié.

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