Chorfestival organisieren: Die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Hole technische Wünsche der Chöre spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Festival ein. So kannst du Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Mikrofonständer und DI-Box in den Bühnenplan einarbeiten.
• Teile die Freiwilligen nicht erst am Veranstaltungstag ein. Erstelle mindestens 7 Tage vorher ein Briefing mit Aufgaben, Treffpunkt, Einlasszeit und einer Vertretung pro Bereich.
• Plane die Bühnenaufteilung nach Chören und Umbauzeiten, nicht nur nach Sitzplätzen. Prüfe dabei Bühnenelemente, Bühnentreppen, Kabelmatten und freie Wege für Sicherheit und schnelle Wechsel.
• Drucke Programmhefte und Namensschilder erst, wenn Anmeldungen und Programm feststehen, idealerweise 5 bis 7 Tage vor dem Festival. Halte einige leere Namensschilder für kurzfristige Änderungen zurück.
• Kühle Getränke früh genug und bereite Snacks so vor, dass Helfer und Chormitglieder während der Umbauten zugreifen können. Wiederverwendbare Trinkgläser, Tassen, Teller und Besteck sollten vor dem Öffnen der Location vollständig bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Chorfestival organisieren?

Beginne mindestens 3 bis 6 Monate vorher mit Datum, Ort, Programm und Einladungen. Genehmigungen, Versicherung und technische Anforderungen solltest du spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin prüfen.

Wann sollte man Chöre zu einem Festival einladen?

Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Monate vorher und setze eine Anmeldefrist etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Festival. So bleibt Zeit, Absagen, Ernährungswünsche und Reservierungen einzuarbeiten.

Was muss bei der Technik eines Chorfestivals vorbereitet werden?

Kläre 3 bis 4 Wochen vorher Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer, Musiklaptop, DI-Box und Stromanschlüsse. Am Veranstaltungstag folgt vor dem Einlass eine vollständige Ton- und Sicherheitsprüfung.

Wann müssen Programmhefte und Namensschilder fertig sein?

Plane den Druck 5 bis 7 Tage vor dem Chorfestival ein, nachdem Programm und Anmeldungen geprüft wurden. Lege zusätzlich etwa 5 Prozent Reserveexemplare und einige leere Namensschilder bereit.

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