Koorworkshop organiseren: een praktische checklist
Een koorworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een workshopleider en een ruimte. Je regelt vooraf het programma, repertoire, aanmeldingen, muziekpartijen en dieetwensen. Op de dag zelf moeten ontvangst, halve cirkel, keyboard, audioapparatuur, koffiepunt en lunchbuffet op elkaar aansluiten. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en welke zaken vaak pas op het laatste moment worden ontdekt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Workshopleider bevestigen
Muziekrepertoire selecteren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Muziekpartijen digitaliseren
2 personen
Muziekpartijen afdrukken
2 personen
Naamstickers voorbereiden
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur ophalen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Ruimtes controleren
2 personen
Stoelen in halve cirkel zetten
3 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Keyboard en standaards opstellen
2 personen
Audioapparatuur aansluiten
2 personen
Muziekpartijen klaarleggen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
2 personen
Event
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Naamstickers uitdelen
Koffie en thee serveren
2 personen
Welkom en programma toelichten
Stemopwarming begeleiden
2 personen
Eerste koorsessie begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
Koffiepauze serveren
2 personen
Servies verzamelen
Tweede koorsessie begeleiden
3 personen
Lunchbuffet serveren
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Middagservies afruimen
2 personen
Derde koorsessie begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
Pauzesnacks serveren
2 personen
Slotrepetitie begeleiden
3 personen
Gezamenlijk optreden uitvoeren
3 personen
Afscheid en informatie uitdelen
2 personen
Nazorg
Muziekpartijen innemen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Locatiesleutels retourneren
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 50
- Tafelsaantal 6
- Ontvangsttafel
- Krukkenaantal 4
Apparatuur
- Keyboard
- Keyboardstandaard
- Microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- Luidspreker
- Audiomixer
- Audiokabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 4
- Muziekstandaardsaantal 25
- Metronoom
- Laptop
- HDMI-kabel
- Opladersaantal 3
Papierwaren
- Muziekpartijenaantal 50
- Programmafoldersaantal 50
- Naamstickersaantal 50
- Pennenaantal 50
- Notitieblokkenaantal 50
- Flip-overblok
- Whiteboardmarkersaantal 6
- Plakbandaantal 2
- Schaaraantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 50
- Drinkglazenaantal 50
- Bordenaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Serveerlepelsaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 2
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 2
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerschalen met dekselaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 8
- Afwasborstelsaantal 2
- Handzeepdispensersaantal 3
Verlichting
- Staande lampenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, programma, locatie en workshopleider eerst vast. Open daarna het aanmeldformulier, zodat je uitnodigingen verstuurt met correcte tijden, adresgegevens en informatie over het repertoire.
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en geef de cateraar het definitieve aantal deelnemers uiterlijk enkele dagen voor de workshop door. Zo voorkom je dat lunch of servies niet aansluit op de groep.
- Digitaliseer de muziekpartijen zodra het repertoire vaststaat en druk ze pas af nadat de laatste versie is gecontroleerd. Leg per deelnemer een muziekset, programmafolder, naamsticker, pen en notitieblok klaar.
- Test keyboard, microfoons, mixer, luidspreker, kabels en stekkerdozen vóór de ontvangst. Controleer ook of de laptop, HDMI-kabel en opladers werken als je iets wilt tonen of afspelen.
- Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst ruimtes en stoelen in halve cirkel, daarna ontvangsttafel, keyboard en standaards, vervolgens audio, muziekpartijen, koffiepunt en lunchbuffet. Houd de locatiesleutels en apparatuur niet tot het laatste moment achter de hand.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een koorworkshop organiseren?
- Leg de datum, locatie en workshopleider bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra programma en repertoire duidelijk zijn, zodat je tijd hebt voor aanmeldingen, muziekpartijen en catering.
- Wanneer moet ik het aantal deelnemers voor de catering doorgeven?
- Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en bevestig het definitieve aantal uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vóór de workshop. Bestel daarna pas de juiste hoeveelheid lunch, koffie, servies en glazen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een koorworkshop op te bouwen?
- Reserveer minimaal 90 minuten voor de opbouw. Reken extra tijd als je microfoons, mixer, luidspreker, keyboard, laptop en HDMI-aansluiting moet testen of als je apparatuur op een andere locatie ophaalt.
- Wat moet ik klaarleggen voor de ontvangst van een koorworkshop?
- Zet minstens 30 minuten vóór de start de ontvangsttafel klaar met naamstickers, programmafolders, pennen en de deelnemersinformatie. Leg de muziekpartijen per deelnemer gereed en wijs één persoon aan voor de ontvangstbalie.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!