Organiser un atelier choral sans rien oublier
Un atelier choral demande plus qu’une salle et quelques partitions. Il faut coordonner l’animateur, les inscriptions, le répertoire, l’accueil, le matériel audio et les repas dans le bon ordre. Cette checklist vous aide à répartir les 54 tâches et à vérifier les 47 fournitures prévues, des premières réservations jusqu’à l’installation des chaises en demi-cercle. Vous saurez aussi quoi préparer à l’avance pour éviter les retards le jour de l’atelier.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Confirmer l’animateur de l’atelier
Sélectionner le répertoire musical
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Numériser les partitions
2 personnes
Imprimer les partitions
2 personnes
Préparer les étiquettes nominatives
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Récupérer l'équipement
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Vérifier les espaces
2 personnes
Disposer les chaises en demi-cercle
3 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Installer le clavier et les supports
2 personnes
Brancher le matériel audio
2 personnes
Préparer les partitions musicales
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
2 personnes
Événement
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Distribuer les étiquettes nominatives
Servir le café et le thé
2 personnes
Accueil et présentation du programme
Accompagner l’échauffement vocal
2 personnes
Animer la première session de chant choral
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir la pause-café
2 personnes
Rassembler la vaisselle
Animer la deuxième session de chant choral
3 personnes
Servir le buffet du déjeuner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Débarrasser la vaisselle du déjeuner
2 personnes
Animer la troisième séance de chorale
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir les snacks de pause
2 personnes
Encadrer la répétition finale
3 personnes
Assurer la prestation commune
3 personnes
Faire les adieux et distribuer les informations
2 personnes
Suivi
Récupérer les partitions
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Restituer les clés du lieu
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 50
- Tablesqté 6
- Table d’accueil
- Tabouretsqté 4
Équipement
- Clavier
- Support de clavier
- Microphonesqté 3
- Pieds de microqté 3
- Haut-parleur
- Mixeur audio
- Câbles audioqté 6
- Multiprisesqté 4
- Rallongesqté 4
- Pieds de microqté 25
- Métronome
- Ordinateur portable
- Câble HDMI
- Chargeursqté 3
Papeterie
- Partitionsqté 50
- Brochures du programmeqté 50
- Étiquettes nominativesqté 50
- Stylosqté 50
- Blocs-notesqté 50
- Bloc de paperboard
- Marqueurs pour tableau blancqté 6
- Ruban adhésifqté 2
- Ciseauxqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 50
- Verres à boireqté 50
- Assiettesqté 50
- Couvertsqté 50
- Cuillères de serviceqté 6
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 2
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 2
- Plateaux de serviceqté 8
- Plats de service avec couvercleqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 8
- Brosses à vaisselleqté 2
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Éclairage
- Lampadairesqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date, le programme et l’animateur avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez au moins 6 semaines pour laisser le temps de réserver le lieu et de diffuser les invitations.
- Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’atelier. Utilisez les réponses pour confirmer les besoins alimentaires, ajuster le catering et préparer les étiquettes nominatives.
- Préparez les partitions en deux temps : numérisez-les dès que le répertoire est choisi, puis imprimez et triez un exemplaire par participant au plus tard 3 jours avant.
- Testez le clavier, les microphones, le mixeur, le haut-parleur, les câbles et les rallonges la veille. Gardez aussi les chargeurs, l’ordinateur portable et le câble HDMI au même endroit.
- Le jour J, arrivez 90 minutes avant le début : récupérez les clés, vérifiez les espaces, installez l’accueil, les chaises, le café, le buffet et le matériel audio avant l’arrivée des chanteurs.
Questions fréquentes
- Quand ouvrir les inscriptions pour un atelier choral ?
- Ouvrez le formulaire 4 à 6 semaines avant l’atelier, une fois la date, le lieu, l’animateur et le programme confirmés. Fixez une date limite 7 à 10 jours avant l’événement.
- Combien de partitions imprimer pour un atelier choral ?
- Prévoyez un exemplaire complet par participant inscrit, plus 5 à 10 % de copies supplémentaires pour les oublis ou les inscriptions tardives. Triez les partitions par ordre du programme au moins 3 jours à l’avance.
- Combien de temps faut-il pour installer un atelier choral ?
- Comptez 90 minutes pour une installation complète avec accueil, chaises en demi-cercle, clavier, supports, audio, café et buffet. Ajoutez 30 minutes si le matériel doit être récupéré sur place ou si la salle est encore occupée.
- Quand commander le catering pour un atelier choral ?
- Passez la commande 7 à 10 jours avant l’atelier, après avoir recueilli les besoins alimentaires. Confirmez le nombre final de repas 48 heures avant si le prestataire le permet.
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