Checklist para organizar un taller de coro
Un taller de coro necesita más coordinación que una simple sesión de ensayo. Hay que cerrar la fecha y el repertorio, confirmar al líder del taller y organizar las inscripciones antes de preparar la sala. Esta checklist reúne 54 tareas y 47 materiales para que no se queden atrás las partituras, el equipo de audio, las etiquetas con nombres o el catering. Sigue el orden del plan y reserva tiempo específico para probar el sonido y montar el espacio.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Confirmar al líder del taller
Seleccionar el repertorio musical
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los participantes
Digitalizar partituras
2 personas
Imprimir partituras
2 personas
Preparar etiquetas con nombres
Pedir el catering
Hacer la compra
2 personas
Recoger el equipo
2 personas
Recoger las llaves del recinto
Comprobar los espacios
2 personas
Colocar las sillas en semicírculo
3 personas
Colocar las mesas de recepción
2 personas
Montar teclados y soportes
2 personas
Conectar el equipo de audio
2 personas
Preparar las partituras
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar el buffet de almuerzo
2 personas
Evento
Atender la recepción
2 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Repartir etiquetas con nombre
Servir café y té
2 personas
Dar la bienvenida y explicar el programa
Guiar el calentamiento de voces
2 personas
Acompañar la primera sesión de coro
3 personas
Rellenar las bebidas
Servir la pausa para el café
2 personas
Recoger la vajilla
Dirigir la segunda sesión del coro
3 personas
Servir el bufé de almuerzo
3 personas
Reponer el bufé
2 personas
Retirar la vajilla de la tarde
2 personas
Acompañar la tercera sesión de coro
3 personas
Rellenar las bebidas
Servir snacks del descanso
2 personas
Coordinar el ensayo general
3 personas
Realizar una actuación conjunta
3 personas
Entregar despedida e información
2 personas
Seguimiento
Recoger las partituras
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Devolver el equipo
2 personas
Devolver las llaves del recinto
Gestionar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 50
- Mesascant. 6
- Mesa de recepción
- Taburetescant. 4
Equipo
- Teclado
- Soporte para teclado
- Micrófonoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Altavoz
- Mesa de mezclas
- Cables de audiocant. 6
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Atrilescant. 25
- Metrónomo
- Portátil
- Cable HDMI
- Cargadorescant. 3
Artículos de papel
- Partituras musicalescant. 50
- Folletos del programacant. 50
- Pegatinas con nombrecant. 50
- Bolígrafoscant. 50
- Bloc de notascant. 50
- Portafolios de papel
- Rotuladores para pizarra blancacant. 6
- Cinta adhesivacant. 2
- Tijerascant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 50
- Vasoscant. 50
- Platoscant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Cucharones de servircant. 6
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Bandejas de servircant. 8
- Bandejas de servir con tapacant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 8
- Cepillos para fregarcant. 2
- Dispensadores de jabón de manoscant. 3
Iluminación
- Lámparas de piecant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el repertorio antes de abrir las inscripciones. Así puedes enviar información completa y evitar cambios de última hora para los participantes.
- Abre el formulario de inscripción con suficiente antelación para recoger también las preferencias dietéticas. Usa esos datos al pedir el catering y al preparar el buffet del almuerzo.
- Prepara las partituras en dos pasos: digitalízalas primero y después imprime las copias necesarias. Déjalas organizadas junto a los atriles antes de que empiece la recepción.
- Reserva un bloque de al menos 60 minutos para recoger las llaves, comprobar los espacios, colocar las sillas en semicírculo y montar las mesas de recepción.
- Prueba teclados, micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cables y regletas antes de recibir al grupo. Un cable que falta o un cargador olvidado puede retrasar todo el inicio del taller.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller de coro?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, confirmar al líder, elegir el repertorio y abrir las inscripciones. Deja la última semana para cerrar participantes, dietas, partituras y catering.
- ¿Cuándo hay que imprimir las partituras para un taller de coro?
- Imprímelas entre 3 y 7 días antes, cuando el repertorio ya esté confirmado y las inscripciones estén casi cerradas. Prepara algunas copias adicionales para cubrir cambios o pérdidas.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar la sala?
- Calcula al menos 60 minutos para recoger las llaves, comprobar los espacios, colocar las sillas en semicírculo, montar las mesas y preparar el punto de café. Añade otros 30 minutos si vas a instalar y probar el equipo de audio.
- ¿Cuándo se debe pedir el catering del taller de coro?
- Haz el pedido entre 5 y 7 días antes, después de revisar las inscripciones y las preferencias dietéticas. Confirma el número final de raciones el día anterior si el proveedor lo permite.
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