Koorconcert organiseren: checklist en planning

Een koorconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen repertoire instuderen. Leg eerst het programma, de repetitiedata en de locatie vast; regel daarna auteursrechten, publiciteit en aanmeldingen. In de laatste weken verschuift de aandacht naar zitplaatsen, entree, techniek, catering en vrijwilligers. Deze checklist helpt je de 68 taken in een logische volgorde af te werken en controleert ook de 65 benodigde spullen, van muziekstandaards en microfoons tot koffiekannen en waterglazen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Repertoire vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Repetitiedata vastleggen
2 personen
Auteursrechten controleren
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldingen openen
Publiciteit verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Programma samenstellen
2 personen
Programma laten drukken
Vrijwilligers indelen
Zitplaatsenplan maken
2 personen
Entreeprijzen vastleggen
2 personen
Betaalmiddelen klaarzetten
Techniek afstemmen
2 personen
Optreden aankondigen
Muziekpartijen verzamelen
2 personen
Koorrepetitie uitvoeren
40 personen
Koorrepetitie uitvoeren
40 personen
Boodschappen doen
2 personen
Programma's sorteren
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
2 personen
Podiumruimte inrichten
3 personen
Muziekstandaards plaatsen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Koor ontvangen
2 personen
Kleedruimte inrichten
2 personen
Koor inzingen
40 personen
Entreebalie bemannen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Bezoekers plaatsen
3 personen
Concert aankondigen
Koorconcert uitvoeren
40 personen
Pauzedrankjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afscheidswoord houden
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Koorleden begeleiden
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal opruimen
5 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inpakken
3 personen
Apparatuur demonteren
2 personen
Voorraad controleren
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Foto's en documenten archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 8
Kleedkamerrekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 80
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Audiokabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 6
Muziekstandaardsaantal 40
Muzieklessenaarslampenaantal 10
Pianokruk

Verlichting

Podiumlampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijenaantal 24

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Theelepelsaantal 120
Serveerbladenaantal 8
Koffiekannenaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJslepelsaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Podiumdoekenaantal 2
Bloemstukkenaantal 6
Menukaarthoudersaantal 8
Kabelafdekkersaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Deurstickersaantal 8
Presentatiemapaantal 2
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4
Tie-wrapsaantal 100
Touwaantal 2
Nooduitgangbordjesaantal 4

Catering

Boodschappen
Kassa
Geldkist
Betaalterminal
Naamstickersaantal 120
Klembordenaantal 4
Balpennenaantal 12

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Stofblikkenaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Papierwerk

Programma'saantal 140
Entreeticketsaantal 120
Zaalplattegrondenaantal 10
Donatieformulierenaantal 120
Menukaartenaantal 8

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Veiligheidsvestenaantal 6
Kabelmattenaantal 8
EHBO-verbanddoos

Tips

Plan de techniek uiterlijk twee weken voor het concert met de locatie. Test microfoons, mengpaneel, luidsprekers, audiokabels, stekkerdozen en verlengsnoeren samen in de zaal.
Maak het zitplaatsenplan zodra de aanmeldingen beginnen binnen te komen. Houd rekening met ruimte voor muziekstandaards, pianokruk, kleedkamerrekken en een duidelijke looproute naar de entree.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal aan de cateraar uiterlijk één week vooraf door. Controleer ook koffie- en theeservies, waterkannen, thermoskannen, serveerbladen en serveertangen.
Zorg dat programma’s minstens enkele dagen voor het concert gedrukt en gesorteerd zijn. Leg daarnaast entreeprijzen, betaalmiddelen en de taakverdeling van vrijwilligers schriftelijk vast.
Doe de laatste materialencontrole op de dag zelf, minimaal twee uur voor aanvang. Test podiumlampen en sfeerverlichting, plaats batterijen waar nodig en zet stoelen, tafels, krukken en verlichting klaar voordat het koor arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een koorconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. Reserveer de locatie en leg repertoire en repetitiedata in de eerste twee weken vast; publiciteit en aanmeldingen kunnen daarna starten.
Wanneer moet ik de locatie voor een koorconcert reserveren?: Reserveer de locatie zodra de concertdatum en het gewenste programma voorlopig bekend zijn, bij voorkeur 12 weken vooraf. Vraag meteen naar podiumruimte, kleedkamer, stoelen, stroompunten en beschikbare techniek.
Hoeveel tijd voor aanvang moet de techniek klaarstaan?: Plan minimaal twee uur opbouw en controle vóór de deuren openen. Test microfoons, microfoonstatieven, mengpaneel, luidsprekers, kabels en verlichting eerst zonder publiek en laat daarna het koor kort inzingen.
Wanneer moet ik de catering en dieetwensen regelen?: Verzamel dieetwensen tijdens de online aanmelding en geef het definitieve aantal uiterlijk zeven dagen voor het concert door. Controleer één dag vooraf of koffie, thee, water, servies en koelboxen aanwezig zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.