Checklist para organizar un concierto coral sin olvidos
Organizar un concierto coral implica coordinar música, ensayos, público, sala y equipo técnico en un orden concreto. Empieza por cerrar el repertorio y reservar el lugar; después fija los ensayos, abre las inscripciones y prepara la comunicación. En las últimas semanas tendrás que confirmar derechos de autor, catering, programa, entradas y voluntarios. Esta checklist reúne 68 tareas y 65 materiales para que el coro, la parte técnica y la atención al público estén listos a tiempo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar el repertorio
2 personas
Reservar el lugar
Fijar las fechas de los ensayos
2 personas
Comprobar los derechos de autor
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones online
Difundir publicidad
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Elaborar el programa
2 personas
Imprimir el programa
Asignar voluntarios
Hacer el plano de asientos
2 personas
Fijar los precios de entrada
2 personas
Preparar medios de pago
Coordinar la técnica
2 personas
Anunciar la actuación
Recopilar las partituras
2 personas
Llevar a cabo el ensayo del coro
40 personas
Llevar a cabo el ensayo del coro
40 personas
Hacer la compra
2 personas
Clasificar los programas
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
2 personas
Montar el espacio del escenario
3 personas
Colocar atriles
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar los programas
2 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Recibir al coro
2 personas
Preparar el vestuario
2 personas
Calentar al coro
40 personas
Atender la entrada
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir programas
2 personas
Ubicar a los visitantes
3 personas
Anunciar el concierto
Realizar un concierto coral
40 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Dar un discurso de despedida
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Acompañar a los miembros del coro
2 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Seguimiento
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Recoger la sala
5 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Empaquetar materiales
3 personas
Desmontar el equipo
2 personas
Comprobar el inventario
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Archivar fotos y documentos
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 120
- Mesascant. 8
- Percheros para camerinoscant. 4
- Perchascant. 80
- Taburetescant. 6
Equipo
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Cables de audiocant. 8
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Atrilescant. 40
- Lámparas para atriles de músicacant. 10
- Taburete de piano
Iluminación
- Luces del escenariocant. 4
- Iluminación ambientalcant. 4
- Bateríascant. 24
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasos para aguacant. 120
- Cucharillascant. 120
- Bandejas de serviciocant. 8
- Jarras de cafécant. 4
Cocina
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Cucharillas para heladocant. 2
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Pinzas de servircant. 6
Decoración
- Mantelescant. 8
- Telones de escenariocant. 2
- Arreglos floralescant. 6
- Portamenúscant. 8
- Cubrecablescant. 6
- Carteles direccionalescant. 12
- Adhesivos para puertascant. 8
- Carpeta de presentacióncant. 2
- Cinta adhesivacant. 6
- Tijerascant. 4
- Bridascant. 100
- Cuerdacant. 2
- Señales de salida de emergenciacant. 4
Catering
- Compras
- Caja registradora
- Caja registradora
- Terminal de pago
- Pegatinas con nombrecant. 120
- Portapapelescant. 4
- Bolígrafoscant. 12
Limpieza
- Escobascant. 2
- Recogedores de polvocant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Papeleracant. 8
Papeleo
- Programascant. 140
- Entradascant. 120
- Planos de salacant. 10
- Formularios de donacióncant. 120
- Cartas del menúcant. 8
Seguridad
- Linternascant. 4
- Chalecos reflectantescant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 8
- Botiquín de primeros auxilios
Consejos
- Cierra el repertorio antes de fijar el programa y recopila las partituras con varias semanas de margen. Así el coro ensaya la versión definitiva y puedes detectar a tiempo si falta alguna partitura.
- Reserva la sala antes de anunciar las fechas. Confirma por escrito el horario de acceso, los camerinos, la disposición de sillas y mesas y el tiempo disponible para montar micrófonos, altavoces, atriles y luces.
- No dejes los derechos de autor para el final: compruébalos antes de imprimir invitaciones o programas. Si el repertorio cambia, revisa de nuevo las autorizaciones y actualiza el programa.
- Planifica la atención al público con cifras concretas: prepara el plano de asientos, asigna voluntarios y define cómo se cobrarán las entradas al menos una semana antes. Comprueba también que haya programas clasificados y medios de pago listos.
- Haz una comprobación técnica completa antes del concierto, no solo el mismo día. Prueba micrófonos, mesa de mezclas, cables, regletas, iluminación y baterías, y deja agua, café y vajilla preparados para coro, voluntarios y equipo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto coral?
- Empieza al menos 8 semanas antes. Durante las primeras 2 semanas conviene cerrar repertorio y sala; reserva las últimas 2 semanas para confirmar inscripciones, catering, programa, voluntarios y técnica.
- ¿Cuántos ensayos necesita un concierto coral?
- Programa como mínimo 4 ensayos con el repertorio definitivo y añade un ensayo técnico o general antes de la actuación. Fija todas las fechas antes de abrir las inscripciones para que los participantes puedan comprometerse.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un concierto coral?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del concierto y mantén las inscripciones abiertas durante al menos 14 días. Confirma después las preferencias dietéticas y el número final para reservar el catering.
- ¿Cuándo se prepara el programa del concierto?
- Redacta el programa cuando el repertorio y el orden de actuación estén cerrados, normalmente 2 semanas antes. Imprímelo y clasifícalo durante la última semana, después de comprobar los derechos de autor y cualquier cambio de última hora.
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